高校檔案管理工作的優(yōu)化策略探討

董曉+董輝

摘 要：高校檔案是高校發(fā)展歷程的物質(zhì)載體，記載著高校的教學(xué)、科研以及管理等方面的信息，這對于高校今后的發(fā)展具有極為重要的作用。為進(jìn)一步確保高校檔案管理工作的完整性和安全性，積極探討和研究檔案管理工作的優(yōu)化策略意義重大，本文簡單分析了高校檔案管理工作的重要性，并對高校檔案管理工作存在問題以及優(yōu)化策略進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理工作；優(yōu)化策略

檔案是記錄人類生存軌跡的有效憑證，是一種社會性的行為，通過檔案人們可以記錄自己的過去和現(xiàn)在，并且依照檔案規(guī)劃自己的未來生活。高校作為培養(yǎng)人才的重要基地，檔案管理工作必然也是重中之重。高校學(xué)生人數(shù)和教職工人數(shù)的增多、現(xiàn)代社會的大量信息充斥等都給高校檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理模式已然無法適應(yīng)當(dāng)前的高校檔案管理需求，知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代下，為了適應(yīng)社會的發(fā)展需求，建設(shè)高水平大學(xué)，在新的歷史發(fā)展時(shí)期需要對高校檔案管理工作進(jìn)行改革創(chuàng)新。高校需要提升對檔案管理工作的重視程度，增強(qiáng)服務(wù)意識，突出高校檔案利用價(jià)值，并注重高校檔案信息化建設(shè)，提高管理效率，為高校教育事業(yè)的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

1 高校檔案管理工作的重要性

高校檔案資源能夠全面反映出高校建設(shè)與發(fā)展中實(shí)際存在的問題，包含長時(shí)間的歷史發(fā)展過程，是全校師生共同努力的結(jié)果，也是深入研究高校發(fā)展客觀規(guī)律的重要方式。高校檔案管理工作的開展，其根本目的在于為高校發(fā)展服務(wù)。健全高校檔案管理機(jī)制，能夠真正發(fā)揮高校檔案管理的價(jià)值，將高校中的教研工作資料、教學(xué)工作資料以及教師工作資料等融入高校檔案管理工作中，切實(shí)發(fā)揮其應(yīng)用價(jià)值。高校可以隨時(shí)查閱相關(guān)的檔案資料，明確當(dāng)前實(shí)際工作中存在的不足之處，提升檔案管理工作效率，為高校的發(fā)展服務(wù)。同時(shí)，高校檔案中能夠全面彰顯教學(xué)活動中的優(yōu)勢與不足之處，推動現(xiàn)代教育事業(yè)的發(fā)展，對學(xué)生自身的清晰定位也能夠產(chǎn)生重要影響。

2 高校檔案管理工作存在問題

2.1 檔案管理人員設(shè)置不合理

相關(guān)數(shù)據(jù)表明，部分高校檔案管理科班人員較少，專業(yè)化程度不高，全職人員數(shù)量較少，大部分工作人員都是非科班出身的兼職人員，使得高校檔案管理工作專業(yè)度缺乏，管理工作水平低下。同時(shí)，部分管理人員管理手段落后，對信息化管理方式不熟悉，關(guān)于電子檔案管理的知識結(jié)構(gòu)也不完善，無法適應(yīng)現(xiàn)代管理手段。這種人員配備的不合理性，極大地影響了高校檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展，不利于檔案管理工作水平的提升，不利于檔案管理工作的專業(yè)化、科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展。

2.2 檔案管理得不到足夠重視

雖然教育部一直在強(qiáng)調(diào)加強(qiáng)高校檔案管理的重要性，但是高校在實(shí)際落實(shí)過程中并沒有完全達(dá)到教育部的要求。高校自身對檔案管理工作的不重視導(dǎo)致學(xué)校工作人員對學(xué)生檔案管理的不重視，具體表現(xiàn)為：開會的時(shí)候基本不太涉及檔案管理，有時(shí)雖然涉及了但也只是蜻蜓點(diǎn)水，并不列為會議重點(diǎn)。一些管理人員認(rèn)為檔案管理就是一個走流程的過程，對于用于保存檔案的地點(diǎn)也是沒有任何的保密措施，用于保存檔案的工具相對落后，缺少現(xiàn)代先進(jìn)檔案管理設(shè)備的應(yīng)用。

2.3 檔案管理信息化不足

由于很多高校自身的局限性，大多高校的檔案管理相對還是很落后，甚至有的高校只是采用簡單的紙質(zhì)材料進(jìn)行保存，這樣不單對檔案的嚴(yán)密性不足還很容易造成無用信息堆棧，重要信息遺漏，對于檔案的存放問題也造成極大的困擾，這就需科學(xué)和信息化的存儲了，可是即使有的高校有條件購買設(shè)備也沒有相應(yīng)的技術(shù)人員進(jìn)行操作，導(dǎo)致工作效率的低下，也導(dǎo)致檔案信息時(shí)效性嚴(yán)重不足。

3 高校檔案管理工作的優(yōu)化策略

3.1 加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)

