高校學(xué)術(shù)會(huì)議中心使用管理與設(shè)備維護(hù)

薛宗瓏++侯文紅++王志獻(xiàn)

摘 要 簡(jiǎn)要介紹高校學(xué)術(shù)會(huì)議中心的功能、管理制度、使用管理等一些具體措施，詳細(xì)介紹學(xué)術(shù)會(huì)議中心常用的使用操作規(guī)范和維護(hù)保養(yǎng)經(jīng)驗(yàn)。

關(guān)鍵詞 學(xué)術(shù)會(huì)議中心；使用管理；多媒體設(shè)備；使用維護(hù)

中圖分類號(hào)：G483 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B

文章編號(hào)：1671-489X（2017）14-0021-03

Using Management and Equipment Maintenance of Academic Conference Center of University//XUE Zonglong， HOU Wenhong， WANG Zhixian

Abstract This paper briefly introduces the function and management

rules of the academic conference center of university， and some steps

of the management in using management. Also this paper detailed introduces the operating standards and maintenance experiences that usually used in academic conference center.

Key words academic conference center； using management； multi-media devices； using maintenance

1 前言

高校學(xué)術(shù)會(huì)議中心是學(xué)校進(jìn)行學(xué)術(shù)交流、學(xué)術(shù)沙龍、學(xué)生活動(dòng)、各類會(huì)議的重要場(chǎng)所，管理維護(hù)好學(xué)術(shù)會(huì)議中心，使其正常運(yùn)行，是保證各類活動(dòng)順利進(jìn)行的必要條件。本文在學(xué)術(shù)會(huì)議中心管理中的制度辦法、工作流程、設(shè)備維護(hù)、規(guī)范管理等方面進(jìn)行探討，希望更好地發(fā)揮使用效率，增強(qiáng)使用效果。

2 使用管理的制度制定

學(xué)校各類會(huì)議中心場(chǎng)館的使用由學(xué)校根據(jù)國(guó)有資產(chǎn)管理相關(guān)政策制定使用管理規(guī)定，由職能部門具體實(shí)施管理工作，滿足學(xué)校教學(xué)和科研的需要，為學(xué)校各類學(xué)術(shù)報(bào)告、各類會(huì)議及學(xué)生活動(dòng)提供良好的管理服務(wù)，明確申辦會(huì)議的程序、會(huì)議審批權(quán)限、使用費(fèi)收取標(biāo)準(zhǔn)等。

3 使用管理的具體實(shí)施

網(wǎng)上預(yù)約 網(wǎng)上預(yù)約管理系統(tǒng)模塊：會(huì)議中心簡(jiǎn)介，登錄可以瀏覽各個(gè)會(huì)議室、報(bào)告廳的結(jié)構(gòu)情況、座位數(shù)量、設(shè)施功能、設(shè)備情況等信息，方便使用單位查詢；申請(qǐng)管理，使用單位提交使用申請(qǐng)后顯示在待審核信息中，由中心主任定期審核批準(zhǔn)；會(huì)議使用管理，顯示當(dāng)前的會(huì)場(chǎng)狀態(tài)和審核批準(zhǔn)了的預(yù)約使用申請(qǐng)，顯示會(huì)議的詳細(xì)情況，如會(huì)議開(kāi)始時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議流程、使用的設(shè)備、座椅擺放、茶杯等，管理人員可根據(jù)需要提前做好會(huì)議準(zhǔn)備；還有用戶信息管理和報(bào)表管理等。

在保證學(xué)校重要會(huì)議優(yōu)先使用前提下，各學(xué)院各職能部門承辦的相關(guān)學(xué)術(shù)報(bào)告及會(huì)議活動(dòng)可通過(guò)會(huì)議室報(bào)告廳網(wǎng)上預(yù)約系統(tǒng)查詢預(yù)約，由管理部門辦公室負(fù)責(zé)審查批準(zhǔn)，由具體管理人員具體實(shí)施有關(guān)會(huì)前準(zhǔn)備和會(huì)議服務(wù)等工作。會(huì)議室報(bào)告廳網(wǎng)上預(yù)約系統(tǒng)的使用，極大提高了使用效率，在網(wǎng)上可實(shí)現(xiàn)會(huì)議預(yù)約、會(huì)場(chǎng)狀態(tài)查詢、管理審批、使用統(tǒng)計(jì)、使用費(fèi)繳納管理等功能，有效避免使用沖突，實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理。

