高校學(xué)術(shù)會議中心使用管理與設(shè)備維護

薛宗瓏++侯文紅++王志獻

摘 要 簡要介紹高校學(xué)術(shù)會議中心的功能、管理制度、使用管理等一些具體措施，詳細(xì)介紹學(xué)術(shù)會議中心常用的使用操作規(guī)范和維護保養(yǎng)經(jīng)驗。

關(guān)鍵詞 學(xué)術(shù)會議中心；使用管理；多媒體設(shè)備；使用維護

中圖分類號：G483 文獻標(biāo)識碼：B

文章編號：1671-489X（2017）14-0021-03

Using Management and Equipment Maintenance of Academic Conference Center of University//XUE Zonglong， HOU Wenhong， WANG Zhixian

Abstract This paper briefly introduces the function and management

rules of the academic conference center of university， and some steps

of the management in using management. Also this paper detailed introduces the operating standards and maintenance experiences that usually used in academic conference center.

Key words academic conference center； using management； multi-media devices； using maintenance

1 前言

高校學(xué)術(shù)會議中心是學(xué)校進行學(xué)術(shù)交流、學(xué)術(shù)沙龍、學(xué)生活動、各類會議的重要場所，管理維護好學(xué)術(shù)會議中心，使其正常運行，是保證各類活動順利進行的必要條件。本文在學(xué)術(shù)會議中心管理中的制度辦法、工作流程、設(shè)備維護、規(guī)范管理等方面進行探討，希望更好地發(fā)揮使用效率，增強使用效果。

2 使用管理的制度制定

學(xué)校各類會議中心場館的使用由學(xué)校根據(jù)國有資產(chǎn)管理相關(guān)政策制定使用管理規(guī)定，由職能部門具體實施管理工作，滿足學(xué)校教學(xué)和科研的需要，為學(xué)校各類學(xué)術(shù)報告、各類會議及學(xué)生活動提供良好的管理服務(wù)，明確申辦會議的程序、會議審批權(quán)限、使用費收取標(biāo)準(zhǔn)等。

3 使用管理的具體實施

網(wǎng)上預(yù)約 網(wǎng)上預(yù)約管理系統(tǒng)模塊：會議中心簡介，登錄可以瀏覽各個會議室、報告廳的結(jié)構(gòu)情況、座位數(shù)量、設(shè)施功能、設(shè)備情況等信息，方便使用單位查詢；申請管理，使用單位提交使用申請后顯示在待審核信息中，由中心主任定期審核批準(zhǔn)；會議使用管理，顯示當(dāng)前的會場狀態(tài)和審核批準(zhǔn)了的預(yù)約使用申請，顯示會議的詳細(xì)情況，如會議開始時間、參會人數(shù)、會議流程、使用的設(shè)備、座椅擺放、茶杯等，管理人員可根據(jù)需要提前做好會議準(zhǔn)備；還有用戶信息管理和報表管理等。

在保證學(xué)校重要會議優(yōu)先使用前提下，各學(xué)院各職能部門承辦的相關(guān)學(xué)術(shù)報告及會議活動可通過會議室報告廳網(wǎng)上預(yù)約系統(tǒng)查詢預(yù)約，由管理部門辦公室負(fù)責(zé)審查批準(zhǔn)，由具體管理人員具體實施有關(guān)會前準(zhǔn)備和會議服務(wù)等工作。會議室報告廳網(wǎng)上預(yù)約系統(tǒng)的使用，極大提高了使用效率，在網(wǎng)上可實現(xiàn)會議預(yù)約、會場狀態(tài)查詢、管理審批、使用統(tǒng)計、使用費繳納管理等功能，有效避免使用沖突，實現(xiàn)科學(xué)管理。

