事業(yè)單位人事檔案管理方法探討

郭思佳

摘要：新時(shí)期我國(guó)事業(yè)單位職能發(fā)生了深刻的變化，事業(yè)單位改革全面開(kāi)展，人力資源管理效能關(guān)乎著事業(yè)單位的科學(xué)發(fā)展。檔案管理是衡量一個(gè)事業(yè)單位管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位對(duì)檔案的管理也提出了更高的要求。更新人事檔案管理方法，才能提升事業(yè)單位人力資源的管理效能，幫助解決當(dāng)前事業(yè)單位人力資源管理機(jī)制存在的問(wèn)題。本文對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理中的方法問(wèn)題進(jìn)行了論述，并且探討如何完善事業(yè)單位人事管理方法。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案；管理方法

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，各行各業(yè)都開(kāi)始著“互聯(lián)網(wǎng)+”的轉(zhuǎn)型。檔案管理的工作內(nèi)容和方式也在發(fā)生著巨大的變革，人事檔案管理逐漸趨于現(xiàn)代化，正在朝著網(wǎng)絡(luò)化和信息共享邁進(jìn)。這些改變都給事業(yè)單位人事檔案工作人員提出了更高的職業(yè)要求，大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位人事檔案管理面臨創(chuàng)新性挑戰(zhàn)。

一、人事檔案管理概念

人事檔案管理是事業(yè)單位人員基本信息記載，反映工作人員的基本情況，包括工作業(yè)績(jī)、知識(shí)背景、獎(jiǎng)勵(lì)懲罰情況、人員調(diào)動(dòng)記錄等[1]。人事檔案管理是事業(yè)單位人才信息的重要記錄，是現(xiàn)階段信息社會(huì)人才管理的重要決策依據(jù)。所謂的現(xiàn)代化人事檔案管理方法，是依據(jù)“大數(shù)據(jù)”技術(shù)，快速檢索所需要的信息，實(shí)現(xiàn)人員信息檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)和機(jī)器分析。

二、事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案管理人員的整體素質(zhì)不高

現(xiàn)階段，我國(guó)中職院校對(duì)檔案管理者的要求不高，招聘門(mén)檻設(shè)置過(guò)低[2]。專(zhuān)業(yè)技能和文化追評(píng)過(guò)低的現(xiàn)象普遍存在。大多數(shù)的中職院校檔案管理崗位的人員不是相關(guān)對(duì)口專(zhuān)業(yè)人才，學(xué)歷不高，年齡偏大。由于檔案管理者的自身素質(zhì)不高，工作主動(dòng)性不高，責(zé)任心也不夠強(qiáng)，學(xué)校對(duì)其要求也逐漸放松，長(zhǎng)期以來(lái)，檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)被拉低，并且制約著檔案管理事業(yè)的進(jìn)步。

（二）事業(yè)單位人事檔案信息利用率不高

目前事業(yè)單位人事檔案管理者普遍缺乏開(kāi)拓進(jìn)取、大膽創(chuàng)新的精神，不能夠進(jìn)行管理方法的及時(shí)革新，不僅影響著檔案管理工作，也會(huì)影響檔案管理人員的工作熱情。單一化、枯燥化檔案管理工作導(dǎo)致人員的工作積極性不夠高。事業(yè)單位的檔案蘊(yùn)含著單位發(fā)展中方方面面的問(wèn)題，如果能夠有效開(kāi)發(fā)出檔案信息，就能對(duì)單位的發(fā)展提出建設(shè)性的意見(jiàn)。但是由于人員能力及管理機(jī)制的相對(duì)不完善，人事檔案價(jià)值開(kāi)發(fā)還未能實(shí)現(xiàn)。

（三）人事檔案管理技術(shù)及基礎(chǔ)設(shè)施落后

由于事業(yè)單位對(duì)于人事檔案管理工作的重視不到位，資金的投入力度較小，檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施相對(duì)落后。無(wú)論是檔案資料存放庫(kù)房、管理硬件、防火防盜、日常維護(hù)等條件都未能及時(shí)更新。在信息時(shí)代背景下，沿用舊的工作方式會(huì)增加資料檔案搜集、整理的時(shí)間。硬件設(shè)施條件的缺乏會(huì)阻礙檔案管理形式的變革。電子科技的應(yīng)用程度不高，遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到“無(wú)紙化”，降低了管理效率。

