外展項目的運營和管理初探

胡宇清

[摘要]美術(shù)館是一種學(xué)術(shù)機構(gòu)，同時擔(dān)負(fù)起滿足人民日益增長的文化需求的職責(zé)。美術(shù)館在廣為大眾所關(guān)注的今天，更是承擔(dān)起展覽項目與運營的新課題。每一個外展的成功呈現(xiàn)，都是展覽洽談、合同簽訂、展覽布置以及宣傳推廣等一系列工作順利開展后的結(jié)果。

[關(guān)鍵詞]美術(shù)館 藝術(shù)展覽 外展 運營管理

美術(shù)館是一種學(xué)術(shù)機構(gòu)，同時擔(dān)負(fù)起滿足人民日益增長的文化需求的職責(zé)。美術(shù)館在廣為大眾所關(guān)注的今天，更是承擔(dān)起展覽項目與運營的新課題。

1997年11月28日開館的廣東美術(shù)館，在開館之際，即明確己任，擔(dān)負(fù)起收藏、研究、展示國家藝術(shù)珍品，注重公民素質(zhì)教育、文化交流，推動當(dāng)代美術(shù)事業(yè)發(fā)展等社會責(zé)任和歷史使命，集收藏、研究、陳列展覽、教育、交流和服務(wù)共六大功能于一身。其中，前瞻的國際視野，注重與國外進行文化交流，引進優(yōu)秀的藝術(shù)展覽，讓公眾了解不同文化之間的差異，是廣東美術(shù)館的一大特色。

廣東美術(shù)館的外展引進可以分成兩個階段：一是開館至2000年左右，這一時期的展覽基本是被動接受其他機構(gòu)推薦；二是2000年以后，在前一階段積累的基礎(chǔ)上，加強和外界的聯(lián)系，與國外的博物館、文化機構(gòu)及各國駐廣州的總領(lǐng)事館等建立良好的合作關(guān)系，依托本館的學(xué)術(shù)定位和眼光，結(jié)合觀眾的品味，主動地去挑選藝術(shù)展覽項目。

每一個外展的成功呈現(xiàn)，都是展覽洽談、合同簽訂、展覽布置以及宣傳推廣等一系列工作順利開展后的結(jié)果。筆者已在廣東美術(shù)館工作十多年，主要負(fù)責(zé)國際藝術(shù)項目的運營，希望以工作中負(fù)責(zé)的項目為例，從合同、展覽設(shè)施報告和展示方案等幾個方面，與同行們進行經(jīng)驗交流、切磋，為日后的工作帶來一些新的思路和啟迪。

一、展覽合同

合同是約束展覽雙方責(zé)任和義務(wù)必不可少的文本。很多展覽糾紛，即由合同條款不清楚而引起。如2012年廣東美術(shù)館舉辦第四屆廣州三年展主題展，因為展覽經(jīng)費非常有限，而只在合同中明確藝術(shù)家作品的運輸和保險費用由廣東美術(shù)館支付，沒有提及包裝費的問題，希望以這樣的方式默認(rèn)包裝費由藝術(shù)家自己承擔(dān)。當(dāng)運輸公司跟藝術(shù)家聯(lián)系上門收件的時候，問題就出來了，很多藝術(shù)家都認(rèn)為，運輸和保險費以及包裝費是一體的，屬于一攬子費用，把包裝費單獨刨除出來由藝術(shù)家支付的做法不合理。為此，我們費了很多時間去逐一解釋，這樣做不是我們不想支付，來轉(zhuǎn)嫁與推卸，而是經(jīng)費局促下的無奈之舉。最后，一部分藝術(shù)家同意自己支付，還有一些藝術(shù)家無論如何都不答應(yīng)，為了展覽的順利進行，后者的包裝費最終由我館支付。合同不明確必定導(dǎo)致工作效率降低，甚至由此產(chǎn)生經(jīng)濟損失，影響與藝術(shù)家或者策展人之間的合作關(guān)系。一些細(xì)節(jié)問題看起來微不足道，但細(xì)節(jié)往往決定成敗，因此決不能忽視。

一般來說，外展合同包括以下重要內(nèi)容：

1.運輸和保險：規(guī)范展覽中運輸和保險的范圍、職責(zé)和費用的條款。專業(yè)的藝術(shù)品運輸公司對保障展品在運輸過程中的安全起到關(guān)鍵的作用。與國外博物館或者美術(shù)館合作的大型展覽，關(guān)于展品運輸，合作方一般都指定要專業(yè)的藝術(shù)品運輸公司來承擔(dān)。由于專業(yè)運輸公司的成本非常昂貴，所以運輸和保險的費用在整個展覽運營費用中的比例一般高達50%，甚至更多。

