檔案數字化進程中的業(yè)務外包問題分析

秦蓉

信息技術的大力發(fā)展，促進了檔案工作模式的多元化。而且一些非常重要的檔案資料必須要通過數字化處理。為此，一些檔案部門選擇了業(yè)務外包，通過外包服務機構來完成檔案數字化工作。然而，檔案數字化過程中非常容易出現問題，對此，筆者對檔案數字化業(yè)務外包中易出現的問題進行了分析，并提出改進的建議。

關鍵詞：檔案；數字化；業(yè)務；外包

1 檔案數字化業(yè)務外包存在的問題

（一）從社會層面來分析

1.檔案數字化外包服務缺乏統(tǒng)一的標準

因為我國檔案數字化外包出現的時間非常短，所以也缺乏統(tǒng)一的標準。此外，國家也沒有制定相關的法律制度，比如成立檔案數字化相關機構必須符合怎樣的標準，硬件軟件的指標、服務質量標準等，都沒有得到統(tǒng)一。也因此，檔案數字化業(yè)務外包非常容易產生問題。

2.檔案數字化外包服務機構的管理不合理

目前在我國的檔案數字化外包服務行業(yè)內，沒有一個相關部門對其進行協(xié)調和管理。而且市場上的檔案數字化服務企業(yè)非常多，非常分散，不能進行資源整合。所以，行業(yè)內缺乏操作的標準，這使得檔案數字化服務管理無法形成一致化。

（二）從檔案部門來分析

1.工作人員的素質和能力有待提升

實行了檔案數字化業(yè)務外包后，檔案部門自身的工作人員容易松懈，不再提升自己的能力。而且部門在招聘人才的時候，也沒有注重對數字化人才的引進。此外，根據檔案從業(yè)人員的基本情況來進行分析，因為缺乏數字化過程的實踐，因此工作人員無法深入進行學習。所以，這不利于檔案部門的建設和發(fā)展。

2.難以界定檔案數字化業(yè)務外包范圍

盡管未來檔案管理的發(fā)展趨勢是數字化，然而因為經濟因素、客觀因素，數字化的時候必須要劃定先后順序，并且考慮檔案的重要程度、加密程度等。如今，我國還沒有針對檔案數字化業(yè)務范圍進行劃分，更沒有制定劃分標準，所以業(yè)務外包也存在隨意性的特點。

3.檔案數字化業(yè)務外包存在安全問題

第一，實體檔案容易損壞。在進行數字化的時候，必須將實體檔案移交給外包機構。若是沒有及時辦理交接手續(xù)，或者沒有進行認真核對，那么就容易產生檔案混亂、交接不明的問題，甚至會弄丟檔案。此外，檔案在進行計算機掃描的時候，必須進行拆分和裝訂，外包機構的人員在這個過程中，極其容易對拆分的檔案產生損壞，尤其是一些歷史資料。

第二，檔案信息容易泄漏。在業(yè)務外包的時候，很難完全保護檔案資料的安全。這是因為外包機構的工作人員可能泄漏檔案，在進行鑒定和整理、掃描的時候，任何一個環(huán)節(jié)的不認真，都可能導致泄漏。而且在網絡時代，電子檔案通過復制粘貼便會被泄漏。外包服務結束后，工作人員不及時清理，也會使得信息外泄。

4.信息技術不對稱

進行檔案數字化處理，需要非常專業(yè)的技術。而且數字化質量一般由外包機構來進行控制，如果工作人員技術能力不夠，數字化的檔案又很多，那么就容易出現質量問題。而且很多外包機構僅僅只是對最終的質量進行抽查，并沒有進行詳細的質量檢查。因此，信息技術不對稱會給檔案數字化的質量帶來一些影響。

（三）從數字化外包服務機構來分析

1.外包服務機構規(guī)模太小

因為檔案數字化業(yè)務外包在我國出現的時間并不長，因此很多外包服務機構的規(guī)模也不大，和國外相比，還有很長的距離。同時，外包機構的服務也不完善，沒有建立檔案數據庫系統(tǒng)，沒有對檔案管理軟件進行開發(fā)等。因此外包機構的服務存在局限性，不能滿足一些企業(yè)的要求。舉個例子，提供檔案數字化業(yè)務的企業(yè)不能夠提供數據庫系統(tǒng)建設服務，因此在數字化過程中，非常容易造成檔案和數據庫不兼容的現象。最后，很多檔案外包機構都沒有制定科學合理的內部管理對策，管理不到位。

