衛生部門的現代化檔案管理創新

張培云

摘 要：檔案作為記錄重要信息的重點工具，在國家運行中占有著重要的地位，是各項事業正常運行的重要參考。醫療衛生機構的相關信息，作為醫學事業發展過程中的重要參考，對其的管理情況將直接影響我國醫療事業的發展前景。現階段，隨著醫療衛生改革的不斷推進，對衛生部門相關息息的科學化管理，是醫學事業發展過程中的重要任務。而在目前我國的經濟和科技建設都取得了穩定發展的顯示條件下，對衛生部門的相關檔案的管理也應逐步實現現代化，這樣才能滿足醫療衛生改革的需要。

關鍵詞：醫療衛生；現代化；檔案管理；創新

醫療事業的發展，是保障國民身體健康的基礎，在國家的綜合發展過程中占有重要的地位。隨著我國科學技術發展水平的不斷提升，檔案管理工作也相應的發生了現代化的轉變。而面對著醫療改革的加速推進，檔案管理作為醫療衛生改革中的一項重點工作，其完成質量必須得到高水平的保障。這就要求衛生部門檔案管理的相關工作人員應具備足夠的責任心和基本技能，在工作過程中不斷探索得出創新化的方式。本文將針對醫療衛生部門在改革的過程中，對于檔案管理工作的創新進行論述。

1 衛生部門檔案管理的現狀

首先長期以來，由于人們對檔案管理不重視，認為檔案管理就是抄抄寫寫，保管等事物性的工作，不能給單位創造經濟效益，只要檔案不丟失，不泄密，能應付檢查就行了，檔案管理沒有什么重要的事情要做。這種對檔案工作的輕視已無法適應現代檔案管理要求。其次，檔案管理水平不高，管理手段落后，很多工作人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案管理的業務不熟悉，對檔案的收集意識淡薄，不能及時的收集歸檔。而且大多數檔案管理人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足。直接導致了一些歸檔的材料不夠真實準確，歸檔材料不能及時、準確地得到補充，使存檔的材料不能真實地反映現實情況，導致檔案的不完整。

1.1 管理意識的創新模式

公共衛生檔案現代化管理是一項實現檔案管理工作規范化、制度化、科學化、現代化的系統工程，它的要求高，標準高，是檔案管理工作對檔案管理工作人員提出的新的課題。檔案管理現代化的形勢，要求檔案管理工作人員必須勤奮工作，刻苦學習新知識、拓展新業務、掌握新技術，全面提高科學管理檔案的綜合技能。

1.2 創新管理內容模式

對于檔案管理要改變以往自己管自己的現狀，每個單位都應該設立專職機構和專職人員進行專門的公共衛生的檔案管理，克服檔案管理分散的弊端，我們必須建立一整套的管理制度和管理方法，確保檔案管理的齊全和完整，對于單位的歷史能夠全面完整的記錄，涵蓋單位各個部門的歷史檔案，保證檔案的真實、準確，也可以更好的維護本單位的形象和榮譽，為公共衛生事業的發展做出貢獻，檔案的記載內容會直接關系到檔案的利用效果，創新管理內容模式會有力的促進公共衛生檔案管理的發展。

1.3 創新管理方式模式

首先，公共衛生機構檔案的標準管理是指現代化檔案管理要符合檔案的各項標準化內容管理，其中包括分類、編號、案卷目錄等各個項目都要求符合各標準的規定。檔案要做到標準化是現代化檔案管理所要求的，要想達到這個要求必須有章可循、有法可依，滲透到檔案管理的各個環節、各個步驟，從檔案的初步收集、整理到最后歸檔、存入微機，都要做到條理清晰、目的明確，保證檔案的完整，避免漏失檔案的記載內容。

