電子檔案管理在中職學校檔案管理中的應用

吳秋燕

摘 要：檔案管理工作在新的社會發展階段有了一些全新的變化，從檔案文件的形式到管理檔案的主要方法都有了一些積極的改變，無論在哪一個單位之中，檔案管理工作都要隨著單位的變化情況有新的發展，中職學校這一單位之中，有很多學生以及教師的檔案材料需要進行管理，因此很難僅僅只依靠傳統的檔案管理方式以及檔案存在形式，來對數量龐大的師生檔案進行管理，因此，很多中職學校都根據自己的管理需要引入了電子檔案管理這種管理方式，本文對電子檔案管理的應用情況進行分析，應用的范圍是中職學校。

關鍵詞：電子檔案管理；中職學校；應用情況

我國逐漸加強對于中職學校的重視程度，政府以及相關的教育部門也在不斷地加大對中職學校的扶持力度，使中職學校在全新的教育發展階段獲得了很多新的發展機會，因此中職學校的規模不斷被擴大，招生情況也有所改善，師資隊伍的力量也在被逐漸加強，這也給中職學校的檔案管理部門開展檔案管理工作增加了難度，中職學校的負責管理檔案的人員必須要將原有的管理學生以及教師檔案的方式進行改變，將全新的電子檔案引入到日常的管理工作中，本文根據對電子檔案的具體管理經驗，對如何將電子檔案管理形式應用到中職學校的日常檔案管理工作中進行分析。

1 檔案管理的基本情況

在對電子檔案的具體應用情況進行分析之前，首先需要對中職學校現有的當那管理工作中的問題進行了解，很多中職學校對于管理教師以及學生檔案這項工作并沒有太多新的變化，缺乏對于檔案工作的創新型改變，因此使檔案管理的任務變得更加沉重，出現了以下問題：

1.1 工作任務過重

中職學校與一般的企業不同，其檔案管理工作的容量更大，除了學校領導層的檔案需要進行管理，還包括教師以及學生的檔案，尤其是作為構成學校的主體的中職學生，數量多，同時學生的具體檔案情況也存在不同，因此要對中職學生的檔案進行管理，其工作量相對比較大，常規的檔案管理難以完成管理學生檔案的任務，僅僅是檔案的存放就存在難度，但是電子檔案管理系統將存放檔案的工作簡化。

1.2 信息化水平不高

現代的社會逐漸將信息化水平發展到更高的層次，各行各業應用信息化的能力也在提升，各個企業以及政府部門也將信息化這種元素應用到檔案管理的工作之中，因為信息化程度較低的檔案管理方式是不能滿足其管理方面的需求的，面對社會發展的信息化需求，中職學校的檔案管理工作也要將信息化進一步發展。

1.3 出現變動的情況過于頻繁

中職學校的檔案管理工作中，難度最大的一部分管理任務主要在中職學生的身上，而學生的情況是極其不穩定的，會頻繁地出現多種變動情況，如中職學生轉學、出國、休學、退學等情況，都需要對檔案管理工作進行改變，如果只依靠較為落后的管理方式，是難以將這些情況都準確地展現在學生檔案之中，這就使檔案失去了原本的精準性米，這種當那管理工作是不被提倡的。

2 借助電子檔案管理完善中職學校檔案管理工作的主要方式

根據電子檔案管理自身自身發展的特點，以及在中職學校中的應用，可以從以下幾個方面入手：

2.1 保證電子檔案管理應用到中職學校中的安全性

第一，提高存儲設備的安全性能，保證電子檔案管理的專一性，及時進行在線升級，定期對電子檔案進行護理，保持存儲設備的穩定性；第二，及時對檔案信息進行更新備份，避免發生檔案丟失不能找回的情況；第三，開啟防火墻模式，進行指紋識別、身份鑒定、閃電殺毒、全面體檢，切實提高電子檔案管理在使用過程中的安全性，保證電子信息不會再輸送時發生丟失或被盜取的情況。保證電子檔案管理應用到中職學校中的安全性，要不斷強化科學技術，及時更新升級，提高電子檔案管理的安全性能。

2.2 建立健全規章制度，使中職電子檔案管理向規范化發展

建立健全有關規章制度，推動中職學校電子檔案管理向規范化發展。首先，要提高有關管理人員的專業水平，強化其安全使用意識，幫助其樹立正確的職業道德思想，讓他們全面認識到電子檔案管理的重要性，并能熟練掌握電子檔案管理的操作流程，從而能夠靈活使用電子檔案管理，充分發揮它的作用；其次，在電子檔案管理應用到中職學校的過程中，要充分考慮到學校自身的發展狀況，建立健全有關規章制度。諸如，信息加密措施、檔案總結制度、身份識別制度等，保證電子檔案管理的安全性；再次，在實際的操作過程中，要完善電子檔案管理的使用制度，推動電子檔案管理向規范化發展，對其存儲類型、使用方法進行統一的管理，對存儲、操作、處理等各個流程中進行規范化的管理，盡量在電子檔案轉變的過程中，避免發生信息泄露、文件損壞等現象，堅決不允許在電子檔案管理的過程中，出現缺陷。與此同時，要保證信息檢索與文件加密、檔案管理同步進行。

2.3 強化電子檔案管理所需設備，提高對中職學校的軟件、硬件管理

電子檔案管理自身的特殊性，要求其信息傳遞、存儲內存都取決于現代化科學技術。由此，要能夠全面提高電子檔案管理的高效性，就要求不斷提高科學技術，加強計算機研究，強化網絡技術等。同時，要研發出適合電子檔案管理存儲的軟件，和具有安全性能的信息加密軟件，使電子檔案管理向高效性、安全性發展。一方面，要將電子檔案中的信息進行備份，可以采取刻錄成光盤的形式；另一方面，選用先進化的電子檔案信息管理系統，并完善相關安全保護制度，提高電子檔案管理的安全性。要將安全管理落實實際的操作過程中，及時更新軟件，保證中職學校電子檔案管理的安全發展。

2.4 強化中職學校電子檔案管理操作人員的專業水平

中職學校電子檔案管理的操作人員，要求了解相關的檔案管理知識，具備一定的專業技能，能夠熟練操作電子檔案管理。中職學校要對電子檔案管理人員進行專業的培訓，切實加強他們的操作技能，把握電子檔案管理的實際要求，促進他們發展成為合格的電子檔案管理人員。對電子檔案管理操作人員的培訓，既能采取長期培訓的方法，也能進行短期內的集中訓練。

結束語

本文首先對我國各個城市之中的中職學校管理檔案的基本情況進行了分析，主要分析了傳統的管理學生以及教師檔案工作中的問題，在針對這幾方面檔案管理中的問題，對電子檔案管理的具體應用方式進行了闡述，本文提出的幾種應用電子檔案的方式只是幾種比較常見的管理方式，同時也是根據對管理工作經驗的總結，獲得的新型管理方式，但是規模不同的中職學校在管理檔案這項工作中也存在差異，管理人員要根據中職學校的具體特點來對管理形式進行改變，提升管理學生以及教師檔案材料管理工作的效率，對現有的檔案管理方式進行更新，使其成為與中準學校契合度更高的檔案管理方式。

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