管理服務(wù)人員設(shè)置 山東農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)術(shù)會議中心有容納500人多功能學(xué)術(shù)報告廳一個、100人學(xué)術(shù)報告廳2個、50人小型會議室一個，每年承接學(xué)校各類學(xué)術(shù)報告、學(xué)術(shù)沙龍、會議及學(xué)生活動450余場次；有管理技術(shù)人員2名，全面負(fù)責(zé)具體使用管理設(shè)備等工作；服務(wù)人員1名，勤工助學(xué)崗位學(xué)生14名，負(fù)責(zé)會場衛(wèi)生清理、茶水服務(wù)等工作。工作中分工負(fù)責(zé)、協(xié)調(diào)一致，充分調(diào)動工作人員的工作積極性。由于服務(wù)人員和勤工助學(xué)崗位學(xué)生流動性比較大，需要經(jīng)常進行會議服務(wù)規(guī)范和設(shè)備使用技術(shù)培訓(xùn)工作，使所有工作人員都具備良好的服務(wù)意識和設(shè)備使用業(yè)務(wù)知識，做到規(guī)范服務(wù)、技術(shù)精良，不斷積累工作經(jīng)驗、提高服務(wù)水平。

會議中心服務(wù)工作流程 根據(jù)不同的會議內(nèi)容和形式做相應(yīng)的會議準(zhǔn)備安排。學(xué)術(shù)交流、學(xué)術(shù)報告型會議一般會使用多媒體投影，需要做好筆記本電腦信號線連接，調(diào)試好話筒音量和多媒體投影等，準(zhǔn)備好PPT翻頁器、激光教鞭、會議話筒、領(lǐng)夾話筒，注意電池更換；國際會議還需要做好同聲傳譯的設(shè)備調(diào)試，視頻會議需要提前進行聯(lián)網(wǎng)測試等工作。同時做好會場衛(wèi)生清潔、茶杯消毒，茶歇點心可根據(jù)要求進行準(zhǔn)備。會議開始后要隨時調(diào)整話筒音量，保持話筒音量均衡適中，避免音量忽高忽低及嘯叫現(xiàn)象的發(fā)生。根據(jù)要求，可將學(xué)術(shù)報告通過自動錄播系統(tǒng)錄制成流媒體教學(xué)課件，供學(xué)生瀏覽學(xué)習(xí)。各類大型會議的相關(guān)準(zhǔn)備服務(wù)工作更要做到精心準(zhǔn)備、熱情服務(wù)，按照要求及時準(zhǔn)確地播放音樂、視頻，控制燈光，調(diào)試好話筒聲音等。

使用費管理 學(xué)校學(xué)術(shù)會議中心實行有償使用的原則，根據(jù)相關(guān)規(guī)定設(shè)置專門賬戶，由學(xué)校財務(wù)統(tǒng)一管理。各學(xué)院各部門使用費用定期轉(zhuǎn)賬結(jié)算，所收取費用用于報告廳會議室的設(shè)施維修、設(shè)備維護、臨時服務(wù)人員工資等。

4 學(xué)術(shù)會議中心設(shè)備的系統(tǒng)構(gòu)成、使用和維護

成套設(shè)備的系統(tǒng)構(gòu)成 學(xué)術(shù)報告廳的設(shè)備的系統(tǒng)構(gòu)成主要有擴音系統(tǒng)、顯示系統(tǒng)、中央控制系統(tǒng)。擴音系統(tǒng)由話筒、聲場音頻處理設(shè)備、功率放大器、音箱等設(shè)備組成；顯示系統(tǒng)由投影機、投影幕布、LED顯示屏等設(shè)備組成；中央控制系統(tǒng)用來切換音視頻信號、調(diào)節(jié)聲音大小、控制切換投影機等顯示設(shè)備。另外，成套設(shè)備中還可選擇一些外圍設(shè)備，如同聲傳譯系統(tǒng)、視頻錄制系統(tǒng)、燈光控制系統(tǒng)、視頻會議系統(tǒng)等。