高校要加強(qiáng)對管理人員綜合素質(zhì)的檢測和培訓(xùn)，確保整個高校檔案管理隊(duì)伍的整體水平。高校要加強(qiáng)對于管理人員選拔的力度，選拔具有較強(qiáng)能力的人來擔(dān)任管理者的角色和收集者的角色，讓檔案的收集工作的效率和收集質(zhì)量得到提高。同時(shí)，高校應(yīng)當(dāng)對檔案管理工作者進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)，一方面，使其對工作有認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，培養(yǎng)堅(jiān)持實(shí)事求是的工作作風(fēng)，還要培養(yǎng)管理人員一定的服務(wù)意識、交流意識以及服務(wù)意識，從而使高校的檔案管理工作能夠更加高質(zhì)量的進(jìn)行下去；另一方面，提升檔案管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)，不斷地學(xué)習(xí)工作技能和法律知識，針對時(shí)下新媒體發(fā)展趨勢去提升綜合素質(zhì)，熟練掌握一些電腦技巧，使得高校電子檔案能夠很好的保存下來，并且使電子檔案的備份工作能夠順利的進(jìn)行，同時(shí)熟練掌握信息檢索功能，即時(shí)完成信息處理。

3.2 優(yōu)化檔案管理工作機(jī)制

檔案管理工作體制和組織職能是構(gòu)建高校檔案管理工作體系的關(guān)鍵。在社會發(fā)展新時(shí)期，優(yōu)化高校檔案管理工作機(jī)制，就是要優(yōu)化檔案管理領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任機(jī)制、競爭機(jī)制和評估機(jī)制，并健全檔案管理服務(wù)職能、管理職能和教育職能。優(yōu)化高校檔案管理工作的競爭機(jī)制，提升相關(guān)工作人員的競爭意識和責(zé)任意識，改變高校檔案管理工作現(xiàn)狀提升工作水平；健全高校檔案管理工作各種職能，促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展，增強(qiáng)高校檔案管理工作的功能作用。同時(shí)，高校檔案管理中需要強(qiáng)化其管理價(jià)值，突出高校檔案科室管理的雙重職能，強(qiáng)化其行政職能。作為高校職能部門，需要肩負(fù)監(jiān)督與指導(dǎo)的職能，而作為院校的業(yè)務(wù)部分，又需要保存其獨(dú)特的職能，合理劃分工作，保證總體工作質(zhì)量。

3.3 提高檔案管理重視程度

高校檔案管理工作的全面開展，首先需要明確的檔案管理意識加以保障。高校需要全面提升檔案管理工作的重視程度，密切關(guān)注院校的檔案管理工作，加強(qiáng)檔案管理硬件設(shè)施的更新和購置，將院校檔案管理工作視為高校管理中的重要組成部分。同時(shí)，對于檔案的保存加大安保力度，對于存放檔案的地方要保持整潔、統(tǒng)一，對于檔案的嚴(yán)密性一定要多加防范，存放檔案的地方也要有多重防護(hù)。此外，高校需要轉(zhuǎn)變檔案管理人員的思想意識，作為高校檔案管理工作人員，自身需要跟上時(shí)代的腳步，堅(jiān)持“與時(shí)俱進(jìn)”的思想理念，秉承為教師和學(xué)生服務(wù)的意識，積極、認(rèn)真開展檔案管理工作，更好地為高校發(fā)展服務(wù)，進(jìn)而提升各項(xiàng)檔案工作開展的綜合效果。

3.4 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

高校要結(jié)合現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)，加強(qiáng)檔案管理工作的信息化建設(shè)。將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，可實(shí)現(xiàn)對檔案信息收集、整理、鑒定、保管等工作的一體化管理，而在一體化管理過程中，高校檔案資料信息也可多次利用，這就極大地提升了高校檔案立卷效率與管理質(zhì)量。同時(shí)，為了方便通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)傳輸高校檔案資料，高校檔案管理工作者就需要以電子檔案代替紙質(zhì)檔案，并利用信息數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建來使檔案管理中的檢索更加便捷、存儲密集度更高，進(jìn)而推動高校檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。此外，各高校可以建立全校性的統(tǒng)一數(shù)據(jù)平臺，有效地解決檔案管理系統(tǒng)與其他各部門管理系統(tǒng)互不兼容的問題，消除信息孤島，實(shí)現(xiàn)校內(nèi)檔案信息資源的共享和電子檔案的同步歸檔。

4 結(jié)束語

總而言之，高校檔案管理質(zhì)量與高校發(fā)展息息相關(guān)，尤其是在高校不斷改革的今天，檔案在高校各項(xiàng)工作中的作用越來越明顯，相關(guān)部門必須采取強(qiáng)有力措施優(yōu)化高校檔案管理工作，促進(jìn)高校檔案管理工作的專業(yè)化、正規(guī)化、科學(xué)化、法治化發(fā)展，并進(jìn)一步突出檔案管理工作的服務(wù)性職能。

參考文獻(xiàn)

[1]王林娜，劉靜一.高校檔案管理現(xiàn)狀及其優(yōu)化策略[J].教育教學(xué)論壇，2016，（39）：71-72.

[2]丁慶紅.高校檔案管理工作面臨的問題及優(yōu)化措施研究[J].當(dāng)代教育實(shí)踐與教學(xué)研究，2016，（10）：84.

[3]莫月紅.高校檔案管理工作的優(yōu)化建設(shè)分析[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2014，（11）：62.endprint