對企業檔案工作者綜合素質提升的思考

文/佛山市公用事業控股有限公司 葉敏婷

對企業檔案工作者綜合素質提升的思考

文/佛山市公用事業控股有限公司 葉敏婷

企業檔案管理是企業的一項基礎性工作，支撐著企業的發展，大數據時代的來臨，促使企業檔案管理的內涵得到豐富，檔案工作者在崗位上所具備的知識技能及各種業務素養同時也面臨著考驗。檔案工作者綜合素質的高低直接影響著檔案管理工作的效率、水平和質量，因而對檔案工作整體效能的發揮有著重要的作用。

企業檔案；工作者素質；提升；思考

一、企業檔案管理發展的趨勢

當前，人類社會已發展成為信息社會，以互聯網為代表的技術革命浪潮的到來，促進了檔案在信息社會中的地位日益凸顯，隨著科學技術發展和被廣泛應用，檔案管理也由傳統的管理方式轉為現代化的、數字化的管理方式。檔案管理的發展趨勢呈現出以下幾方面的特點：

（一）信息化。大數據時代的到來，使得信息數據資源的價值得到了人們的普遍認同，同時也促使檔案室的發展從封閉的檔案室（館）延伸到外圍空間，未來社會對檔案的關注已不僅局限于單純的保存和管理，而是如何開發、傳播、利用和創新，檔案的信息化也得到空前的發展。一方面，檔案信息的種類日漸豐富，現在的檔案中除了所有形式的辦公文檔外，其他具有保存價值的信息載體形式（圖片、音頻、視頻、網頁、實物等）也急劇增長。因此，檔案信息化的發展正在進行文件實體管理向信息管理、知識管理的變革。另一方面，檔案信息數量持續增長，大數據技術的發展使得檔案信息收集的范圍更廣，存儲途經更多樣化，也更為便利。

（二）資產化。知識管理被認為是“21世紀企業管理新方向”，知識在新常態下絕非僅僅一種資源，而是能為企業創造價值的一種核心的無形資產。從知識資產的角度來看企業檔案，企業檔案所包含的內容涉及企業生產經營活動的全過程，是企業信息資源的核心，是企業知識長期積累下的記錄和沉淀，其中很多檔案是企業顯性知識資產的重要組成部分。例如：企業經營管理類檔案、基本建設類檔案、產品類檔案、科學技術研究類檔案等。因此，新常態下知識管理對企業的檔案管理工作提出了許多新要求，將企業檔案納入企業知識資產的范疇中加以管理，對提高企業檔案的利用率，增強企業核心競爭力有重要的意義。

（三）人文化。檔案記載某一機構、企業、組織的發展軌跡，其本身就是一種文化現象，可直接服務于文化建設。就企業文化建設方面而言，企業檔案是企業在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業有保存價值的各種形式的文件材料，它作為企業生產經營和企業文化建設的真實記錄，是企業文化儲存的主要形式，是企業形象的綜合反映，其本身具有鮮明的文化特征。例如：利用檔案信息資源對企業以往的規章制度進行梳理；利用檔案的各種史料和專題材料展示企業的奮斗歷程；利用檔案材料進行企業形象策劃，這些都是企業檔案通過展示企業的物質文化成果、體現企業的行為文化、反映企業的制度文化，為企業文化建設提供有力的服務支撐，對企業起到“內促動力，外樹形象”的顯著效果。這是發展先進文化的客觀要求，也是時代賦予檔案工作者的歷史使命。

二、檔案管理人員的素質現狀

面對檔案行業發展呈現出的一系列新趨勢，在檔案管理工作中逐漸暴露出信息時代部分檔案工作者綜合素質不高、對企業經營發展中的新問題辨認能力和應變能力薄弱，服務水平停留在低層次的應付程度上等現象。

（一）專業水平有待進一步提高。長期以來，人們普遍認為檔案管理工作是清閑、安逸且沒有太多技術要求的工作，許多企業在人員配置上欠缺考慮，部分從事檔案工作者存在專業不對口、臨時兼任、無證上崗、零基礎知識等問題，導致許多企業在檔案管理工作過程中，出現了檔案歸檔分類不規范，脫離企業實際需要、檔案編號編排不合理、檔案標題書寫不規范、檢索效率不高、檔案內容缺乏利用價值等現象。檔案管理是一項綜合性很強的基礎管理工作，它所涉及的知識領域較為廣闊，特別在當今時代信息、網絡化的不斷發展，網絡技術進一步延伸、滲入，我們許多的檔案工作領域也得到發展，而由此引起的對檔案工作者的綜合素質要求也越來越高。

（二）觀念陳舊，不適應時代的需要。部分檔案工作者對信息時代以計算機技術、通信技術、信息存儲技術為代表的新理論、新技術、新方法產生了一種無形的心理壓力。有的“怕”字當頭，怕不適應、怕跟不上、怕被淘汰，由此產生了恐懼感；有的因循守舊，用老眼光看待發展，對新技術、新領域不接受，甚至產生抵觸情緒；有的不能以全新視野審視自己的觀念，調整角色定位，導致角色扮演失調。認識上的偏頗、觀念上的陳舊，導致行為上的梗阻。