擴音系統(tǒng)設(shè)備的使用維護 在實際工作中，調(diào)音臺是主要的聲音調(diào)節(jié)設(shè)備：通過調(diào)節(jié)輸入信號增益調(diào)節(jié)鈕來調(diào)節(jié)輸入信號的放大量，結(jié)合調(diào)節(jié)音量推子可使輸入的信號進入調(diào)音臺時處于高信噪比、小失真的最佳狀態(tài)，從而保證擴音音質(zhì)。調(diào)節(jié)高頻、中頻、低頻段均衡鈕可用于補償音質(zhì)。高頻段鈕調(diào)節(jié)主要是補償聲音的清晰度；中頻段鈕調(diào)節(jié)補償聲音的明亮度及聲音的力度；低頻段鈕主要是用于補償聲音的豐滿度，調(diào)節(jié)能使聲音變得渾厚豐滿。endprint

功能輔助旋鈕調(diào)節(jié)可以把這路的信號給其他的設(shè)備，調(diào)節(jié)這些輔助旋鈕，等于調(diào)節(jié)該路聲音送往相應(yīng)輔助母線的大小，比如輸出到錄像設(shè)備或同聲傳譯設(shè)備的信號大小調(diào)整。注意區(qū)分聲音信號是從推子之前引出的、不受推子調(diào)節(jié)的影響，和聲音信號是從該路推子之后引出的、受推子大小調(diào)節(jié)影響之間的區(qū)別。聲像平衡是聲道調(diào)節(jié)，就是旋到左邊是左邊音箱響，旋到右邊是右邊音箱響；逆時針旋鈕，聲音會偏左聲道，順時針偏右聲道。一般是為了更真實地還原雙通道的立體聲的聲場效果而使用的，具體根據(jù)現(xiàn)場情況來調(diào)整，一般情況放在中間就可以了。

會議話筒的使用維護如下。

1）試音時忌拍打話筒及向話筒吹氣。由于話筒的拾音部分較精密，且部件很嬌貴，拍打話筒或向咪頭吹氣極易造成損壞或部件移位，最終影響音質(zhì)。

2）會議話筒拾音時最佳距離為10 cm左右。有的人講話時離話筒很遠(yuǎn)，有的人會嘴貼著話筒。過遠(yuǎn)造成拾音聲音太小，這時如把音量提升極易引起嘯叫；而過近講話時，氣流也拾入話筒，發(fā)出“呲呲”的干擾聲。

3）話筒屬精密設(shè)備，應(yīng)放置于干凈無塵、干燥、無腐蝕性氣體的地方，避免陽光直曬，還要輕拿輕放。

4）在使用電容話筒時，必須加幻象電壓，要在調(diào)音臺上打開幻象電源開關(guān)，注意電壓值及極性。成套音響設(shè)備的合理使用和定期維護是保障設(shè)備正常使用的必備條件。使用時最好使用時序電源，按一定的開機順序依次開機，避免開機信號的沖擊而損壞相關(guān)電聲設(shè)備；長時間不使用時應(yīng)定期通電，防止內(nèi)部電子元器件老化失效；注意防潮防塵，定期更新話筒插口，避免因接觸不良而引起雜音影響會議效果。

多媒體投影設(shè)備的維護 投影機是多媒體會議中心的主要顯示設(shè)備，投影機的顯示形式?jīng)Q定了投影畫面的質(zhì)量。從顯示形式上，投影機目前可分為液晶顯示、數(shù)碼顯示和激光顯示三種形式，各有特點。激光顯示形式以其投影亮度高、高清分辨率、畫面清晰細(xì)膩而著稱。亮度是投影機的一個重要指標(biāo)，根據(jù)亮度及用途的不同，可分為普通投影機和工程投影機。工程投影機以其穩(wěn)定性好、亮度高而被大型學(xué)術(shù)報告廳使用。具體使用時要注意以下幾點。