“釘?shù)结敚╪ail to nail insurance）”是一種約定俗成的說法，即針對藝術(shù)品在運輸和布展過程中的一項保險。從展品離開美術(shù)館的倉庫或者墻壁那一刻起，直到其歸還到美術(shù)館相同的位置，這一期間的保險責(zé)任都由保險公司承擔(dān)。這是目前為止被認(rèn)為對展覽展品能起到最大保護作用的險種。

2.借展費。歐美博物館同行之間因為展覽或者館際交流需要而互相借出展品，一般沒有借展費。政府與政府之間的文化交流，其展覽也不存在借展費的說法。一般來說，借展費要視展覽洽談雙方的經(jīng)濟實力和文化實力，再經(jīng)過談判而定，如果能夠談成交流展覽，借展費就可以免除，否則就要收取。此外，并非繳納借展費即可任意挑選展品，比如在意大利，國家對藝術(shù)品能否出借有嚴(yán)格的規(guī)定，如果該藝術(shù)品不能出借而又確需借出展覽，則要啟動非常繁復(fù)的程序。

3.版權(quán)條款：規(guī)范展覽方出于文化或者商業(yè)目的使用展品圖片或者復(fù)制品的條款。近年，人們的版權(quán)意識越來越強，很多展覽，特別是涉及多個出借方的展覽，多只免費提供數(shù)量極為有限的展品圖片作為宣傳使用，并強調(diào)不能作為商業(yè)活動之用；如果要使用免費提供之外的其他圖片，即使用于非盈利的途徑，也要支付相關(guān)的版權(quán)費用。出于商業(yè)考慮使用的圖片，通常都需要支付一定數(shù)額的版權(quán)費用。

4.衍生品的銷售。衍生品有兩種銷售方式：一是直接出售對方生產(chǎn)的衍生品，這種操作方式相對簡單，但是涉及到工藝品臨時進口的通關(guān)、繳納相關(guān)稅款，以及雙方分配利潤的問題；另外一種是買斷展品的版權(quán)后在國內(nèi)設(shè)計并生產(chǎn)，這種方式成本投入比較大，需要對市場有較好的把握度。

下面結(jié)合2002年廣東美術(shù)館舉辦“走向現(xiàn)代——英國藝術(shù)300年”展的實例，來談?wù)褂[合同所包括的大體內(nèi)容。合同規(guī)定由英方策展，展出包括英國曼徹斯特貝里藝術(shù)博物館在內(nèi)的英國西北部共17家收藏機構(gòu)的公共藝術(shù)藏品80件，作品創(chuàng)作的年代跨度從18世紀(jì)至20世紀(jì)。合同明確了英國各出借藏品博物館的具體借展費用，并確定由巡展的幾家中國機構(gòu)平均承擔(dān)。由于此次展覽比較特殊，運輸費和保險費也是由承辦展覽的幾家中國美術(shù)館、博物館一起分?jǐn)偅贤鞔_了展品具體由哪家專業(yè)的藝術(shù)品運輸公司承運，運輸?shù)馁M用具體多少，每一家分?jǐn)偟馁M用是多少；保險由中國人民保險公司承保“釘?shù)结敗彪U，展覽險涵蓋時間為一年，保險費占展品總額的千分之五。展覽對于作品圖片的使用版權(quán)有嚴(yán)格的規(guī)定，合同標(biāo)明策展方挑選12件最具有代表性的作品作為展覽非商業(yè)性的宣傳推廣資料，提供給中國各個巡展場館，如果承展方需要這12件作品以外的作品圖片，需要支付版權(quán)使用費，每一張作品的版權(quán)費用都不同，需要承展方和英方進行具體洽談。合同規(guī)定英方開發(fā)展覽的衍生品，以寄售的方式銷售，具體實施需要與中方洽談。這次“展覽合同”的簽訂規(guī)范、明了，雙方合作得十分愉快和成功，為廣東美術(shù)館日后開展外展合作積累了經(jīng)驗。

二、展覽設(shè)施報告

展覽設(shè)施報告是考察一個場館硬件、軟件各方面能否承接展覽的基本指標(biāo)。一般來說，外展特別是博物館藏品級別的展覽對場館設(shè)施的要求比較高，所以在洽談?wù)褂[的同時，展覽承接方需要向?qū)Ψ教峁┍攫^的展覽設(shè)施報告。硬件方面，建筑物本身的設(shè)計是否專門作為博物館使用，展廳如何規(guī)劃，是否有達到一定運載能力的貨梯，載貨的電梯和展廳之問的距離，是否有臨時倉庫等；場館必須有中央空調(diào)系統(tǒng)，保證展覽空間和展示柜24小時都能保持恒溫恒濕的狀態(tài)，有些展覽甚至要求貨物裝卸區(qū)域也達到恒定的溫濕度；使用專業(yè)的照明系統(tǒng)，紫外線要限制在最低的數(shù)值，對紫外線和日光敏感的作品要使用相應(yīng)的照明措施；防火系統(tǒng)和安全報警系統(tǒng)應(yīng)該與當(dāng)?shù)刈罱南谰趾凸簿值南到y(tǒng)連接起來，處在24小時實時監(jiān)控的狀態(tài)，防火和報警的設(shè)備要定期維護。從軟件角度來看，無論是展廳場地還是照明、防火、報警設(shè)備的維護都需要訓(xùn)練有素的專業(yè)人員來操作，如果設(shè)備系統(tǒng)先進，人員的專業(yè)技術(shù)水平跟不上，也是無法達到展覽要求的。

