基于災害脆弱性分析試議醫院檔案安全管理
——以某三級甲等綜合性醫院為例

文/廈門大學附屬第一醫院 王丹

基于災害脆弱性分析試議醫院檔案安全管理
——以某三級甲等綜合性醫院為例

文/廈門大學附屬第一醫院 王丹

本文以某三級甲等綜合性醫院為例，闡述災害脆弱性分析在醫院檔案安全管理中的具體應用，以及該項應用在醫院檔案安全管理中的意義。

災害脆弱性分析；檔案安全；醫院

一、概念闡述

醫院檔案安全管理主要指為檔案室實體檔案或電子檔案處于安全狀態，避免遭受自然災害和人為侵害，杜絕各類危害檔案安全事故發生而采取的保護措施，最大限度延長檔案的使用期限和壽命。醫院檔案安全管理內容包括實體檔案、檔案信息、電子檔案、檔案庫房幾個方面的安全管理。檔案安全管理主要以預防為主，主要有防火、防水、防蛀、防斷電幾個方面。

災害脆弱性分析（Hazard Vulnerability Analysis）模型，由美國應用到醫療機構，是進行設施管理及安全管理工具。醫院需要定期抽取一定的人員對醫院風險項目按照發生頻率（F）、事故嚴重性（S）、應急準備（P）三個指標給予評分，最后將三個指標得分相乘，得到風險積分，即F×S×P＝R，最后根據R得分，對風險項目根據得分高低排序。識別探討某一特定風險項目可能造成人員健康損害、生產服務中斷、財物損失等威脅，包括作業活動、人員健康、環境狀況等。根據所有風險項目評分進行風險排序，針對性地采取整改措施，防范隱患，同時舉行相應培訓和應急預案。

二、災害脆弱性分析在醫院檔案安全管理中的應用

以某三甲綜合性醫院為例，闡述災害脆弱性分析在醫院檔案安全管理的具體應用。因某三甲醫院沒有推行電子檔案，根據醫院管理實際情況，醫院檔案安全存在的主要風險項目為火災、停電、臺風、蟲蛀、鼠患、檔案丟失、非法調閱等。該醫院2016年起選取職能部門全體員工，憑借認知和經驗對上述風險項目進行評分，根據評分結果，算出每個風險項目的平均得分，按照得分高低進行風險排序。2016年，某三甲醫院檔案災害脆弱性分析結果如下：

災害脆弱性分析（HazardVulnerabilityAnalysis，HVA）

2016年該院首次將災害脆弱性分析應用到檔案安全管理中，首次評分結果與風險項目排序符合客觀實際。該院地處沿海地帶，氣候濕潤，蚊蟲較多，每年夏季經歷臺風天氣，該院兩年前發生過停電事故，所以臺風和停電風險評分最高。該院幾年前檔案庫房未配備完備的控溫、控濕設備，出現小部分檔案輕微蛀蟲現象。近十年來未發生鼠咬、非法調閱、檔案遺失問題，所以這幾項風險得分較低。在采用災害脆弱性分析之前，該院檔案安全管理工作沒有書面應急預案、缺少演習與培訓。此外，該院未使用電子檔案，目前沒有將信息系統隱患列入風險項目。

三、災害脆弱性分析對檔案安全管理的意義

（一）為決策提供客觀依據。醫院檔案安全并非檔案日常業務，而是一項系統性、全流程的重要工作。檔案的安全管理一般以預防為主，主要包括防盜、防火、防潮、防光線、防塵，確保檔案不散、不丟、不亂、不壞。采用災害脆弱性分析工具，可以客觀了解檔案安全管理的薄弱環節，克服以往工作憑借主觀經驗及判斷帶來的管理弊端，為檔案安全管理工作提供決策依據。

（二）確保保護措施有的放矢。在醫院總體業務管理中，檔案管理是容易受到忽視的環節。根據每年災害脆弱性分析結果，醫院可以有的放矢地采取措施，針對威脅檔案安全的高危因素和檔案管理中的薄弱環節，做好加強防護，提高效率。某三甲醫院針對臺風、停電兩個影響檔案安全的高危因素，加固檔案庫房門窗，將長期保存檔案、有價值的檔案、實物檔案安置在相對安全的密集柜中。為了防止停電導致檔案室內降溫、除濕設備停擺，醫院檔案室配備緊急應急電源等緊急防護措施。

（三）降低危害發生時帶來的損失。醫院根據臺風、停電、蟲蛀、火災、鼠咬、檔案丟失、非法調閱等七個風險項目排序，對評分較高的臺風和停電事件做出周密細致、便于操作、切實有效的應急處置預案，同時加強醫院職能部門人員培訓，確保危害發生時，醫院檔案資源損失最小。