石油企業檔案管理中存在的問題探討

齊國良+姚棟檜

摘 要：隨著全球經濟的發展，對石油，天然氣等能源需求日益加大，我國石油企業面臨石油和天然氣開采供不應求壓力的同時，內部各項管理問題也日益突出。檔案是企業有形資產的記錄和憑證，也是專利權、商標權、商譽等無形資產的依據和證明，在企業創新、企業管理和規避風險中有著不可替代的作用；在規范企業管理、輔助生產經營、維護企業合法權益和企業職工利益、完善法制經濟、解決企業糾紛中所具有重要的憑證、依據和參考作用越來越明顯。本文將著重從石油企業檔案管理的地位、發展面臨的困境以及相應的解決辦法三個方面來對石油企業的檔案管理問題進行探討。

關鍵詞：石油企業；檔案管理；問題；解決方案；

一、加強石油企業檔案管理必要性簡析

石油產業是我國經濟發展的支柱性產業之一，認真做好石油企業的檔案管理工作，促進檔案管理的向現代化、信息化和網絡化方向發展，從微觀方面看能搞提高生產效率，從宏觀方面看對于貫徹落實科學發展觀，全面建設小康社會都都是非常必要的。企業檔案作為單位資產的核心組成部分，做好檔案管理工作是一個企業建設要做大做強的基礎性建設環節。所說的石油企業的檔案，指的是石油企業在生產經營活動的最原始的記錄，既反映了石油企業的運營和盈虧狀況，體現了企業的發展歷程，同時也涵蓋了企業的諸多科技資源和知識信息，隱含著諸多的商業機密。檔案管理的重要性在石油企業中表現的尤為明顯。因為石油企業一方面涉及的生產部門多，生產程序繁瑣，有效的檔案管理制度能夠實現資源的高效整合與發掘，另一方面，石油作為我國的支柱性產業，很多核心檔案屬于國家機密，傳統的紙質檔容易丟失或者毀損，給企業和國家帶來難以估量的損失代價。

二、現階段石油企業檔案管理問題透視

1、檔案管理被重視程度不夠

很多人認為，石油企業作為一個以資源輸出和加工為主要職能的企業，工作的重點只有產量和效益。認為檔案管理工作只是簡單的文字保管工作，不需要耗費太大的人力物力，也不需要頻繁的更新換代和資金投入。殊不知行之有效的檔案管理正是企業效益的重要保證[2]。正是由于一些人對于檔案現代化管理缺乏正確的認識，仍然采用傳統陳舊的檔案管理方式。嚴重影響了企業生產效率的提高。

2、檔案管理硬件設施不齊全

許多人認為所謂的現代化檔案管理，不過是把傳統的以紙質為主的記錄轉化為用電腦記錄。其實檔案管理工作遠不止做表和文檔這么簡單。正是出于這樣的誤解，公司企業往往會忽視硬件設備的投入，設施不齊全，很多檔案館甚至連必備的切刀和統一的檔案夾都沒有備置齊全。有些檔案館館室狹窄潮濕，引起檔案材料的蟲蛀或霉變……，等等一系列的直接后果就是無法為企業提供高質量、高效能的服務。

3、石油檔案管理工作普遍缺乏專業部門和現代化人才

檔案管理要實現現代化首要的任務就是實現人才的現代化。檔案管理工作要求從業人員能夠進行新技術、新設備的日常使用、維護和更新，同時要具有先進的管理技能，較高的文化素養。而在現在的大多數石油企業中，石油管理人員多是“半路出家”，并沒有系統的學習過檔案管理專業，甚至有一些是身兼數職，僅利用閑暇時間處理檔案工作。正是由于從業人員不具有專業性，認為檔案工作就是簡單的資料收集和整合，所以導致檔案管理工作遲遲沒有取得長足的進步，許多先進的現代化方法沒有被及時的運用到工作中去，犧牲了企業效率。此外還有相當一部分的石油企業沒有專門的檔案管理部門，被合并在其他部門之下。由于人才和部門缺乏專業性，無法把握企業的檔案管理全局，導致一些重要的資料流失，無關緊要的檔案反而被留存下來。

