基于S WOT分析的疾控中心檔案信息化管理研究

文/湖北省疾病預(yù)防控制中心 彭秋先

基于S WOT分析的疾控中心檔案信息化管理研究

文/湖北省疾病預(yù)防控制中心 彭秋先

隨著公共衛(wèi)生事業(yè)和網(wǎng)絡(luò)信息化的不斷發(fā)展，檔案管理工作的信息化在很大程度上影響著檔案工作的效率和質(zhì)量。本文采用S WOT分析法，分析疾控中心檔案電子化管理現(xiàn)狀，為疾控中心檔案管理電子化和信息化發(fā)展提供相關(guān)政策建議。

疾控中心；S WOT分析；檔案管理；信息化

一、引言

隨著信息化管理的不斷完善和發(fā)展，借助于新興信息化技術(shù)的檔案管理工作受到了廣泛的關(guān)注和討論。在檔案管理工作中，如何將先進(jìn)信息化技術(shù)和傳統(tǒng)檔案管理工作有機(jī)地融合于一體，將信息化技術(shù)帶來的便利與效率更好地運(yùn)用于疾控中心檔案管理工作過程中，是我們目前所面臨的重要難題。本文運(yùn)用SWOT分析法探究當(dāng)前疾病預(yù)防控制中心檔案信息化管理發(fā)展中的優(yōu)勢、劣勢、機(jī)遇和威脅，并提出相關(guān)有助于疾控中心檔案信息化管理的對策和建議，以期推動疾控中心的有序管理和健康發(fā)展。

二、疾控中心檔案信息化發(fā)展的S WO T分析

所謂SWOT分析，即基于內(nèi)外部競爭環(huán)境和競爭條件下的態(tài)勢分析，通過分析優(yōu)勢（Strengths）、劣勢（Weaknesses）、機(jī)遇（Opportunities）和威脅（Threats），把各種因素相互匹配起來加以分析，從中得出一系列相應(yīng)的結(jié)論。即本文中用來明確疾控中心信息化檔案管理優(yōu)勢（圖1），并分析出當(dāng)前所存在的不足，借此分析提出相關(guān)的對策和建議。

圖1疾控中心SWOT分析圖

（一）優(yōu)勢分析。疾控中心作為實(shí)施國家級疾病預(yù)防控制與公共衛(wèi)生技術(shù)管理和服務(wù)的公益事業(yè)單位，在檔案管理信息化方面具有以下幾點(diǎn)優(yōu)勢：1.數(shù)據(jù)量優(yōu)勢。疾控中心自身承擔(dān)著公衛(wèi)服務(wù)項(xiàng)目中疾病預(yù)防控制、公共衛(wèi)生監(jiān)測、血吸蟲病防治、慢性病防治、健康教育、突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急處置、緊急疫情處理等多項(xiàng)工作任務(wù)，任務(wù)種類較多，涉及領(lǐng)域較雜，日常基礎(chǔ)性事務(wù)上業(yè)務(wù)量較大，因而在信息化儲備的數(shù)據(jù)量上，疾控中心相較于其他事業(yè)單位有較大優(yōu)勢。這也為疾控中心中檔案的信息化處理提供了良好的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。疾控中心通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中的運(yùn)用，將clouds存儲、虛擬空間等技術(shù)引入進(jìn)來，對檔案進(jìn)行信息化的處理，通過疾控中心在數(shù)據(jù)量方面的優(yōu)勢來提升疾控中心在檔案管理工作上的存儲能力。2.人力優(yōu)勢。我國疾控中心人員主要分為專業(yè)技術(shù)人員、行政管理人員和工勤人員三類，其中專業(yè)技術(shù)人員占疾控中心絕大多數(shù)，主要是預(yù)防醫(yī)學(xué)、公共衛(wèi)生等專業(yè)人員。這些專業(yè)技術(shù)人員以單一型的技術(shù)人才為主，專業(yè)技術(shù)含量很高。因而疾控中心是人才密集單位，在專業(yè)型人才方面具有很大的優(yōu)勢。這樣的優(yōu)勢也有助于疾控中心中專業(yè)型人才向復(fù)合型人才轉(zhuǎn)化，不僅掌握專業(yè)技術(shù)，還需對檔案管理工作方面有所了解。3.實(shí)踐優(yōu)勢。在實(shí)踐方面，疾控中心在日常業(yè)務(wù)工作中已經(jīng)積累了相當(dāng)豐富的、系統(tǒng)的管理和組織經(jīng)驗(yàn)，并將此經(jīng)驗(yàn)發(fā)揮在各項(xiàng)工作中，這也為疾控中心的在數(shù)據(jù)處理和檔案管理規(guī)劃方面打下了基礎(chǔ)，具有得天獨(dú)厚的優(yōu)勢。

