談怎樣做好企業(yè)檔案管理

摘 要：檔案是記載歷史最好的憑證，包含著個人材料、工程項目建設(shè)備案資料、文物收藏記錄等內(nèi)容依據(jù)。檔案管理是企業(yè)管理工作的一部分，完善檔案管理就必須提高意識、健全檔案管理制度、提高檔案管理人員素質(zhì)及水平。企業(yè)檔案對研究企業(yè)的發(fā)展和參考提供了第一手資料，因此做好檔案管理工作對發(fā)展現(xiàn)代企業(yè)制度具有重要意義。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；規(guī)范

1 檔案的重要性

（一）檔案是重要歷史資料的重要記錄憑證。檔案是企業(yè)員工的第一手資料，它直接地、客觀地保留了檔案備查的完整性，這些資料就是具有完整性、法律性及真實性。比如收發(fā)文件、員工合同、人事檔案、錄像影像、復印憑證等等，起到了一個材料參考的重要性。

（二）檔案是為企業(yè)發(fā)展提供服務(wù)。企業(yè)檔案事業(yè)步入現(xiàn)代化信息時代，解放思想，改革創(chuàng)新，是未來檔案管理的局勢和對外窗口，通過《中華人民共和國檔案法》頒布實施，要充分認識到人事檔案管理工作的重要性，加強對人事檔案的管理，提高人事檔案工作的管理水平，及時研究解決人事檔案管理工作中遇到的問題，為人事管理工作提供好的保障和服務(wù)。 所以企業(yè)檔案管理規(guī)范化，對企業(yè)事業(yè)全面發(fā)展有著重要的意義。

2 檔案當前現(xiàn)狀

（一）領(lǐng)導不夠重視檔案管理發(fā)展緩慢。目前很多單位領(lǐng)導對于檔案管理的業(yè)務(wù)缺失、管理缺失、意識缺失。忽略了檔案管理的重要性，導致很多文件丟失，檔案缺失不全等現(xiàn)象，甚至有些保密文件被泄密的狀況，所以導致檔案管理長期不被領(lǐng)導重視。很多的檔案長期的處于被動應(yīng)付的狀態(tài)，根本就沒有建立檔案室管理檔案的概念。比如普通的人事檔案都沒有歸檔備案等。

（二）企業(yè)檔案管理人員水平不高致檔案管理欠缺。企業(yè)檔案管理人員的配備是必要的設(shè)崗之一，有些企業(yè)就沒有設(shè)立這個崗位，所有檔案管理也談不上。甚至有些企業(yè)就是辦公室人員來負責檔案管理，就是歸納文件。沒有系統(tǒng)化、規(guī)范化、制度化的管理，所以也談不上檔案管理。有些企業(yè)檔案員更沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓上崗，沒有把檔案管理當成一項專業(yè)性、規(guī)范性、機密性很強的工作。很多檔案管理人員都是兼職，對于大量的需要文件、材料放入檔案袋中，不分類、不歸檔，成了名副其實的文件保管員。檔案管理人員水平也是檔案管理的弱點。因為水平低，政治覺悟不高，沒有培訓，責任心不強，技術(shù)不夠，沒有知識，缺少管理，很容易造成檔案的紕漏缺失不全、資料長時間堆放不作整理歸檔等現(xiàn)象。

（三）檔案室硬件設(shè)備配套不全。有些企業(yè)經(jīng)費的緣故，沒有設(shè)立檔案室、沒有購買相關(guān)保存檔案的硬件設(shè)備等。這些都直接導致檔案管理的缺陷，更容易引起保存的安全性問題，也直接影響檔案的使用、保密等工作。有些企業(yè)還停留在手工檔案管理的水平，有的沒有相應(yīng)的檔案室。長期存在檔案出現(xiàn)霉變、蟲蛀、潮濕現(xiàn)象。所以文件檔案就出現(xiàn)損壞、丟失、不全、涂鴉、被盜、泄密等等很多重要的文件材料無法恢復。

（四）檔案管理制度不健全不完善。第一檔案歸檔機制需要完善。企業(yè)經(jīng)常存在檔案長期的堆放，就是沒有年度歸檔的規(guī)定、機制。造成很多檔案的堆積，形成遺留問題。第二是檔案的移交規(guī)范需要完善。檔案移交沒有規(guī)范的辦法，移交沒有按照檔案管理的規(guī)定，很多檔案人員不嚴格的對檔案進行移交的手續(xù)備案歸檔，設(shè)立目錄，絕密程度，進行保存。造成交接不清，責任不明以致出現(xiàn)檔案材料數(shù)量缺失。第三檔案管理借閱規(guī)定不完善。很多企業(yè)沒有檔案管理的相關(guān)規(guī)定，檔案管理中，出現(xiàn)檔案的借閱不嚴謹，不規(guī)范，不保密。很多檔案沒有根據(jù)《檔案法》和《秘密法》設(shè)立規(guī)定，導致檔案借閱、復印涂改、缺頁現(xiàn)象。這會是檔案的永久性損壞導致不完整。