管理服務(wù)人員設(shè)置 山東農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)術(shù)會(huì)議中心有容納500人多功能學(xué)術(shù)報(bào)告廳一個(gè)、100人學(xué)術(shù)報(bào)告廳2個(gè)、50人小型會(huì)議室一個(gè)，每年承接學(xué)校各類學(xué)術(shù)報(bào)告、學(xué)術(shù)沙龍、會(huì)議及學(xué)生活動(dòng)450余場(chǎng)次；有管理技術(shù)人員2名，全面負(fù)責(zé)具體使用管理設(shè)備等工作；服務(wù)人員1名，勤工助學(xué)崗位學(xué)生14名，負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)衛(wèi)生清理、茶水服務(wù)等工作。工作中分工負(fù)責(zé)、協(xié)調(diào)一致，充分調(diào)動(dòng)工作人員的工作積極性。由于服務(wù)人員和勤工助學(xué)崗位學(xué)生流動(dòng)性比較大，需要經(jīng)常進(jìn)行會(huì)議服務(wù)規(guī)范和設(shè)備使用技術(shù)培訓(xùn)工作，使所有工作人員都具備良好的服務(wù)意識(shí)和設(shè)備使用業(yè)務(wù)知識(shí)，做到規(guī)范服務(wù)、技術(shù)精良，不斷積累工作經(jīng)驗(yàn)、提高服務(wù)水平。

會(huì)議中心服務(wù)工作流程 根據(jù)不同的會(huì)議內(nèi)容和形式做相應(yīng)的會(huì)議準(zhǔn)備安排。學(xué)術(shù)交流、學(xué)術(shù)報(bào)告型會(huì)議一般會(huì)使用多媒體投影，需要做好筆記本電腦信號(hào)線連接，調(diào)試好話筒音量和多媒體投影等，準(zhǔn)備好PPT翻頁(yè)器、激光教鞭、會(huì)議話筒、領(lǐng)夾話筒，注意電池更換；國(guó)際會(huì)議還需要做好同聲傳譯的設(shè)備調(diào)試，視頻會(huì)議需要提前進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)測(cè)試等工作。同時(shí)做好會(huì)場(chǎng)衛(wèi)生清潔、茶杯消毒，茶歇點(diǎn)心可根據(jù)要求進(jìn)行準(zhǔn)備。會(huì)議開(kāi)始后要隨時(shí)調(diào)整話筒音量，保持話筒音量均衡適中，避免音量忽高忽低及嘯叫現(xiàn)象的發(fā)生。根據(jù)要求，可將學(xué)術(shù)報(bào)告通過(guò)自動(dòng)錄播系統(tǒng)錄制成流媒體教學(xué)課件，供學(xué)生瀏覽學(xué)習(xí)。各類大型會(huì)議的相關(guān)準(zhǔn)備服務(wù)工作更要做到精心準(zhǔn)備、熱情服務(wù)，按照要求及時(shí)準(zhǔn)確地播放音樂(lè)、視頻，控制燈光，調(diào)試好話筒聲音等。

使用費(fèi)管理 學(xué)校學(xué)術(shù)會(huì)議中心實(shí)行有償使用的原則，根據(jù)相關(guān)規(guī)定設(shè)置專門賬戶，由學(xué)校財(cái)務(wù)統(tǒng)一管理。各學(xué)院各部門使用費(fèi)用定期轉(zhuǎn)賬結(jié)算，所收取費(fèi)用用于報(bào)告廳會(huì)議室的設(shè)施維修、設(shè)備維護(hù)、臨時(shí)服務(wù)人員工資等。

4 學(xué)術(shù)會(huì)議中心設(shè)備的系統(tǒng)構(gòu)成、使用和維護(hù)

成套設(shè)備的系統(tǒng)構(gòu)成 學(xué)術(shù)報(bào)告廳的設(shè)備的系統(tǒng)構(gòu)成主要有擴(kuò)音系統(tǒng)、顯示系統(tǒng)、中央控制系統(tǒng)。擴(kuò)音系統(tǒng)由話筒、聲場(chǎng)音頻處理設(shè)備、功率放大器、音箱等設(shè)備組成；顯示系統(tǒng)由投影機(jī)、投影幕布、LED顯示屏等設(shè)備組成；中央控制系統(tǒng)用來(lái)切換音視頻信號(hào)、調(diào)節(jié)聲音大小、控制切換投影機(jī)等顯示設(shè)備。另外，成套設(shè)備中還可選擇一些外圍設(shè)備，如同聲傳譯系統(tǒng)、視頻錄制系統(tǒng)、燈光控制系統(tǒng)、視頻會(huì)議系統(tǒng)等。