2.外包機構的工作人員能力不夠

很多檔案業(yè)務外包企業(yè)的工作人員素質都不夠高，而且崗位流動性大。完成檔案數字化工作，對工作人員的技術、能力要求很高。很多外包企業(yè)為了節(jié)約成本，招聘一些對待遇要求不高、素質一般的工作人員，而且沒有對工作人員進行培訓。因此工作人員在將檔案進行數字化處理時，容易產生問題。

2 應對檔案數字化進程中的業(yè)務外包建議

（一）宏觀方面

1.國家需要建立相關的法律體系

構建一系列政策和制度，能使得檔案數字化外包業(yè)務更加的規(guī)范。制度當中必須包括外包機構的服務標準、軟硬件標準、質量標準等。不僅如此，也要有外包業(yè)務完成后產生的維護制度。這樣才能使得外包業(yè)務的質量得到統(tǒng)一化、規(guī)劃化。

2.要構建關于檔案數字化外包業(yè)務服務協(xié)會。建立相關協(xié)會的目的，是為了對各地分散的資源進行整合，從而合理進行統(tǒng)籌，使得檔案外包業(yè)務擁有一定的操作標準，提高服務的質量。

（二）微觀方面

1.加強對工作人員的培訓

首先，檔案部門要對工作人員進行一定的培訓，使得工作人員積極學習信息技術，提高專業(yè)技能。其次，在業(yè)務外包之前，外包機構必須組織員工學習《檔案法》、《檔案整理規(guī)則》、《電子檔案技術規(guī)則》等，要求工作人員遵循檔案電子化技術標準，了解檔案電子化的流程和順序。這樣才能促使檔案外包業(yè)務的質量得到保證，提高檔案資料的安全性。

2.構建專業(yè)化的管理流程。要保證實體檔案的安全性，外包機構必須要求工作人員認真清理、整理，并且對全程進行監(jiān)控錄像。此外，也要使工作人員對檔案輕拿輕放，避免對實體檔案產生損壞。不僅如此，還要加強對現場的管理，配備防水和防火的設備，安裝門禁系統(tǒng)，禁止非工作人員進入。對于實體檔案的存放，還要配置加鎖的檔案柜，加強實體檔案的保密。最后，要嚴格監(jiān)督工作人員，要求工作人員不能帶U盤等存儲設備進入其中。

3.簽訂保密協(xié)議

按照我國《檔案法》的規(guī)定，企業(yè)必須和檔案外包機構簽訂保密協(xié)議，要求外包機構對檔案進行嚴格的保密。如果檔案資料泄漏，那么外包機構應該進行賠償。此外，外包業(yè)務完成以后，機構要將存儲器、計算機中保留的檔案資料進行銷毀和清理，不能進行私下保留，更不能使得檔案資料泄漏。

（三）中層方面

1.選擇優(yōu)質的外包服務企業(yè)

檔案部門要采取招標的方式，選擇優(yōu)質的外包服務企業(yè)。在招標的時候，也要將檔案的數量、類別、技術條件進行公布，對外包企業(yè)的服務質量、業(yè)務能力、技術、口碑等進行了解，擇優(yōu)選擇。

2.根據外包模式來進行選擇

根據檔案信息的不同類型來選擇模式，比如獨立模式，間接管理模式。如果是非常重要，不能公開的檔案，那么就要選擇合作模式，如果是可以公開的文件檔案，則選擇間接管理模式。另外還有到館加工模式、外送加工模式，前者的使用更多，也更加有利于檔案信息的安全性。

3 總結與體會

檔案數字化進程是一項非常繁瑣的工作，目前很多企業(yè)選擇了業(yè)務外包的模式，這種模式能夠促進資源優(yōu)化配置，提高工作效率，但是卻很容易產生問題。因此必須在實踐中不斷總結經驗教訓，改進不足之處，這樣才能促使檔案電子化業(yè)務外包更加的規(guī)范。

參考文獻

[1]劉敏.廣播電視基層臺站檔案數字化外包的實踐與思考[J].辦公室業(yè)務，2017，（12）：120-121.[2017-08-25].

[2]黎明.企業(yè)檔案數字化外包管理模式研究[J].中國檔案，2017，（05）：40-42.[2017-08-25].

[3]馬雁云.檔案數字化外包安全隱患與對策[J].檔案與建設，2016，（07）：85-86.[2017-08-25].

[4]趙清秀，岳曉.高校檔案數字化外包服務的困惑及對策[J].山西檔案，2016，（03）：125-127.[2017-08-25].

[5]夏美玲.檔案數字化業(yè)務外包工作研究[J].辦公室業(yè)務，2016，（06）：70-71.[2017-08-25].

[6]黃麗華，宋華.檔案數字化外包安全管理研究[J].中國檔案，2015，（06）：60-61.[2017-08-25].endprint