3 檔案管理措施

（一）領(lǐng)導重視管理加大經(jīng)費投入。要將檔案管理納入企業(yè)發(fā)展工作日常事項，加強領(lǐng)導重視，增強領(lǐng)導管理意識，不斷做好檔案管理工作，使檔案工作和企業(yè)發(fā)展同步進行。增加檔案的投入及建設(shè)經(jīng)費，不斷完善檔案管理符合企業(yè)現(xiàn)代化管理的要求，進一步推進人事檔案工作制度化、規(guī)范化和信息化建設(shè)。

（二）增加設(shè)施配套提高技術(shù)管理。以前是設(shè)備少，水平低，條件差，技術(shù)不足限制了檔案管理的發(fā)展。現(xiàn)代化企業(yè)開始對檔案工作的投入，建設(shè)了相應(yīng)的檔案室，有專人隊伍管理。檔案室?guī)旆康慕⒒緷M足防火、防潮、防蛀、防盜、防光等五防要素。很多有條件的還購買新設(shè)備、信息化儀器可以滿足文件、圖片、聲像、影像、器物等處理保存渠道。通過技術(shù)處理能夠完整檔案保存、共享、查詢。

（三）加強檔案人員隊伍建設(shè)。要加強檔案管理人才隊伍的建設(shè)，通過檔案培訓，學術(shù)交流，技能業(yè)務(wù)等提高隊伍知識和管理技術(shù)，綜合的提升自身素質(zhì)和政治覺悟，能夠出色完成檔案管理的重要任務(wù)。要對檔案的管理知識加以系統(tǒng)培訓，做到檔案材料歸檔及時，裝檔材料甄別、分類無誤，提高檔案保密。踏踏實實地做好本職工作，為檔案事業(yè)建功立業(yè)。

（四）完善管理制度加強保密工作。根據(jù)《檔案法》、《秘密法》、《歸檔文件管理規(guī)定》等檔案相關(guān)規(guī)定制定、完善企業(yè)檔案管理制度。建立、健全檔案管理工作制度，按期整理、收集、歸檔、保存、借閱、保密、更新等管理。第一確保檔案完整性。每一個環(huán)節(jié)都需要確保檔案的完整，收集規(guī)定一定要甄別，有序的做好檔案不出現(xiàn)丟失，紕漏情況。第二確保檔案的安全性。企業(yè)檔案也需要定保密級別，便于管理，嚴格在復印、借閱、查詢等手續(xù)上，及時的做好檔案資料外泄、泄密的情況。第三確保檔案設(shè)備更新滿足五防要素。很多企業(yè)檔案隨便、任意堆積，沒有對檔案進行五防處理容易檔案損壞無法恢復。檔案保存設(shè)備也是管理的重要一環(huán)，定期檢查檔案，妥善保管好檔案，為檔案的利用創(chuàng)造條件，提供方便。第四確保公開檔案的有效查詢、共享、服務(wù)。很對公共信息都要求信息共享、便于群眾查詢的檔案、一律確保信息得到有限的共享資源。提高檔案的利用、工作的便利、管理的效率、切實為企業(yè)服務(wù)。

4 檔案管理未來發(fā)展方向

（一）文檔檔案實現(xiàn)電子化。當前很多企業(yè)都應(yīng)用電子技術(shù)、計算機技術(shù)、電子設(shè)備、掃描儀器等新時代設(shè)備。部分檔案的保存已經(jīng)開始代替?zhèn)鹘y(tǒng)形式，由于電子保存有很多特點和特性主要為：1保存安全性高。利用計算機保存可以長期的保存，不會受到防火、防潮、防霉、刪改、涂鴉等人為和其他自然的破壞。2保存容量大。電子的容量無限大，可以不限制、和受空間的限制。便于查找和保存。

（二）檔案信息實現(xiàn)網(wǎng)格化。通過信息技術(shù)可以實現(xiàn)APP檔案共享，通過權(quán)限的技術(shù)實現(xiàn)檔案共享。方便了企業(yè)的檔案閱查和下載等業(yè)務(wù)功能，還加速了完善檔案網(wǎng)格化管理。樹立了新的管理創(chuàng)新，也是檔案管理的時代進步，切實做到檔案全天候、便捷服務(wù)。

總而言之，加強規(guī)范檔案管理制度、配備先進的檔案管理設(shè)備、提高人事檔案管理人員水平，都會給企業(yè)的發(fā)展提供強有力的保障，也因此成為企業(yè)當前必要投入的重點工作。在新形勢和任務(wù)的要求下，認識、理解檔案管理的重要性及作用，做到與時俱進，加快發(fā)展，才能更好地為企業(yè)、為社會服務(wù)，使檔案成為企業(yè)的一筆財富。

參考文獻

[1]國務(wù)院《中華人民共和國檔案法》1996年7月5日

[2]國務(wù)院《中華人民共和國保守國家秘密法》2014年3月1日

[3]國家檔案局《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2015）2016年6月1日

作者簡介

鐘海武（1978-），男，海南師范大學，本科，助理館員初級。