談如何做好企業檔案信息化建設工作

馬雯靖

摘 要：隨著企業辦公自動化、科研設計與生產無紙化、信息資源利用網絡化進程的加快，電子環境日益普遍，如何把檔案迅速而通暢地貫穿到企業生產、科研、管理工作的各個方面，以最佳的方式實現知識的共享、利用和增值，是我們亟待解決的問題。

關鍵詞：企業檔案；信息化建設；意義；對策

引言

企業檔案工作是企業工作的重要組成部分，是基層基礎建設的重要內容之一，管好、用好企業檔案是每個企業必須履行的重要職責，為了更好提高企業檔案的利用率，為國家、為社會、為單位和為個人帶來經濟效益和社會效益，就必須改變過去那種檔案手工保管方式，即紙質的不利于查找利用的館藏方式，實現企業檔案管理信息化，提高檔案管理效率和檔案利用率。

1檔案信息化建設的意義

檔案信息化建設是實現檔案管理現代化的需要，是檔案事業適應時代和社會發展的必然選擇，是提高檔案信息服務水平的必由之路。檔案信息化是檔案工作的一場革命，是傳統檔案走向現代檔案的一個重要標志，是檔案工作現代化的重要基礎。隨著計算機信息技術的開展，檔案信息化發展中出現了文件形成電子化、文件傳遞網絡化、文件存儲數字化和文件管理動態化的發展趨勢，特別是各種現代化設備及數字技術的廣泛利用，大大增加了檔案信息的存儲量。而現代化管理手段儲存的檔案信息，更利于方便、快捷地提供利用和開發，從而拓展檔案工作的服務領域，產生更廣泛的社會效益，從而推動檔案信息化建設的過程，加快融入信息社會的步伐。

2加強企業檔案信息化建設的對策

2.1單位的重視和支持是檔案信息化建設的重要前提

檔案信息化是指以信息技術為基礎，將檔案資源和檔案各項管理過程數字化，通過信息系統加工和計算機儲存、網絡傳輸，實現檔案資源的合理配置與有序、有效開發利用，最大限度達到檔案信息資源的共享，使檔案信息資源產生更大的社會效益和經濟效益的過程。各單位應將檔案信息化建設納入到本單位現代化管理工作中，與本單位信息建設共同規劃、統籌安排、同步實施，在資金投入、軟硬件配置、技術培訓方面給予大力支持，使檔案信息化建設與本單位科研、生產、管理同步進行。

2.2加強調研，構建企業檔案信息化的管理機制

進行企業檔案信息化建設，必須弄清楚企業檔案信息化的目的是什么，有沒有必要，有沒有可行性，然后在確定必要且可行的基礎上，再進行詳細的調查、分析、研究，確定企業檔案信息化的原則與管理體制，為企業檔案信息化的實際開展制定總體規劃與管理制度。一是建立組織機構。要建立相對獨立的綜合企業檔案管理部門，使其能夠協調整個企業的檔案信息化建設和管理工作，按照檔案管理的程序，對企業各部門在生產、經營、管理過程中產生的各類信息進行收集、管理。二是履行管理職責。企業檔案部門作為企業檔案管理的職能部門，應負責實施檔案信息化的建設和后續管理、維護、升級以及服務工作。三是制訂考核制度。企業檔案信息化要作為一項重要的基礎性工作來抓，檔案信息管理的如何，直接影響到企業的生產、經營管理以及經濟效益。因此，要制訂嚴格的考核制度，對信息的錄入、利用，流程的管理，權限和密碼等都要有規范的制度規定，凡是違反規定原則的必須有一定的考核制度加以約束，確保日常工作有序進行。

2.3加強對工作人員的培訓

提高企業檔案工作者素質，是加速企業檔案科技進步，推動企業檔案事業發展的關鍵。企業要積極開展對相關工作人員的培訓工作，組織檔案管理人員到一些單位參觀學習檔案管理先進經驗和具體操作技能。要把培養檔案管理人才納入企業效益增長建設工作的一部分，積極開展學術研討會，增進不同工作人員之間的思想和觀點的交流。科學引進現代化的管理方法和相關設施，使檔案管理人員思想和業務水平能夠跟上時代發展的步伐，實現檔案管理的信息化，網絡化。工作人員自身也要提高業務素質和檔案管理水平，樹立終生學習的觀念，解放思想，掌握最新技能。

2.4不斷豐富企業檔案信息資源庫

信息資源，是企業檔案工作的資本。企業檔案的信息化建設，歸根結底是企業檔案信息資源的數據建設，只有建立資源配置合理、特色突出、利用方便的企業檔案信息資源庫，才能有效地為企業的生產經營活動服務。為此，加強企業檔案信息資源庫的建沒，加強平時對企業生產、經營管理和各種活動記錄，高度重視檔案目錄資源庫和文本資源庫的建設，利用存儲軟件和數據庫管理企業檔案的原始數據、統計報表，將企業檔案信息全部以數字記錄方式存儲到數據庫中，完成現有的企業檔案館藏內容信息向數字化信息轉化。要通過企業檔案管理的信息化，使企業管理人員在自己辦公室的計算機上，就能夠查找自已所需要的檔案資料。應該說，企業的檔案信息化建設，是一項長期的、復雜的系統工程，企業應該根據發展的客觀需求和實際情況，全面規劃，科學安排，有序推進。

2.5加強檔案管理應用軟件的開發推廣

檔案信息管理系統軟件應具備以下幾個模塊：數據管理模塊、整理編目模塊、檢索查詢模塊、輔助實體管理模塊、安全保密模塊和系統維護模塊。目前由于軟件開發人員不熟悉檔案業務，檔案業務人員在軟件開發方面又欠水平，所以大多數檔案管理軟件在使用過程中都存在著這樣那樣的問題，很難順利實現其應具備的上述幾個模塊的功能。因此，應組織軟件開發人員與檔案業務人同共同研制開發檔案管理軟件，以使其既具有較高的控制能力又適用于檔案具體業務工作。

結束語

總之，企業檔案部門搞信息化要解決的一個觀念問題，就是我們企業檔案的現代化建設不是簡單地用計算機代替手工勞動，也不是把傳統的管理方式搬到網絡管理上去，而是要借助現代化信息技術，引進先進的管理理念，對檔案管理中不適應的一些做法進行改革。管理機制的進一步科學化和規范化，切實把檔案信息化建設落在實處。

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