機關檔案管理現狀分析與改革設想

賀宇

摘要：檔案對于一個機關來說是十分重要的，檔案中包含了人員信息、工作記錄，是十分重要的一個工作參考。有效的檔案管理有利于一個機關單位整體工作效率的提高和內部組織上的和諧。然而目前我們可以看到，機關檔案的管理工作中仍然存在著一些問題，這些問題導致了機關檔案管理的效率一直無法提高。筆者根據自身的工作經驗以及學習成果，試著談一談目前機關檔案管理工作中出現的問題，并嘗試找到一些解決的方法。

關鍵詞：機關單位；檔案管理；工作改革

引言

每個機關單位都有檔案，然而檔案管理的工作卻一直不被人們重視甚至熟知。這樣的現象產生是有原因的。一直以來，我們的同志一旦進入了機關單位，就認為檔案管理完全邊城了單位的工作，有任何的變動或者操作都與自己無關了。而機關單位其實面臨著許許多多的檔案管理的工作，在這樣雙方的不對等的情況下，檔案管理越來越稱為了機關單位中十分難做的一項工作。

一、目前機關檔案管理中出現的問題

在我們日常的語境中，一提到檔案，仿佛都是一個大的變動的事件。因此在機關單位這樣相對穩定的組織中，很多人都認為這與自己的關系不大。其實這是一種錯誤的認知。如今我們的機關檔案管理工作出現的問題就與此有關。

（一）檔案管理工作人員專業素質不高

檔案管理其實是一項十分精細的工作，其中不僅需要檔案管理者長期的反復的工作，更需要有相關的專業工作技巧。然而如今許多單位沒有意識到這一點，總以為檔案管理工作是稍加訓練就可以直接上崗的工作。如今，在全國范圍內，除了類似北上廣等人才集聚的地區以外，機關單位中檔案管理工作的常態仍然是專業人才缺乏。還有一些單位，由于對于檔案管理人才的不重視，導致認為檔案管理工作誰都能做。于是這個崗位就長期成為了一個流動性很強的崗位。在這樣的工作環境下，工作人員連檔案的內容還沒摸清楚，就已經被調離了崗位，這樣工作的斷檔，對于檔案管理工作是極為不利的。

（二）大多數職員對于檔案管理的認知有偏差

正如上文所說，很多人都認為只有當自己的工作遇到十分重大的變動時，才會涉及到檔案管理的工作。而機關單位又是相對比較穩定的，所以很多人甚至入職很多年了連檔案管理員是誰都不知道。這樣的情形雖然極端，但并不是沒有發生過。事實上，檔案管理并不是檔案管理人員自己的事情，它需要機關單位內所有人的共同配合，才能做得更加快捷高效。如果所有人都不認為這件工作與自己有關系，那么檔案管理工作就會變得十分繁瑣。

二、機關單位檔案管理工作的改革設想

從上述的論述我們可以看出，機關單位的檔案管理工作出現了問題，主要是由于人員的素質和意識水平沒有得到提高，因此，我們想要提高機關單位檔案管理工作的工作效率，就必須要從人的身上去進行改革。

（一）提高檔案管理人員的專業素質

首先，我們應該明確一點：檔案管理工作并不是一項不需要專業素養的工作。很多機關中都是選出一個性格比較內向、做事比較細致的人去做檔案管理的工作。然而，并不是說擁有了這兩種性格，就可以勝任檔案管理工作了。在如今這個現代化社會中，我們要明確，每一個崗位都應該有專業的人來負責，如此工作才能夠有保障。因此，機關單位應該實行嚴格的準入制度，提高檔案管理工作的準入門檻。在招聘的過程中，這一崗位應該招收檔案管理專業畢業的學生。這樣才能夠從技術上保證檔案管理工作的質量。

（二）改善整體人員對于檔案管理工作的認知

上文說過，檔案管理并不是檔案管理人員自己的事情，它應該是每一個人都共同參與的事情。對于沒有經過專業的檔案管理技能培訓的人，不清楚檔案管理的內容是十分正常的，因此，機關單位應該安排檔案管理的專業人員為整體職員進行相關的知識培訓，這樣能夠為整體的機關單位人員普及檔案管理知識。只有整體人員對于檔案管理的認知改變了，檔案管理才能變得高效。

（三）從制度上完善檔案管理的工作

在組織機構中，制度是提高整體工作效率的一個最重要因素，只有建立了完善的制度，每個人才明白自己的工作是什么，才能夠有的放矢。機關單位做好檔案管理的相關制度，要具體到每一個人，何時建檔、何時存檔備份，在平時工作中應該如何配合檔案管理人員的工作，如何將工作記錄檔案做得更加完整等等。只有當這一切的行為都通過制度的規訓深入們一個機關人員的意識當中，檔案管理工作才能有序進行。

三、結束語

綜上，檔案管理工作不是一項簡單的工作，機關單位的檔案管理工作有其如此。機關單位應該在平時的工作中為機關人員制定良好的檔案管理制度，讓每一個人都參與到檔案管理工作當中，讓我們的檔案管理工作變得更加高效。

參考文獻：

[1]機關檔案管理工作創新研究[J].張海燕.城市建設理論研究（電子版）.2017（11）

[2]談機關檔案管理工作存在的問題及對策[J].陳偉.中小企業管理與科技（中旬刊）.2016（12）

[3]在網絡環境下如何開展機關檔案管理工作[J].欒尚威.黑龍江檔案.2016（06）

[4]機關檔案管理工作面臨的問題及應對路徑[J].邸志紅.黑龍江檔案.2016（06）endprint