電子商務環境下辦公室業務工作的變革（2）

李濤

摘要：近年來，隨著電子商務的興起，辦公室業務工作也面臨著新的機遇和挑戰，在新形勢下作為管理中樞的辦公室也必須與時俱進，采取有效措施來促進業務工作的變革與發展。

關鍵詞：電子商務；辦公室業務；變革

辦公室作為機構內設的綜合性輔助辦事部分，在整個組織機構的運行中發揮著十分重要的中樞作用。辦公室業務工作能夠有效開展直接關系到整個機構各個部門以及各類業務之工作的協調與順利。所以說，辦公室業務工作的有效開展是一個機構穩定運營管理的最基礎的保障。

一、電子商務環境下辦公室業務工作面臨的變革機遇

（一）業務集成化辦理

傳統的辦公室業務工作周期非常長，涉及的業務比較繁瑣，同時還需要與各個部門之間進行溝通交流，導致工作效率大打折扣。隨著電子商務的興趣，給辦公室業務工作帶來了更大的便利，同時也改善了辦公室業務開展的流程，通過將有關聯的工作內容與工作對象進行協調與整合，能夠大幅度減少溝通的時間，提高日常辦公業務工作效率，進一步凸顯辦公室的效用。電子商務環境下的辦公室業務工作能夠有效地減少內部的消耗、通過網上議事來提高辦事效率，并且能不斷優化辦公業務工作流程。

（二）網上信息的流通

借助電子商務發展的東風，企業辦公室業務開展也可以有效利用電子商務平臺來發布消息，獲取有助于企業發展的信息資源，為企業管理層發展決策提供建議。辦公室可以利用電子商務系統，加大對網上信息的收集、加工和整理力度，利用網上獲取的信息構建屬于自己的知識網絡體系，豐富企業的知識資源，利用電子商務便捷性分布有利于企業發展的資源，加大企業的宣傳力度。與此同時，電子商務系統有著強大的檢索功能，網上客戶可以通過檢索服務獲取到各種各樣的信息服務，實現客戶與企業之間及時的信息溝通與交流，辦公室可以圍繞這個發展方向去做文章，針對性地提高企業被檢索的概率，在網上提供優質的查詢服務、簡報服務以及跟蹤服務等。此外，利用強大的電子商務環境，辦公室能為企業管理提供更多的技術服務方案，推進企業信息化管理進程，提高企業在新時期電子商務環境下的應對能力。

（三）資源共享與交互

電子商務環境下的辦公室業務工作，對于信息資源的依賴程度更高，在電子商務環境下企業辦公室的業務范圍更廣，但同時業務開展的程度也更深，在電子商務環境下企業辦公室需要抓好電子商務這塊新戰場，及時從網上獲取有價值資源的同時，還需要做好信息資源在企業內部的宣傳和共享，使得每一個部門以及不同種類的業務都能夠獲得電子商務信息資源的價值效用。此外，在電子商務環境下辦公室的作用會進一步被放大，辦公室與公司領導以及員工之間的交互性會變強，辦公室人員需要不斷提高自身能力以求獲得更大的發展契機。

（四）辦公用品的采購

電子商務的出現直接使得辦公室用品采購更加方便快捷。隨著電子商務模式的推廣，企業辦公室可以及時采購到所需要的辦公用品，采購的效率大大替身，辦公室人員不需要花費更多的精力去實體店進行采購，只需要在網上下好訂單，就能夠享受電子商務帶來的配送功能，這對于及時更新辦公設備，節省采購成本，改善辦公環境也大有幫助。

二、電子商務環境下辦公室業務工作的應變策略

（一）提高自身的應急處理能力

電子商務環境下對于辦公室業務工作的質量要求越來越高，在競爭日益激烈的市場環境下，作為辦公室人員也必須提高自身的應急處理能力。尤其是作為企業中樞部門，辦公室業務工作中的任何一個細微的差錯都會給企業帶來嚴重的影響。為此，新形勢下，辦公室業務工作必須及時引進新技術，提供對信息的傳播和整合能力，建立相應的應急制度，一旦發現問題要及時匯報并采取適當的預防措施。

（二）提高自身助推企業發展的能力

電子商務環境下，辦公室的業務工作開展變得更加快速方便，既能夠有效地提高內部信息的傳播效率，又能夠有效地降低日常辦公的成本開支，實現各部門之間信息交互與共享，使得領導層的信息能夠以最快的時間達到基層員工手中，為企業運營提供了基礎保障。與此同時，在電子商務環境下，企業形象會變得至關重要，辦公室需要借助電子商務的有力宣傳平臺，促進企業管理、宣傳與營銷的一體化建設，積極搭建和疏通企業內部網絡信息交互渠道，及時征集組織內部的意見，確保群體性信息能夠及時反饋給管理層，發揮出辦公室組織管理的力量來助推企業的發展。此外，辦公室應該積極利用電子商務帶來的有利條件，想方設法地節省企業人力物力開支，帶領員工形成自我學習、自我促進的企業文化氛圍。

（三）提高自身規劃化建設的能力

電子商務環境下，辦公室業務工作需要更加規范化。為此，辦公室人員首先要找準自身定位，明確自己所承擔的業務范圍，尤其是辦公室領導人員應該全方面把控計劃、協調、公關等業務的規范化開展，及時的轉變工作觀念，改進辦公室服務流程，不斷為辦公室業務工作注入創造力，推進新時期辦公室業務規范化、標準化、現代化發展。

參考文獻：

[1]蔡中祥.適應企業改革發展新形勢 推動辦公室工作邁上新臺階[J].辦公室業務，2013（15）.

[2]陳黎.信息社會視角下企業辦公室文書檔案管理工作的改革與創新[J].辦公室業務，2013（01）.