如何做好建設單位在施工管理過程中的檔案管理

摘 要：在現階段建設單位施工管理工作開展的過程中，是否切實有效地做好了檔案管理工作，保證良好的檔案管理水平，這直接影響了工程項目整體建設工作的順利開展。施工過程中，整體檔案對施工過程進行了全面的反應，同時也體現了工程整體的施工質量、安全已經成本等多方面的情況，是整體工程后期審核管理的重要資料，并且也是后續工程項目檢查、改建、管理以及擴建等工作開展的必要依據。本文就分析和探究了建設單位在施工管理過程中的檔案管理工作開展的相關問題。

關鍵詞：工程項目；建設單位；施工管理

1 引言

在工程項目整體施工過程中，相關檔案資料本身是非常重要的資源和內容，其對于整體建設單位本身的建設施工情況進行了全面的體現，是整體工程管理中必不可缺的資料信息。做好施工過程中檔案管理工作，可以為各項施工實施和管理行為提供重要的依據和標準，是確保工程施工順利進行的關鍵。近年來，建筑行業快速發展的過程當中，施工中檔案管理工作也受到了更多的關注和重視，如何提升施工中檔案管理工作的開展質量和效果，這也需要我們予以高度地關注和重視。施工中，檔案資料具有較強的綜合性，并且整體管理工作壓力較大。部分檔案管理工作開展中，資料的收集不夠全面，同時相關的原始資料的書寫和錄入也不夠規范，在進行工程交接過程中，資料也沒有隨之進行及時地交接，整體檔案資料的真實性也存在一定的問題。針對于這方面的問題和不足，本文從事前、事中以及事后三個角度，分析和探究了如何做好施工管理過程中的檔案管理工作。

2 做好事前的檔案管理

對于施工管理過程中，檔案管理工作的開展就應該從施工前期來展開相關活動。在施工之前，應該做好對于檔案資料來源的有效管控，做好檔案資料質量把控的第一關。在這一階段管控過程中，應該對于檔案管理制度進行適當完善，并且確保后續檔案管理工作具備一個良好的執行方案和標準。在施工前期，應該圍繞不同的施工項目的分布情況，做好相應的編碼，同時對編碼系統進行相應的完善，對實際工程施工中各類單元工程、部分工程等進行編制。針對于檔案管理質量的把控上，也應該對于相應的質量驗收標準進行制定，并且統一施工過程中各項信息記錄本身的格式和錄入需求。在明確相關標準之后，不可進行隨意更改，盡可能確保后續檔案管理工作的規范開展，減少一些由于檔案資料收集不規范所帶來的問題。對于施工檔案資料范圍也應該進行明確，并對整理、收集的方式進行明確。建設單位管理人員應該提升對檔案管理工作的重視程度，并且明確檔案管理架構，制定可行的管理制度，對于施工中各類檔案資料管理業務的開展進行統一化的管理和控制。對于不同崗位的工作人員的工作職責應該進行有效明確，并對于相關的具體工作任務進行有效落實。施工中也應該對于檔案管理的程序進行確定，引入科學可行的獎懲制度，提升在崗人員的工作能力。在工程施工之前，項目管理部門也要對于檔案管理的計劃進行明確，并積極做好宣傳工作，讓項目隊伍本身對于檔案管理工作具備一個正確的認知態度，可以更好地配合相關檔案資料的整理和收集工作，構建一個良好的管理氛圍和環境。