三、加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理的思考

（一）完善檔案管理制度，規(guī)范管理行為

制定規(guī)范化的管理機(jī)制來(lái)滿(mǎn)足人事檔案管理需要。事業(yè)單位要對(duì)檔案管理人員定期進(jìn)行工作考核，將考核的內(nèi)容進(jìn)行量化分析，將具體的工作內(nèi)容整理成階段性的量化表格[3]，然后根據(jù)工作考核量化表來(lái)對(duì)應(yīng)檔案管理人員的待遇福利、晉升機(jī)會(huì)、培訓(xùn)機(jī)會(huì)等等。

（二）創(chuàng)新檔案管理思路，實(shí)現(xiàn)工作創(chuàng)新

新時(shí)期的檔案管理要趨于信息化，要借助現(xiàn)代化管理技術(shù)提高檔案管理水平，在進(jìn)行檔案管理數(shù)字化建設(shè)方面，要首先樹(shù)立檔案管理的現(xiàn)代化理念，更新對(duì)檔案管理的技術(shù)認(rèn)識(shí)。加快檔案管理數(shù)字化建設(shè)，建立一套科學(xué)高效的管理體系，實(shí)現(xiàn)技術(shù)信息化、數(shù)字化的科學(xué)管理。

（三）利用信息化辦公手段，提高工作效率

要應(yīng)用計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)、信息檢索技術(shù)等進(jìn)行現(xiàn)代化的辦公。利用強(qiáng)大的計(jì)算機(jī)空間進(jìn)行資料的搜集、分類(lèi)、存儲(chǔ)、傳遞，提高檔案管理實(shí)效。要加速事業(yè)單位網(wǎng)絡(luò)化檔案管理建設(shè)，建立電子檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)。鼓勵(lì)各部門(mén)以數(shù)字音視頻、數(shù)字圖片的形式上傳檔案資料，對(duì)于檔案的查詢(xún)?cè)O(shè)置一定的權(quán)限，部分實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化開(kāi)放性檢索。

（四）注重檔案管理人員技能，適度進(jìn)行培訓(xùn)

增加培訓(xùn)機(jī)會(huì)是提高人員素質(zhì)的關(guān)鍵，對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員的培訓(xùn)要求要貼合檔案管理現(xiàn)代化的工作重心，圍繞著提高檔案管理人員的思想意識(shí)、業(yè)務(wù)本領(lǐng)、先進(jìn)技術(shù)、管理能力來(lái)多方位展開(kāi)[4]。要訓(xùn)練他們的實(shí)際操作能力，順應(yīng)自身發(fā)展和職業(yè)發(fā)展的未來(lái)需要，不斷提高人員的素質(zhì)水平。定期邀請(qǐng)專(zhuān)家進(jìn)行檔案管理知識(shí)講座，長(zhǎng)期地進(jìn)行業(yè)務(wù)技術(shù)交流。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，目前的事業(yè)單位檔案管理存在著諸多的問(wèn)題，也預(yù)示著檔案管理工作改革的長(zhǎng)期性、復(fù)雜性、系統(tǒng)性。這是一項(xiàng)綜合管理觀(guān)念、資金投入、人才管理等多方面的工作，在事業(yè)單位未來(lái)發(fā)展的道路上具有十分關(guān)鍵的作用。相關(guān)管理者要不斷提高對(duì)人事檔案管理重視程度，增強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，進(jìn)一步完善檔案管理機(jī)制，推動(dòng)檔案管理的信息化進(jìn)程。對(duì)待大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理要有一個(gè)清楚的認(rèn)識(shí)，制定解決問(wèn)題的規(guī)劃，及時(shí)進(jìn)行信息化改革，引進(jìn)先進(jìn)的管理?xiàng)l件和專(zhuān)業(yè)人才，穩(wěn)步邁入事業(yè)單位人事檔案管理的新階段。

參考文獻(xiàn)：

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