試談企業秘書的工作特點與素質培養

文/孫樹敏，內蒙古師范大學青年政治學院

1 秘書工作的現狀

秘書工作，顧名思義是指從事辦公室程序性工作、協助領導處理行政事務及日常事務，并為領導決策及其實施提供服務的人員（劃分為文員、文秘、助理等級別）。秘書從業者，需要具備高復合素質和能力，集辦公、辦事、辦會能力于一體，還能協助決策者出謀劃策。這就要求秘書工作者由以前的被動服務轉變為現今的主動參與，由專注事務服務轉變為提升政務服務。

1.1 缺乏準確的崗位定性

伴隨著信息時代的到來，社會主體之間的聯系越來越緊密，企業與企業之間信息傳遞的速度越來越快，政府與基層社會的信息互動越來越多。整體來說，信息時代下的社會節奏感更快、更強，人們追求高效率的同時也更加注重品質。這就需要秘書工作者對自身崗位有一個更加明確清晰的認識和定位，以高度的責任感和使命感投身于工作實踐。然而，當前大多數秘書工作者并沒有與時俱進，沒有及時轉變工作思維，沒有重新認識工作崗位的性質，對新時代新形勢下的崗位缺乏沒有重新定性。他們的思維依然停留在簡單固化的信息中轉，對信息本身的完整性、真實性，不進行整理歸納、辨識篩選。

1.2 參與政務服務的積極性不足

秘書工作者參與政務服務的積極性不足主要表現為決策執行環節責任感、使命感不強。目前，各平臺秘書工作者每天要處理紛繁復雜的工作和各層面的海量信息。而現實中，他們的時間和精力有限，很難在完成工作量的同時兼具責任感、使命感。他們也會出現信息傳遞不夠準確、反饋結果處理不及時的問題。由于工作責任感、使命感不足，在工作重壓下形成了一切以完成工作任務為導向，而不是以對決策的準確落實和工作的有效開展為落腳點。因此，現實中秘書環節一旦出了問題，就會直接導致決策落實與工作開展亦步亦趨甚至背道而馳，給整個平臺的發展帶來嚴重的影響。

1.3 盲目追求個人外在形象

盡管秘書工作是展示企業形象的窗口，但是過于追求秘書工作者的外在形象，并將秘書工作者的形象與企業形象畫等號，而忽視秘書工作者的綜合文化素養，很明顯也是不合理不科學的，甚至會阻礙企業的健康、平穩、快速發展。秘書工作者在接待、會談、會議、出席活動等活動中起著不可或缺的作用，良好的外在形象會給人帶來初見的美感，但由內在洋溢出的良好修養和氣場，才會真正給人愉悅舒適的感受。因此，秘書工作者的形象應包括良好的外在形象和內在修養，進而展示出企業的外在形象和內在涵養。

2 文秘人員職業素養培養方法

2.1 企業要重視崗前培訓及后續教育

在文秘工作人員入職之前，需要企業組織人員開展崗前培訓，讓新進文秘人員能夠充分了解企業對文秘的要求、企業發展歷程、工作內容等，并且開設職業素養相關的如“形象設計”“職業規劃”“職業素養”等課程，讓文秘工作人員明確工作素養指標，只有這樣，才能讓文秘人員盡快適應企業工作崗位。另一方面，在文秘上崗工作之后，需要為工作人員提供后續教育機會，在市場發展愈發快速的情況下，企業的發展也逐步加快，對于文秘的要求也在逐漸變化，因此，需要給予文秘工作人員進修的機會，讓文秘人員能夠跟上企業發展，擁有先進的文秘工作理念，完善自身職業素養。

2.2 文秘人員不斷提高對自身的要求

不能僅依賴企業對文秘人員的培訓，也需要提高對自己的要求，加強學習，提高自身職業素養。在工作之余，可以報名參加培訓，進一步系統性學習，在學校打造的“職業環境”中，提高自身對文秘崗位的認同，并詳細閱讀學校編制的實訓工作手冊，與自身企業工作實際情況相對比，查缺補漏，反省工作中是否依照工作規范辦事，明確自身責任標準。而在企業工作之中，則可以向優秀的文秘工作者學習，向企業老員工請教工作經驗，從而提升自身專業水平及職業素養。秘書人員至少應做到吃苦精神要足、擔當精神要足、忍耐精神要足、淡泊精神要足、超脫精神要足。“寶劍鋒從磨礪出，梅花香自苦寒來。”其中蘊含的道理足以啟示秘書人員吃苦精神要足。

2.3 企業激發員工工作積極性

目前，企業文秘工作人員往往存在工作熱情不高等情況，導致工作效率嚴重受到影響。因此，為了能夠有效提高文秘工作人員對職位的熱情，需要企業針對現有狀況采取相應措施，建立完善員工激勵機制并合理應用，從而提高文秘的工作積極性。首先，應當建設溫暖包容的工作氛圍，讓員工能夠感受到企業的人文關懷，給予員工精神上的鼓勵。其次，構建完善的文秘工作人員考核制度，規范各項工作要求，以文秘工作人員工作完成情況為基準進行考核，將薪資待遇與考核結果相結合，并且納入崗位提升標準之中，讓文秘工作人員更加積極主動提升自己。最后，完善獎懲制度，對于表現優秀的員工，適當給予物質及精神獎勵；表現過差以至于損害企業利益者，則給予相應懲罰，讓文秘工作者認識到自身職業素養的重要性。

綜上所述，秘書工作是一個老生常談的話題，更是一個常抓常新的課題，其重要性不言自明，其從業標準明確嚴格。從業人員唯有躬身耕耘，持續提高自身綜合文化素養，才能做好做精做細秘書工作，進而促進企業或平臺的健康、穩定、快速發展。