其次，隨著經濟的高速發展，信息技術的發展也是日新月異，計算機迅速普及，這就對公共衛生檔案管理手段提出了新的挑戰，計算機不僅是現代化管理手段不可缺少的工具。用計算機儲存整個單位的各種業務、各個部門的檔案不僅方便使用者及時查找閱讀，既節省時間也節省人力、物力和財力，加快工作效率，還有利于本單位的檔案管理緊跟經濟發展的步伐，適應經濟社會發展的需要，應用計算機管理檔案不僅保存信息方便簡單，還有效的節約了空間，保密性能也很強，所以，各個單位都應該從實際情況出發，創造條件，力爭全用電子計算機管理工具，形成網絡系統，實現檔案管理微機化管理。

第三，建立健全檔案管理制度。我們制定的檔案室管理制度要體現合理性、科學性。建立起來的規章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要。規章制度的內容要簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用。我們制定的規章制度不僅要約束職工，還應該約束領導，體現制度約束的雙向性。領導的行為和形象直接影響著制度的順利執行，而職工是單位的主要構成群體，是制度的主要約束對象和執行者。制度的執行要嚴肅認真。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。

第四，加快檔案管理信息化的建設。檔案管理的最終目的就是利用，發揮它潛在的經濟效益和社會效益。因此，檔案管理工作要多渠道、多途徑地開發檔案信息資源，使檔案為各項工作，特別是為預防、教學、科研服務。所以各個單位必須盡快建立信息資源的數據庫，使檔案的管理實現信息化、網絡化。同時，在不破壞規矩的情況下，部分信息對部門和個人開放，建立公開、透明的檔案管理機制。這樣不僅能使大家增強檔案管理的意識，增加檔案管理工作的透明度，還為單位發現人才、培養人才和使用人才奠定了信息基礎。

最后，加大宣傳、培訓力度。首先加大宣傳的力度，提高人民群眾對檔案管理重要性的認識，我們必須做好宣傳，讓人民群眾真正懂得檔案管理的重要意義，認真做好咨詢服務工作，利用多種渠道向群眾宣傳有關檔案管理的知識，使其認識到，檔案管理并不是可有可無的，它在一個單位中占有重要的地位。其次，要做好檔案管理人員的培訓工作，加強檔案管理人員的事業心和責任感的教育，千方百計提高檔案管理人員各方面的素質，提高檔案管理人員的業務水平，我們還應該加強檔案管理人員的繼續教育，創造一切條件對檔案管理人員進行業務培訓，尤其加強外語、電腦、網絡化等現代知識的培訓，使得檔案管理人員的知識結構和經濟高速發展的信息社會接軌，以適應經濟快速發展的需要，當然檔案管理人員自己也必須具有好學上進的精神，努力學習新知識、新技術，不斷改進工作方式和工作方法，創新工作模式，提高工作效率，提高業務素質。

2 衛生部門的現代化檔案管理

隨著相關理論研究的不斷充實與我國科學技術發展水平的不斷提升。近年來，我國的衛生部門已經開始了對現代化檔案管理模式的構建。這種現代化的檔案管理模式在實際工作應用的過程中也取得了一定的成效。

2.1 創新型的檔案管理模式

近年來，我國的醫療衛生部門已經開始了對現代化的技術及方法的應用。在這樣的工作狀態下，衛生部門的相關檔案的類別得到了明確的劃分。應用目前社會認可度相對較高的檔案類別劃分方式，可以將相關的衛生檔案劃分為以下13種。

（1）包括醫療衛生單位的名稱、性質、地址、法人代表以及其在國家的基本地位的部門基本信息。（2）記錄衛生部門相關檢查、監督及其中各種科室的相關信息的檔案。（3）記錄衛生部門相關的從業人員基本息息的檔案。這種答案中，除了要包括醫護人員的個人基本信息以及相關從業證書情況的基本信息。（4）衛生部門對于感染疾病的基本管理檔案。（5）衛生部門接受的消毒管理檔案。（6）衛生部門對已經使用過的醫療廢物的處理檔案。（7）衛生部門對于醫療機構的相關醫療設施的衛生監督檔案。（8）衛生部門對傳染病的預防和控制的進展情況。（9）對外籍醫師短期在衛生部門就職過程中的工作記錄情況。（10）對于應用射線等方式治療的記錄。（11）醫學治療過程中的用血情況記錄。（12）對于從事母嬰保健室相關臨床治療工作的醫護人員的行醫資格證的記錄。（13）對于從事計劃生育等相關工作的醫護人員的相關許可證及工作情況的記載。