三、展覽策劃

對于引進的國外展覽，如何結(jié)合外方的策展方案，注入我方的策劃思想，這點很重要。如果我們只是把展覽從一個地方搬到另一個地方，即使完美執(zhí)行了外方的策展方案，這個展覽也是對不起觀眾的。因為觀眾從自身的歷史文化背景出發(fā)，不一定能充分理解這些作品。美術(shù)館應(yīng)該變被動為主動，去研究策劃方案，形成一個有自己態(tài)度和思考并充分考慮大眾需求的方案。

2013年，廣東美術(shù)館策劃了“光的現(xiàn)代性”展，展出1850年至1950年期間意大利托斯卡納地區(qū)藝術(shù)家創(chuàng)作的作品大約70件，題材包括自然風(fēng)光、人物和動物等幾個主題。這樣的展覽題材通俗易懂，風(fēng)格雅俗共賞，深受大眾喜愛，不需費周折策劃，本身也會成為一個不錯的展覽。但我們并不滿足于此，而希望把展覽所蘊含的更加豐富的文化內(nèi)涵傳達給觀眾。在查閱眾多資料后發(fā)現(xiàn)，展出的不少作品屬于“斑痕畫派”（Macchiaoli）。斑痕畫派19世紀(jì)下半葉在托斯卡納地區(qū)誕生，該地區(qū)一群藝術(shù)家為了在藝術(shù)上突破傳統(tǒng)學(xué)院派墨守成規(guī)的做法，提出到室外寫生，在作品中引入自然光線，這批畫家甚至比印象畫派畫家更早地意識到室外寫生的重要性，但因他們在追求外光效果上的成就遜色于印象畫派，而影響局限在意大利地區(qū)。同時，我們了解到，不僅是外光，當(dāng)時攝影術(shù)的發(fā)明也對藝術(shù)創(chuàng)作產(chǎn)生了重要的影響。因此，我們在展廳設(shè)立一個延伸閱讀區(qū)，用對比的方式，把外光在現(xiàn)代主義藝術(shù)運動中的發(fā)展演變過程以文字和圖片的方式呈現(xiàn)出來，讓觀眾對這個展覽的體驗更加親切和立體。

四、展示方案

美術(shù)館最為受眾熟悉的是其展覽功能。一個展覽是否具備吸引力和影響力與展示的方式密切相關(guān)。展示是通過技術(shù)手段處理平面、空間和聲音的關(guān)系，體現(xiàn)并還原展品的人文內(nèi)涵。展示方案即展覽如何呈現(xiàn)，這是展示工作擔(dān)負(fù)的基本任務(wù)，一般由策展人和專業(yè)的建筑師根據(jù)展覽內(nèi)容共同制定。

下面以廣東美術(shù)館在2006年舉辦的“意大利二十世紀(jì)藝術(shù)展”為例，粗略談一下架上作品的展示方案。這個展覽于2006年10月2日至12月10日在廣東美術(shù)館三樓展出，展示面積約600平方米，一共三個展廳，展示20世紀(jì)各個藝術(shù)發(fā)展階段具有代表性的繪畫作品約一百件。展覽建筑師提交的展示方案非常完整、詳細(xì)和簡潔，操作性很強，它用平面和立體的圖形呈現(xiàn)展覽整體的布局，展覽參觀路線每一面墻具體擺放哪些作品都已用圖標(biāo)注，布展工作人員即使在沒有指點的情況下，也完全可以獨立完成工作。一個完善的展示方案，總的來說有幾點內(nèi)容是必不可少的：1.清晰的參觀路線；2.每件展品如何擺放；3.如何凸顯重要的作品；4.燈光如何照射等。

五、外展運營項目管理工作

1.報批

報批要提前三個月進行，展品數(shù)量在120件以下的展覽向當(dāng)?shù)氐氖〖壩幕鞴懿块T申報，超過這個數(shù)量需要向文化部申報。需要呈報上級部門的申報材料包括：展覽介紹、藝術(shù)家介紹、合作機構(gòu)或策展人介紹、展覽合同、作品清單（含圖）以及其他相關(guān)的附件材料。