4、石油企業檔案管理信息化、網絡化進程推進緩慢

檔案管理現網絡和信息化是檔案管理工作大勢所趨，也是最終的發展方向。但從現階段來看，石油企業的信息化進程是比較滯后的，大多數檔案的主要功能仍然是資料的留存而非共享，產生的效益較低。檔案管理的信息化不僅僅是更新幾臺現代化設備那么簡單，而是要物以致用，既然實現了電子化，就要發揮電子網絡所特有的信息共享功能。

5、對于檔案管理沒有形成健全的評估體系

很多企業對檔案管理處于“放養”的狀態，并沒有形成健全的管理體系，未執行崗位責任制，對檔案的管理工作欠缺了解和準確分析。

三、針對上述問題的解決方案

1 、領導重視，健全管理制度

1.1大力宣傳，強化認識

石油企業領導注意召開各種檔案管理會議，安排、監督落實檔案管理各項工作，要求各科室和全體員工支持檔案管理工作，及時提供準確、標準的檔案資料，及時提供信息和建議完善各項殘缺檔案資料。企業領導和宣傳部門要大力宣傳檔案管理工作在現代石油企業管理中的重要性和意義，讓全體員工都參與到檔案管理和監督工作中來。

1.2健全檔案管理制度

及時成立檔案管理領導小組作為石油公司檔案管理的主導機構，根據國家和地區檔案管理法律法規建立健全本企業檔案管理人員培訓制度，績效考核制度，檔案管理制度，如檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案統計、檔案保管、檔案查詢、檔案利用、檔案保密等各項制度，讓檔案管理工作有章可循、有法可依。同時，引進專業年輕檔案管理人員，輸入新鮮血液，讓檔案管理部門充滿活力，檔案管理工作不再枯燥和乏味。

2、全面提升檔案管理人員綜合素質

2.1 強化檔案管理人員管理服務意識

檔案管理部門不是油氣開采、油氣生產部門，而是后勤服務部門。因此，檔案管理人員應積極樹立高度的服務觀念，強化為企業服務的意識，提高服務質量，做好檔案管理工作，充分利用現代信息化管理技術和方法，通過檔案信息資源共享為企業需要的人員提供及時、準確的檔案信息資料，為企業建設和發展提供一份自己的力量。

2.2 提升檔案管理人員業務能力

一是鼓勵檔案管理人員自我學習提高業務能力。通過利用工作之余的時間，系統而全面地學習檔案管理相關最新理論知識，掌握計算機、復印機、掃描儀等相關儀器設施的使用技能；同時，在工作中多看、多思、多想發現檔案管理工作中的各種問題，有針對性的學習和提升業務能力。二是石油企業培訓部門充分重視檔案管理培訓工作，根據檔案管理發展需要，開展各項檔案管理培訓工作，尤其是加大計算機操作技能和最新檔案管理技術培訓，全面提升檔案管理人員的眼界和綜合能力。

3、引進檔案管理先進設施和技術

3.1 更新檔案管理設施

完備的硬件設施是保證檔案管理工作順利、高效開展的重要前提，石油企業應改變傳統思想，積極采用現代化的技術設施和設備，加大檔案管理經費投入，采購功能先進齊全的計算機、攝（錄）像機、復印機、掃描設備等。同時，加大對企業員工的培訓，提高設備利用率和使用效率，讓先進的設施和設備助檔案管理工作一臂之力而不是流于形式，設備大量閑置，造成人力、財力、物力的浪費。

3.2 建立檔案管理信息管理系統

通過引進新的方法和技術，建立功能強大的信息管理系統，實現檔案信息管理自動化。信息管理系統中包括文件錄入、修改、轉儲、案卷合卷、拆卷、編號、打印表格等各項功能，能幫助檔案管理人員迅速對檔案資料分類、組卷、歸檔，同時能隨時檢索和查閱相關資料和信息。因此，針對石油企業檔案資料數量巨大、種類繁多、查閱頻繁的現狀和要求，引進先進的檔案信息管理系統對石油企業檔案管理意義重大。

四、結束語

石油企業的人事管理是各項管理的先決條件，隨著經濟的高速發展，人才的有序流動符合工業社會的要求，也增加了檔案管理的難度，人事管理工作是一項專業性比較強的工作，要在實際管理中對出現的新問題不斷分析解決，使石油企業做強做大，使其承擔企業和社會的責任，推進社會經濟的可持續發展。

參考文獻：

[1] 姚云霞.淺談企業中的檔案管理[J]. 中小企業管理與科技（上旬刊）. 2010（11）endprint