3 做好事中的檔案管理

在工程施工前期，應該對施工方案進行全面的收集和整理，同時對施工組織設計、施工圖紙、施工許可證等相關資料進行全面收集。通過對施工實際方案情況的全面掌握，對施工中所需要的各類材料進行比對。實際施工中，應該對施工材料檢驗結構和報告等資料內容，也納入到檔案收集管理的范圍之內。建設單位也要對相應的報建資料、開工報告等內容也要進行收集，確保資料收集整理的全面性。在實際施工中，應該對于不同的施工環節都進行有效地處理和管控。對施工試驗資料進行全面整理，并做好相應的記錄。在實際施工前，應依據施工組織需求，對施工材料的試驗進行記錄。隱蔽工程施工中，應該對于相應的施工內容、質量情況、意見以及復查結果等都進行充分記錄。對于實際隱蔽工程存在施工質量問題的，應該進行及時整改，才能進行下一步記錄。施工過程中，記錄對于施工過程進行全面地反應，記錄內容應該確保足夠的詳細和完整。對于施工中出現的變更情況，也要進行詳細的記錄，并利用專業整理的方式與注明好圖紙中所修改的內容。變更問題是對于工程成本、質量造成影響的一個重要的問題，同時也是檔案管理工作中的重點一部分內容。一般來說，建筑工程施工階段，其變更的處理上應該通過建設、監理以及施工單位填報工程變更審批表，填好審批表后將其上報給工程變更審查組進行審批。對于變更中所產生的各類資料，也要確保全面收集和整理。在具體施工中，也要對于施工日志進行整理和收集，并對于技術交底中的相關資料也及時進行相應的整理。在進行交底中，應該對交底的內容進行明確，并且確定質量、安全的要求和標準，并依據相應的法律法規和施工要求，對于交底工作進行落實。在交底中，應該全面進行記錄，并利用書面方式來完成簽字，對于工程施工項目的技術交底需求進行明確。在具體施工日志的整理和資料的收集中，應該嚴格依據施工的日期來進行填寫，并對施工現場的實際情況進行真實、全面地反應和記錄。另外，此外，在工程項目驗收過程中，還應收集并整理施工竣工記錄，進行竣工圖的編制，查看資料檔案的完整性、準確性，對于所存問題應該及時提出相應的整改策略，并且限期進行整改。

4 做好事后的檔案管理

事后的檔案管理工作應該主要集中在移交和歸檔兩個環節當中。在對于施工中檔案進行歸檔上，必須要保證整體資料真實，可以對實際施工過程中的各類情況進行真實反映。歸檔的資料內容應該經過有效地整理和收集，并嚴格依據相關規范進行卷宗的制定。移交相關工程資料時，應該結合工程項目的規范和需求，做好交接，保證資料及時、真實、準確、完整。在當前工程施工管理需求和理念思路下，我們必須要進行合理的改革創新，豐富檔案管理方式。相關檔案管理部門本身應該積極地借鑒社會的發展需求，融入更加新穎的管理方式。例如，結合檔案管理服務的需求，引入數字化的管理方式，配合利用信息化技術，進一步消除傳統檔案管理工作中一些效能不足、質量不佳等方面的問題。在對于相關技術的應用和選擇上，我們應該平衡技術的有效性、先進性以及可靠性，這樣才能確保檔案信息信息化管理工作的穩定開展。

5 結束語

總的來說，現階段檔案管理工作開展的過程中，檔案管理資料的有效管理是項目管理中的重要一部分內容，同時也是建設單位自身管理的重點。工程施工中檔案資料的內容較多，并且涉及了多個領域的內容，需要多方面進行有效配合和支持。我們必須要從多方面的角度入手，做好充分的需求調研分析，確保檔案管理共走的開展具備足夠的針對性和覆蓋效果，可以切實解決實際建設單位工程施工中檔案管理工作的問題，滿足工作開展的新需求。

參考文獻

[1]朱建紅.重點工程項目檔案歸檔與管理難點分析——以寧波市江東區為例[J].浙江國土資源.2016（10）

[2]劉晉芳，曹雪燕.工程資料在建筑工程預結算中的作用[J].中外企業家.2017（09）

[3]宋子涵.施工單位工程資料的收集與整理[J].四川水泥.2017（05）

[4]蔣曉鳳.強化建筑施工檔案管理工作的方式分析[A].“決策論壇——企業精細化管理與決策研究學術研討會”論文集（上、下）[C].2015

[5]劉元元.建筑工程檔案資料管理中的問題及措施分析[J].中小企業管理與科技（上旬刊）.2015（03）

作者簡介

彭清華（1985-），女，四川南充人，大學本科學歷，助理館員，四川港航建設工程有限公司。endprint