2.作品進出關(guān)

中國海關(guān)對進出關(guān)的藝術(shù)品有相當(dāng)嚴(yán)格的管理規(guī)定。不以商業(yè)盈利為目的展覽作品進入國境，需要辦理臨時進口證件，保證展品在規(guī)定時間內(nèi)離開中國，返回出口國，一般外國藝術(shù)作品在中國境內(nèi)逗留的時間最長不超過一年。除此，海關(guān)需根據(jù)展品的實際商業(yè)價值，按照一定的比例收繳保證金，保證金由展覽承接方繳納。保證金的金額通常非常昂貴，廣東美術(shù)館的做法是向海關(guān)陳述困難，并提出由海關(guān)24小時駐館實時監(jiān)控的申請，即海關(guān)在館內(nèi)設(shè)立辦公點，保證展覽的進口和出口工作程序完全符合海關(guān)的要求。作品進口和出口時數(shù)量和品名明細(xì)要保持一致，否則會造成諸多不便。作品入關(guān)是如何裝箱的，每箱裝哪幾件，出口的時候要嚴(yán)格保持一致。曾有一次，因裝箱工作人員疏忽，把一件工具放進作品的箱子，出口時被海關(guān)查驗發(fā)現(xiàn)，承展方向海關(guān)陳述原因而耽誤了展品出口時間。

3.作品開箱檢驗

作品抵達美術(shù)館之后，策展人、美術(shù)館保管人員、專業(yè)運輸公司工作人員三方在場對作品進行開箱。美術(shù)館的保管人員需要拍照，并出具作品檢查報告。檢查報告描述每一件作品開箱時的保存狀況，對于傳統(tǒng)的作品，從作品的材料，到畫面的保存情況、顏色，再到畫框的保存情況等進行詳細(xì)記錄。作品抵達美術(shù)館后，為避免短時間內(nèi)承受不同環(huán)境變化而導(dǎo)致對作品材料本身造成傷害，一般要在恒溫恒濕的展示環(huán)境中停放24小時之后才能開箱檢驗。展覽結(jié)束，進行展品包裝前，美術(shù)館保管人員要對展品的狀況再次檢查才能裝箱。

4.展廳設(shè)施

展覽設(shè)施報告并非流于形式的文本。在展品抵達美術(shù)館之前，承展方最好就展覽設(shè)施報告中的細(xì)節(jié)內(nèi)容全面檢查一遍，保證館內(nèi)的安保系統(tǒng)、展廳溫濕度、電梯、展廳內(nèi)外照明等都達標(biāo)，因為外方工作人員抵達之后，會嚴(yán)格執(zhí)行這份報告的參考數(shù)據(jù)。以“走向現(xiàn)代——英國藝術(shù)300年”展為例，當(dāng)時外方工作人員到場館檢查發(fā)現(xiàn)，展廳的濕度比設(shè)施報告略高了幾個百分點，于是馬上停止工作和我方進行談判，直到美術(shù)館答應(yīng)購入多臺抽濕機，保證展廳的濕度，工作人員才重新開始工作。可見，展廳的硬件條件不允許任何的馬虎。

5.布展人員

布展人員是展覽的靈魂人物。一個展覽的成功，與布展團隊的密切配合是分不開的。因為外方對工作專業(yè)性要求比較高，通常外展需要選擇訓(xùn)練有素、經(jīng)驗豐富的工作人員參與布置。

6.人員接待

我國對人員接待標(biāo)準(zhǔn)有統(tǒng)一規(guī)定，在平等合作的基礎(chǔ)上，承展方遵循標(biāo)準(zhǔn)并盡賓主之宜，給對方留下美好和親切印象，也是體現(xiàn)工作專業(yè)性的具體環(huán)節(jié)。這需要我們考慮不同文化之間的差異性，需要考慮對方的文化背景和個人的需求。比如我們在訂賓館的時候，應(yīng)該考慮到對方語言不通，選擇有外語服務(wù)的賓館；在安排飲食方面，要考慮對方是否有宗教信仰或者其他膳食要求，如果不需要安排飲食，是否有相應(yīng)的貨幣補助；對于年紀(jì)較大的工作人員，我們是否可以安排懂外語的實習(xí)生陪同。諸如此類的細(xì)節(jié)，在工作過程要及時發(fā)現(xiàn)并予以解決。

結(jié)語

美術(shù)館在加強自身定位的前提下，要不斷加強團隊業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高和建設(shè)，更要將諸多專業(yè)意識制度化，逐步完善自我，以追求卓越的態(tài)度融入國際軌道，繼而增強藝術(shù)鑒定的權(quán)威性，承擔(dān)相應(yīng)可行的職責(zé)，使藝術(shù)外展工作做得更好。

（責(zé)任編輯：尹雨）