簡析檔案管理現代化

韓繼紅

【摘要】檔案工作是一項記錄歷史、傳承文明、服務社會的重要工作。檔案管理是一門嚴謹的科學，檔案價值的實現取決于如何有效地利用它為政治、經濟、文化以及社會各項事業提供信息服務，讓“死檔案”變成“活信息”。本文就當前我國高等專科學校檔案管理存在的問題及對策進行了思考，對社會主義各項事業的建設具有十分重要的指導意義。

【關鍵詞】檔案；管理；現代化

檔案管理現代化，就是應用現代管理學原理，采用現代管理方法和現代管理手段即應用先進技術和先進設備，對檔案進行科學管理，不斷提高工作質量和工作效率，使檔案的基礎工作、貯藏保護、提供利用等工作達到現代化水平，有效地為國家建設服務。其包括檔案管理觀念現代化、檔案管理裝備現代化、檔案管理人員現代化等三個方面。

一、檔案管理現代化發展進程

隨著信息技術的發展，檔案管理現代化已成為檔案界的熱點。因此，有必要對我國檔案管理現代化建設情況進行深入分析和研究，總結經驗，找出問題并提出對策，以真正實現檔案管理的智能化、自動化、提高檔案管理的整體水平，使之更好地服務于經濟社會建設。

檔案管理現代化也是一個與科技發展同步的漸進過程，是一個有重點、有步驟地代替手工管理、解決實際問題的發展進構。然而，檔案管理現代化也是一個相對的概念，過去曾經先進實用的技術與管理方法，現在也許就落后于實踐發展了。因此簡要地回顧―下檔案管理現代化的發展演變過程，有助于探討當前的檔案管理現代化中存在的問題，并提供解決問題的對策。

二、我國檔案管理現代化的現狀

近年來，檔案管理現代化建設取得了很大成績，如適合于機關檔案工作的文書工作―體化管理系統已大規模應用，各檔案部門已基本實現計算機自動處理的環節，光盤技術在檔案信息的存儲和檢索中進入了實質性的應用階段，檔案計算機管理正逐步走向網絡化等【1】。

雖然我國檔案管理現代化建設已經得到了很大的發展，但此項工作畢竟是一項較大的系統工程，其發展過程中仍存在著這樣那樣的問題，如不及時采取措施妥善解決，將制約檔案管理現代化的發展進程。

三、我國檔案管理現代化建設中存在的問題

1.檔案管理現代化意識不強

管理觀念現代化是檔案管理現代化的靈魂。檔案管理現代化的首要內容是管理思想的現代化。如果檔案人員沒有現代化意識，就會影響檔案管理現代化的進程。沒有檔案管理觀念現代化，即使有一流的檔案保護和管理設施，不能稱其檔案管理現代化。多年來，檔案管理現代化是人們探討的熱門話題，但由于檔案意識薄弱，對檔案管理現代化的認識不夠，大多數單位也僅僅是把它停留在話題上。由此出現了領導不重視，資金投入不足，設備陳舊落后，對檔案管理現代化進程中出現的新情況、新問題（如電子文件的管理與利用）缺乏深入研究和具體的解決方法等若干問題，嚴重影響了檔案管理的現代化進程【2】。

2.檔案工作人員業務素質亟待提高

人才現代化是檔案管理現代化的前提。當前，檔案現代化管理的主要內容和核心，就是計算機技術的應用，即計算機檔案管理。電子計算機以其高速運算與極強的數據處理能力給檔案管理者帶來了科學的管理手段與先進的檢索方法。這就要求檔案工作者不僅需要具備圖書、情報、檔案學的專業知識，還需具備現代信息技術應用能力和信息加工處理能力等。

四、解決措施

針對目前檔案管理現代化過程中存在的問題，筆者提出以下解決措施

1.更新觀念，增強檔案管理現代化意識

在實現檔案管理現代化的過程中，首先是提高領導干部的認識，他們握著地區或單位檔案工作現代化管理的命運與前途。其次檔案工作人員也要牢固樹立依靠科技進步和科學管理的觀念，建立與時代合拍的檔案意識，克服對檔案管理現代化的片面認識，切實轉變計劃經濟時代形成的對檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，實現檔案管理的被動式服務為主動式服務，將封閉式服務轉化為開放式服務，進而有計劃、有步驟積極而穩妥地開展檔案現代化建設。

2.加強檔案人員的培養，提高業務能力

要牢固樹立人才資源是第一資源的思想，抓好檔案人才的培養，不斷提高檔案人員的自身素質，以人才資源開發推動檔案現代化的進程。首先要提高檔案工作人員的基礎素質，樹立標準意識，因為檔案人員的標準意識如何，決定了檔案基礎業務工作的質量。其次加強對信息技術應用能力的培訓，學習與檔案信息化相關的計算機應用基礎知識、數字化技術知識、網絡技術知識、現代管理技術知識、外語知識等，從理論和實踐上認真解決檔案專業與各種現代化管理專業相結合的問題，提高檔案工作人員的業務素質，以滿足檔案信息化發展的需要。

結語

總之，檔案管理現代化是一項復雜的系統工程，要充分調動各方面的積極性，相互配合，共同努力，使檔案工作形成一個科學、完整、合理的現代化管理體系，真正實現檔案管理的智能化、自動化、提高檔案管理的整體水平。

【參考文獻】

[1]郭歡.簡析檔案管理方法的現代化[J].中小企業管理與科技（上旬刊），2016，（10）：45-46.[2017-08-08].

[2]劉文梅.簡析現代化企業的檔案信息化管理[J].經營管理者，2015，（11）：270.[2017-08-08].