1）正確開關(guān)投影機，在固定場所使用投影機應(yīng)使用中控設(shè)備開關(guān)投影機，將投影機的開關(guān)信息碼寫入中控設(shè)備進行開關(guān)投影控制，并設(shè)置延遲斷電程序。正確關(guān)閉投影機的順序應(yīng)為：先要按下控制面板中的開關(guān)按鈕或中控上的關(guān)投影按鍵，此時進入延時斷電散熱狀態(tài)，投影風(fēng)扇在運行；等到中控指示燈不閃爍，投影風(fēng)扇停止轉(zhuǎn)動時，再關(guān)閉總電源或投影機上的電源開關(guān)。如果不按正確順序開關(guān)投影機的話，很容易損壞投影機燈泡或者減少投影機燈泡的使用壽命，嚴(yán)重時會發(fā)生燈泡爆炸現(xiàn)象。

2）對于使用高壓燈泡的投影機，不要頻繁開關(guān)電源，在投影機開通和關(guān)閉狀態(tài)間進行切換時，一定要確保有5～10分鐘的間隔時間。頻繁開關(guān)投影機，將縮短燈泡的使用壽命。

3）良好的通風(fēng)散熱條件。投影機都設(shè)計有通風(fēng)口，散發(fā)工作中產(chǎn)生的高溫。當(dāng)使用投影機吊箱或進風(fēng)口濾塵網(wǎng)堵塞，氣流循環(huán)不暢時，投影機內(nèi)溫度會升高，加速燈泡的老化，損壞液晶板等光學(xué)元件。所以必須要保持通風(fēng)口氣流暢通，并經(jīng)常清理過濾網(wǎng)。這樣可以保護投影機，延長使用壽命，避免投影機因過熱而自動保護停機，影響正常使用。

4）持續(xù)投影時間不能太長。為了有效延長燈泡的使用壽命，應(yīng)該將投影機每次投影時間控制在5小時以內(nèi)。長時間開啟投影，會導(dǎo)致燈泡內(nèi)部溫度過高，影響燈泡的使用壽命，有可能發(fā)生燈泡爆炸的現(xiàn)象。

5）定期除塵。每個月清洗一次進風(fēng)口處的濾塵網(wǎng)，一年清洗一次液晶板及光路。如果進風(fēng)口灰塵堵塞，散熱不暢，燈泡長時間過熱工作，會使燈泡的壽命大大縮短，甚至炸裂。投影機安裝時不要擋住通風(fēng)口。清洗光路可提升投影機亮度。因此，保持進風(fēng)口的暢通，及時清潔過濾網(wǎng)及光路十分必要。另外，有缺色現(xiàn)象時，首先要檢查VGA信號連接線是否連接良好。投影機的亮度直接和投影機燈泡的質(zhì)量、信號線長短及中控設(shè)備的信號衰減有關(guān)，所以要盡量使用短的信號線，選用高質(zhì)量的中控設(shè)備，提高投影機的亮度。

多媒體計算機的維護 計算機是會議中心學(xué)術(shù)報告必備重要設(shè)備之一，用于教學(xué)課件PPT的播放演示，教學(xué)視頻、宣傳片視頻的播放，會議音樂的播放，會議現(xiàn)場視頻的錄制采集等。使用時計算機的分辨率要和投影機的分辨率相匹配。為保證計算機的正常使用，要對計算機經(jīng)常進行系統(tǒng)更新、殺毒、磁盤碎片整理等工作，鏡像備份操作系統(tǒng)，以便及時恢復(fù)。

5 結(jié)束語

管理運行好學(xué)術(shù)會議中心，發(fā)揮最大的使用效率，提升服務(wù)質(zhì)量，是工作努力的方向。樹立管理就是服務(wù)的工作理念，為學(xué)校教學(xué)科研服務(wù)，充分運用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實施網(wǎng)上預(yù)約管理，方便學(xué)校各部門使用，提升管理水平，進一步提高工作人員的技術(shù)水平和服務(wù)質(zhì)量，保證學(xué)術(shù)會議中心正常運行。endprint