（二）劣勢分析。1.軟硬件劣勢。成熟的檔案管理設(shè)備和系統(tǒng)是檔案信息化的基礎(chǔ)條件。目前大部分疾控中心在檔案管理工作中的辦公條件雖然得到了一定的改善，但是由于經(jīng)費(fèi)原因，相關(guān)配套的軟硬件設(shè)施不足，使得仍有部分單位還處在人工手寫錄入的階段。這在一定程度上影響了文檔檢索、傳輸?shù)男剩罱K影響疾控工作的展開。2.組織結(jié)構(gòu)劣勢。上文談到，我國大部分疾控中心以專業(yè)型技術(shù)人才為主，擁有豐富業(yè)務(wù)知識，但同時具備檔案管理知識以及計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識的檔案管理人員較少，許多專業(yè)技術(shù)人員缺乏對檔案工作的正確理解和認(rèn)識，在工作過程中不能針對性地開展相應(yīng)的管理工作。另外，針對檔案信息化管理的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)較少，使得檔案管理專業(yè)人才比例較低，技能專業(yè)化不足，造成檔案信息化管理工作的停滯和拖延。3.管理模式落后。目前，我國的針對管理模式的創(chuàng)新和改革，參考國內(nèi)外的豐富經(jīng)驗(yàn)引進(jìn)了與本單位專業(yè)相關(guān)的信息管理模式，但主要運(yùn)用于業(yè)務(wù)部門。針對疾控內(nèi)部的檔案信息管理，還是沿用了傳統(tǒng)的管理模式，這就造成了管理模式和技術(shù)手段錯位、不匹配現(xiàn)象的發(fā)生，使得檔案類型來源、歸檔整理、存儲形式、管理方法等方面沒有與之匹配的信息化管理方式，導(dǎo)致了檔案管理工作的效率不高、進(jìn)程較慢。

（三）機(jī)遇分析。隨著全球信息化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，檔案管理工作中越來越多地運(yùn)用到諸如互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、通信技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)等信息技術(shù)，這也無形地推動了檔案管理信息化的進(jìn)程。使檔案信息的形態(tài)從原來以紙質(zhì)文件、照片、錄音、錄像等為主，轉(zhuǎn)變?yōu)橐詳?shù)字形式為主。檔案信息的收錄和檢索也由傳統(tǒng)的人工排序和查閱轉(zhuǎn)變?yōu)橹苯訌臄?shù)字檔案室獲取訊息。在這樣的大趨勢下，為檔案工作提供了一種更為便捷有效的管理途徑，從而推動了檔案信息化的發(fā)展。

（四）威脅分析。目前，部分疾控中心在檔案管理的觀念上還比較落后，各科室的工作管理人員對于檔案的管理意識還比較薄弱。單位本身缺乏對檔案工作重要性的正確了解和認(rèn)識，在機(jī)構(gòu)組成上沒有設(shè)立專門的檔案管理部門，其對檔案的管理基本是由各科室自行負(fù)責(zé)，這就導(dǎo)致檔案資料在管理上缺乏統(tǒng)一性和完整性，也不利于建立檔案資料信息庫。

三、建議與對策

（一）加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。加大現(xiàn)代化管理所需要的硬件設(shè)施、軟件基礎(chǔ)建設(shè)，建立健全并不斷強(qiáng)化系統(tǒng)平臺內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。尤其是硬件設(shè)施的建設(shè)，這些都需要當(dāng)?shù)卣约跋嚓P(guān)公益性服務(wù)單位的共同努力，包括安裝一些與現(xiàn)代化管理所需要的辦公物品，像路由器、交換機(jī)、掃描儀等。不僅如此，其中最重要的就是利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)創(chuàng)建全自動化的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺，從檔案文件的擬稿、核對、收件、批辦，最后到資料信息檔案的著錄、檢索、編研、保管及其利用，通過智能化的現(xiàn)代管理信息應(yīng)用技術(shù)，將每一個工作環(huán)節(jié)都完美地銜接起來，極大地提升了疾控檔案管理工作效率。

（二）完善檔案管理人員組織結(jié)構(gòu)。疾控中心在提高檔案管理人員水平方面，可以通過相關(guān)的專業(yè)化培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、工作交流等方式，強(qiáng)化檔案管理人員的專業(yè)技能。不僅要強(qiáng)化管理人員的檔案管理水平、計算機(jī)操作技能，還要提高管理人員的自身素質(zhì)水平，熟悉疾控中心的電子化業(yè)務(wù)流程、檔案管理規(guī)章制度。與此同時，在改善檔案管理人員組織結(jié)構(gòu)方面，可以通過引進(jìn)專業(yè)化檔案信息管理人才，擴(kuò)大檔案人員構(gòu)成（專業(yè)人員的）比例，從而更好地優(yōu)化和平衡檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)。還要加大對疾控中心檔案管理信息化工作的宣傳，使檔案管理人員樹立自我提高信息專業(yè)的意識，從而推動疾控檔案信息化建設(shè)工作。

（三）更新檔案信息化管理模式。疾控中心在改善自身信息基礎(chǔ)設(shè)施的同時，應(yīng)積極探索和改革原有的檔案管理模式，借鑒和參考國內(nèi)外優(yōu)秀的現(xiàn)代化檔案信息管理模式，從檔案的類型、來源、歸檔、存儲、檢索以及收錄等方面，實(shí)現(xiàn)檔案全方位、細(xì)節(jié)化的自動化管理。把現(xiàn)代化的計算機(jī)技術(shù)和傳統(tǒng)的檔案人工管理工作有機(jī)地結(jié)合起來，找到結(jié)合點(diǎn)，將人工的精準(zhǔn)和計算機(jī)的效率發(fā)揮到最大，從而推動疾控中心檔案管理信息化的良性發(fā)展。

[1]陸槽沐.SWOT分析模型在福建省物流發(fā)展中的應(yīng)用[J].江西農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(社科版),2004,3(4):35-38．

[2]王翠華.淺談檔案開發(fā)與利用的作用及建議[J].廣東水利電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報,2008(2):11-13.

[3]楊健.信息技術(shù)在疾控檔案管理中的應(yīng)用[J].新疆和靜縣疾病預(yù)防控制中心.2015,18(5).

[4]張亞倫.信息化環(huán)境下高校檔案工作者角色定位[J].中國檔案,2013(3):56-57.