擴(kuò)音系統(tǒng)設(shè)備的使用維護(hù) 在實(shí)際工作中，調(diào)音臺(tái)是主要的聲音調(diào)節(jié)設(shè)備：通過(guò)調(diào)節(jié)輸入信號(hào)增益調(diào)節(jié)鈕來(lái)調(diào)節(jié)輸入信號(hào)的放大量，結(jié)合調(diào)節(jié)音量推子可使輸入的信號(hào)進(jìn)入調(diào)音臺(tái)時(shí)處于高信噪比、小失真的最佳狀態(tài)，從而保證擴(kuò)音音質(zhì)。調(diào)節(jié)高頻、中頻、低頻段均衡鈕可用于補(bǔ)償音質(zhì)。高頻段鈕調(diào)節(jié)主要是補(bǔ)償聲音的清晰度；中頻段鈕調(diào)節(jié)補(bǔ)償聲音的明亮度及聲音的力度；低頻段鈕主要是用于補(bǔ)償聲音的豐滿度，調(diào)節(jié)能使聲音變得渾厚豐滿。endprint

功能輔助旋鈕調(diào)節(jié)可以把這路的信號(hào)給其他的設(shè)備，調(diào)節(jié)這些輔助旋鈕，等于調(diào)節(jié)該路聲音送往相應(yīng)輔助母線的大小，比如輸出到錄像設(shè)備或同聲傳譯設(shè)備的信號(hào)大小調(diào)整。注意區(qū)分聲音信號(hào)是從推子之前引出的、不受推子調(diào)節(jié)的影響，和聲音信號(hào)是從該路推子之后引出的、受推子大小調(diào)節(jié)影響之間的區(qū)別。聲像平衡是聲道調(diào)節(jié)，就是旋到左邊是左邊音箱響，旋到右邊是右邊音箱響；逆時(shí)針旋鈕，聲音會(huì)偏左聲道，順時(shí)針偏右聲道。一般是為了更真實(shí)地還原雙通道的立體聲的聲場(chǎng)效果而使用的，具體根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)情況來(lái)調(diào)整，一般情況放在中間就可以了。

會(huì)議話筒的使用維護(hù)如下。

1）試音時(shí)忌拍打話筒及向話筒吹氣。由于話筒的拾音部分較精密，且部件很嬌貴，拍打話筒或向咪頭吹氣極易造成損壞或部件移位，最終影響音質(zhì)。

2）會(huì)議話筒拾音時(shí)最佳距離為10 cm左右。有的人講話時(shí)離話筒很遠(yuǎn)，有的人會(huì)嘴貼著話筒。過(guò)遠(yuǎn)造成拾音聲音太小，這時(shí)如把音量提升極易引起嘯叫；而過(guò)近講話時(shí)，氣流也拾入話筒，發(fā)出“呲呲”的干擾聲。

3）話筒屬精密設(shè)備，應(yīng)放置于干凈無(wú)塵、干燥、無(wú)腐蝕性氣體的地方，避免陽(yáng)光直曬，還要輕拿輕放。

4）在使用電容話筒時(shí)，必須加幻象電壓，要在調(diào)音臺(tái)上打開(kāi)幻象電源開(kāi)關(guān)，注意電壓值及極性。成套音響設(shè)備的合理使用和定期維護(hù)是保障設(shè)備正常使用的必備條件。使用時(shí)最好使用時(shí)序電源，按一定的開(kāi)機(jī)順序依次開(kāi)機(jī)，避免開(kāi)機(jī)信號(hào)的沖擊而損壞相關(guān)電聲設(shè)備；長(zhǎng)時(shí)間不使用時(shí)應(yīng)定期通電，防止內(nèi)部電子元器件老化失效；注意防潮防塵，定期更新話筒插口，避免因接觸不良而引起雜音影響會(huì)議效果。

多媒體投影設(shè)備的維護(hù) 投影機(jī)是多媒體會(huì)議中心的主要顯示設(shè)備，投影機(jī)的顯示形式?jīng)Q定了投影畫面的質(zhì)量。從顯示形式上，投影機(jī)目前可分為液晶顯示、數(shù)碼顯示和激光顯示三種形式，各有特點(diǎn)。激光顯示形式以其投影亮度高、高清分辨率、畫面清晰細(xì)膩而著稱。亮度是投影機(jī)的一個(gè)重要指標(biāo)，根據(jù)亮度及用途的不同，可分為普通投影機(jī)和工程投影機(jī)。工程投影機(jī)以其穩(wěn)定性好、亮度高而被大型學(xué)術(shù)報(bào)告廳使用。具體使用時(shí)要注意以下幾點(diǎn)。