2.2 對衛生部門檔案的有效管理

對于衛生部門而言，檔案信息是記錄之前工作的重要工具，也是之后衛生部門工作的重要參考。因此，在現在的社會高速發展形勢之下，衛生部門對檔案信息的管理，既要實現高效化，也要保障衛生部門的檔案中本應具備的科學性，并注重對其保密性的實現。而為了實現這種的工作目標，衛生部門在構建檔案管理工作的新模式的過程中，可以做好以下兩點工作來實現。

首先，現階段的發展過程中，衛生部門應該注重應用現代化的管理手段，完成相關的檔案管理工作。現階段在檔案管理工作的進行過程中，應注重使用現代化的手段，幫助檔案管理實現不斷細化和現代化的轉型。在傳統的檔案管理工作中，由于缺乏專業化的責任體制，檔案管理工作很難真正的有所成效。為了對這種現象進行改善，衛生部門應對工作人員進行合理的工作劃分，并定期進行工作考評和檢驗。這樣才能使工作真正的實現細致化的完成。

其次，衛生部門應注重對工作人員進行定期的培訓，將最新的工作技巧和相關的知識及時普及給廣大工作人員，從而提升工作人員的職業素養和專業精神。衛生部門作為直接關系到國民身體情況的主要部門，其內部的工作人員必須具備足夠的專業精神，在能處理好相關的工作。就檔案管理工作來看，其工作內容相對繁瑣且零散，想要使這項工作更好的完成，工作人員在工作進行的過程中需要掌握足夠的專業性技術手段，這樣才將相關的收集、立卷工作的完成更加順利。另一方面，除了衛生部門要積極地對工作人員展開培訓外，工作人員自身也應注重對先進知識的及時攝取，這樣才能更好的完成檔案管理工作。

2.3 合理利用衛生部門的信息庫

隨著信息時代的到來，傳統的檔案管理工作中也應逐漸融入現代化的工作技巧，這將有利與檔案信息的合理管理和高效利用。為了順應時代的發展潮流，檔案信息實現電子化的錄入和管理已經成為了一種必然的趨勢。通過電子化的管理，檔案文檔的錄入和檢測都會更加便利。就衛生部門而言，其需要管理的檔案信息主要包括部門的基本情況與醫護工作者及其工作的基本信息。通過現代化的手段，創造檔案管理信息庫，能夠提高對信息的管理效率。對相關信息的補充和操作都會更加簡便，這將在提升信息管理質量的同時，有效地減小檔案管理人員的工作壓力。與此同時，電子化的檔案信息，也將更加便于監管部門對衛生部門進行的實時監管，這也是衛生部門相關檔案的又一主要作用。

3 創新型檔案管理模式的工作效用

醫療衛生部門中，傳統的檔案管理模式下，工作人員的工作相對復雜，這嚴重影響了檔案管理工作的完成效率。現階段，各醫療衛生部門應積極地對檔案管理工作進行符合現代化趨勢的創新，這將有利于規范化的管理模式的形成。應用電子文檔的方式，完成檔案信息的記錄，能夠對信息實現便捷的共享，這將便于衛生部門及其他相關部門對檔案進行合理的管理，同時，在這種管理模式的作用下，監管部門應用互聯網平臺，就能實現對衛生部門的監管，這將有利于方案信息最大化地發揮出其社會效益。

結束語

衛生部門作為國家重要的基礎型部門，其發展狀況將直接對國民的正常生活造成影響。在現代化社會中，衛生部門應從管理模式、管理手段及具體操作方式等多個角度入手，引入最新的相關技術，對檔案信息進行科學化的管理創新，這將全面地提升衛生部門的整體工作質量，進而促進我國醫療衛生行業的進一步發展。

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