究其原因，首先，有的企業領導檔案意識比較淡薄，對檔案管理工作不夠重視，認為檔案工作人員只是扮演“倉管員”角色，未能認識到檔案工作人員的綜合素質提高的重要性。有的企業領導只重視經營業績，重視對經營業務部門的專業技能培訓，忽視了檔案工作人員的繼續教育培訓，對檔案人的職業規劃也缺乏足夠的支持；檔案資金的投入不足，檔案管理設備和技術落后。其次，部分檔案工作人員對自身面臨的巨大挑戰認識不足，或者滿足于自己已掌握的知識，不懂得如何將接手的新技能應用于實際工作中，或者缺乏應用的主動意識，不愿花時間和精力來整合提高新的技能。

三、提升檔案管理人員綜合素質的途徑

隨著信息化程度的深入，檔案管理工作所要求的深度和廣度也逐漸變化發展，具備扎實的基礎知識、專業的技能和良好職業素養的復合型檔案工作者是檔案行業發展趨勢的需要，也是時代的呼喚。

（一）加強檔案管理人員的政治素養和法制教育。檔案管理人員的工作內容與個人隱私、社會和國家的利益息息相關，全面提升檔案管理人員的職業道德素養是順利開展檔案工作的必要保證。以中國特色社會主義核心價值觀引領思想，幫助檔案工作者樹立社會主義榮辱觀，并加強《檔案法》《保密法》的等法律法規的學習教育，約束規范檔案工作者的行為，以促進檔案工作者的政治素養和道德素養的提升。企業要加強對檔案工作者的管理，檔案工作者在管理檔案的過程中，除了具備業務能力外，還須熟悉相應的法律法規，嚴格按照各項規章制定開展日常管理工作。

（二）積極培養具備專業素質的復合型檔案管理人才。信息化飛速發展的時代，檔案管理工作的壓力與日俱增，管理難度不斷增大，這就要求企業要進一步加強對檔案工作的重視程度，自覺更新檔案意識，對新常態下專業素質的復合型檔案人才的迫切需求有一個清醒、深刻的認識，給予檔案工作者繼續教育、資金以及政策上的支持。一是根據行業發展趨勢和公司經營發展戰略的需求，企業要組織檔案工作者參加專業培訓或繼續教育學習，尤其在信息化方面，增設計算機應用的相關培訓課程，使檔案工作者熟練掌握計算機知識，促進檔案人員對企業的檔案信息進行電子化、數字化的有效管理和控制。二是企業領導要高度重視，加大支持力度，把檔案工作納入公司工作規劃中，不斷完善檔案管理的各項規章制度，改善檔案工作者的工作環境和關注其職業生涯發展。在資金方面，加大投入力度，定期補充和更新辦公設備，完善各項硬件設施。在職業發展規劃方面，努力創造職業晉升平臺，從服務效率、業績成果、安全保密、業務操作、管理水平、學習成效等方面進行綜合考核，創造客觀、公平的職業晉升平臺，促進檔案工作者由崗位能手向行業技術專家方向發展。

（三）不斷優化自身的知識結構和提升自主學習的能力。從檔案管理人員自身來看，要成為本職工作的行家里手，就要通過不斷優化已具備的知識結構，拓寬視野。要把自主學習作為提升自身素質的一個重要途徑，立足崗位和業務發展需求，通過自主學習，熟練掌握與檔案工作相關學科的基礎知識，重點提升自身對檔案信息的處理能力，這不僅要求檔案工作具備收集、整理檔案信息的能力，還要求檔案工作者不斷提升判斷檔案信息和挖掘檔案信息價值的能力，對數據資源進行系統整合，為企業提供更優質的、更便利、更準確的服務。同時，在與人交流中不斷提升溝通協調能力，并注重學習過程中的積累與探索，把理論和實踐工作有機地結合起來。

（四）以“工匠精神”引領強化服務意識，促使檔案價值最大化。一個企業的檔案管理工作是以服務企業為基礎，它不是一種“你問我答”“你來我查”的被動服務，如何最大限度地發揮檔案的利用價值是檔案工作的發展之源，服務理念是立業之本，“便捷的存查、高效地檢索、有效地開發利用、發揮參謀作用”應該是每個企業檔案工作者對檔案事業的追求。中央政府倡導的“工匠精神”，對各行業從業者提出了專注、耐心、執著、淡然、堅守、精細等品質，其落實在檔案工作者個人層面，就是一種對職業的敬畏、對檔案的負責、對服務的熱忱、對工作的執著。檔案工作者要積極踐行“工匠精神”，以一絲不茍、兢兢業業、追求精益求精的態度不斷增強服務意識，以高度的責任感變被動為主動，甘于平淡，甘于默默無聞，將精益求精的“工匠精神”融入檔案工作的每一個環節中，利用自身的分析、判斷和綜合能力優化盤活檔案信息，使檔案信息能為企業經營發展服務，為企業提供高“含金量”的信息支持。