1）正確開(kāi)關(guān)投影機(jī)，在固定場(chǎng)所使用投影機(jī)應(yīng)使用中控設(shè)備開(kāi)關(guān)投影機(jī)，將投影機(jī)的開(kāi)關(guān)信息碼寫入中控設(shè)備進(jìn)行開(kāi)關(guān)投影控制，并設(shè)置延遲斷電程序。正確關(guān)閉投影機(jī)的順序應(yīng)為：先要按下控制面板中的開(kāi)關(guān)按鈕或中控上的關(guān)投影按鍵，此時(shí)進(jìn)入延時(shí)斷電散熱狀態(tài)，投影風(fēng)扇在運(yùn)行；等到中控指示燈不閃爍，投影風(fēng)扇停止轉(zhuǎn)動(dòng)時(shí)，再關(guān)閉總電源或投影機(jī)上的電源開(kāi)關(guān)。如果不按正確順序開(kāi)關(guān)投影機(jī)的話，很容易損壞投影機(jī)燈泡或者減少投影機(jī)燈泡的使用壽命，嚴(yán)重時(shí)會(huì)發(fā)生燈泡爆炸現(xiàn)象。

2）對(duì)于使用高壓燈泡的投影機(jī)，不要頻繁開(kāi)關(guān)電源，在投影機(jī)開(kāi)通和關(guān)閉狀態(tài)間進(jìn)行切換時(shí)，一定要確保有5～10分鐘的間隔時(shí)間。頻繁開(kāi)關(guān)投影機(jī)，將縮短燈泡的使用壽命。

3）良好的通風(fēng)散熱條件。投影機(jī)都設(shè)計(jì)有通風(fēng)口，散發(fā)工作中產(chǎn)生的高溫。當(dāng)使用投影機(jī)吊箱或進(jìn)風(fēng)口濾塵網(wǎng)堵塞，氣流循環(huán)不暢時(shí)，投影機(jī)內(nèi)溫度會(huì)升高，加速燈泡的老化，損壞液晶板等光學(xué)元件。所以必須要保持通風(fēng)口氣流暢通，并經(jīng)常清理過(guò)濾網(wǎng)。這樣可以保護(hù)投影機(jī)，延長(zhǎng)使用壽命，避免投影機(jī)因過(guò)熱而自動(dòng)保護(hù)停機(jī)，影響正常使用。

4）持續(xù)投影時(shí)間不能太長(zhǎng)。為了有效延長(zhǎng)燈泡的使用壽命，應(yīng)該將投影機(jī)每次投影時(shí)間控制在5小時(shí)以內(nèi)。長(zhǎng)時(shí)間開(kāi)啟投影，會(huì)導(dǎo)致燈泡內(nèi)部溫度過(guò)高，影響燈泡的使用壽命，有可能發(fā)生燈泡爆炸的現(xiàn)象。

5）定期除塵。每個(gè)月清洗一次進(jìn)風(fēng)口處的濾塵網(wǎng)，一年清洗一次液晶板及光路。如果進(jìn)風(fēng)口灰塵堵塞，散熱不暢，燈泡長(zhǎng)時(shí)間過(guò)熱工作，會(huì)使燈泡的壽命大大縮短，甚至炸裂。投影機(jī)安裝時(shí)不要擋住通風(fēng)口。清洗光路可提升投影機(jī)亮度。因此，保持進(jìn)風(fēng)口的暢通，及時(shí)清潔過(guò)濾網(wǎng)及光路十分必要。另外，有缺色現(xiàn)象時(shí)，首先要檢查VGA信號(hào)連接線是否連接良好。投影機(jī)的亮度直接和投影機(jī)燈泡的質(zhì)量、信號(hào)線長(zhǎng)短及中控設(shè)備的信號(hào)衰減有關(guān)，所以要盡量使用短的信號(hào)線，選用高質(zhì)量的中控設(shè)備，提高投影機(jī)的亮度。

多媒體計(jì)算機(jī)的維護(hù) 計(jì)算機(jī)是會(huì)議中心學(xué)術(shù)報(bào)告必備重要設(shè)備之一，用于教學(xué)課件PPT的播放演示，教學(xué)視頻、宣傳片視頻的播放，會(huì)議音樂(lè)的播放，會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)視頻的錄制采集等。使用時(shí)計(jì)算機(jī)的分辨率要和投影機(jī)的分辨率相匹配。為保證計(jì)算機(jī)的正常使用，要對(duì)計(jì)算機(jī)經(jīng)常進(jìn)行系統(tǒng)更新、殺毒、磁盤碎片整理等工作，鏡像備份操作系統(tǒng)，以便及時(shí)恢復(fù)。

5 結(jié)束語(yǔ)

管理運(yùn)行好學(xué)術(shù)會(huì)議中心，發(fā)揮最大的使用效率，提升服務(wù)質(zhì)量，是工作努力的方向。樹(shù)立管理就是服務(wù)的工作理念，為學(xué)校教學(xué)科研服務(wù)，充分運(yùn)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)施網(wǎng)上預(yù)約管理，方便學(xué)校各部門使用，提升管理水平，進(jìn)一步提高工作人員的技術(shù)水平和服務(wù)質(zhì)量，保證學(xué)術(shù)會(huì)議中心正常運(yùn)行。endprint