淺談電子文件檔案的優勢及其風險防控措施

趙繼梅

摘 要：隨著我國計算機技術的日益完善下，信息化以及網絡化不斷進步，這樣促使電子文件檔案得到了相關領域的普遍認可，由于自身有著紙質檔案具有不可代替的作用，促使工作效率加以提升。但是科學是一把雙刃劍，隨著電子文件檔案的實施，不但減輕了大量勞動力，而且還提升了工作水平。依據此類問題來說，相關部門應當使用計算機管理檔案的基礎上，還需要做好風險防控工作，從而促使風險得到最低的控制。

關鍵詞：電子文件檔案；優越性；風險性；管理舉措

電子技術的不斷發展下，辦公自動化在相關領域得到了普遍的認可，隨著信息高速公路的不斷發展下，促使檔案工作從以往的紙質形式朝著電子化的方向發展，進而給檔案的紙質管理水平提出更多的要求。隨著當前信息化水平的日益提升，檔案管理軟件體系日益進步，從而可以在檔案管理中發揮出自身的價值。鑒于此，本文主要從以下幾個方面進行分析，提出合理化建議，提供給相關人士，供以借鑒。

1 電子檔案相較于紙質檔案具有的優越

隨著科學技術的發展、電子網絡的普及，信息的網絡化為信息的歸檔保存和檢索提供了便捷的管理手段，減少了工作人員立卷、存檔、檢查、尋找的難度。同時虛擬的信息網絡也大大節省了保存檔案需要占用的空間，延長了檔案文件存留的時間，避免了文件檔案因存留時間過久、保存空間潮濕、過于頻繁的搬動等原因造成磨損、遺漏和丟失。

以往紙質檔案應當安排專業人員在完成文書以后做好相應的檢閱，為文字可以實現準確目的，達到理論健全的效果。當相關人員將文檔做好詳細檢查以后，倘若需要對檔案進行補漏加以完善的時候，那么一定要對已經修訂完畢的檔案進行拆封，再進行重新定做。然而文件檔案使用信息化設備進行管理以后，檔案應用計算機文檔做好相應的增改工作，在任何時間對檔案進行補漏增缺工作，這個時候不需要反復拆卷，也不需要重新修訂，更不需要將準備檢修的檔案進行積存。這樣可以節省更多的時間，也減少反復拆卷而致使文檔出現丟失的情況。

由于電子文件檔案所具有的保密性要比以往紙質檔案要高很多，我國古代人民為了能夠將具有價值的紙質檔案進行保留，預防別人竊取，一般在建立儲存室的時候放到幽深密室中，亦或是在比較隱蔽的地方把具有價值的檔案埋起來，這樣不但花費了較多的時間，而且還有可能會存在嫌疑的可能。然而相關部門在檔案管理工作中采取電子化的方式就節省了較多的時間，將全部文檔都通過信息化設備進行儲存，并且一個密碼鎖只能配一個檔案柜，即使也是能工巧匠都不能進行窺探，而且電子檔案能夠設置成相應的文件閱讀形式，這樣相關人員只能查詢到自己想要的部門，其他的不能看到，進而確保文件可以實現保密的目的。

電子檔案更便于人們進行閱讀和理解。傳統的紙質檔案是人工進行編輯、修訂的，立卷人多是根據自己的理解進行編譯，對于立卷標準的尺度掌握帶有強烈的主觀意識。這就為后來翻閱的人增加了閱讀理解難度，常言一百個讀者有一百個哈姆雷特。但若文書檔案由微機進行管理編譯成電子文檔。檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，從而把時間和精力放在檔案編研及二次信息開發利用上來，這就較好地提高了文書檔案的管理工作質量和利用效率，從而保證了文書檔案能夠發揮出更好的時效價值。

2 電子檔案存在的風險

2.1 計算機和網絡技術方面存在著不安全因素

由于網絡是開放的，任何人都能通過計算機進入網絡，電子檔案的內容和形式很容易被非法改動、刪除、復制等，并且改后往往不留有任何痕跡。

2.2 制度管理方面的不安全因素

電子檔案的編寫、搜集、整合、存檔、修改、檢索、維護、更新等都需要通過檔案管理人員的日常操作完成。參與的人數眾多。加之網絡的開放性，普通大眾也多能參與到各種電子檔案的編寫和修改當中，人員的專業素養值得考究，業務水準參差不齊，因此經常會有一些管理上的漏洞，導致電子檔案信息被盜、泄密或者丟失。

2.3 電子檔案的保存上不穩定

電子檔案存儲的磁性材料從保存時限上說最長也就100年，而且其性質極不穩定，遇熱、濕、強磁場或技術升級等問題極容易丟失或破壞。再次，電子檔案在某種意義上說是“電”檔案，它依賴于電能。一旦遭遇斷電，電子檔案是無法服務的，甚至可以說，一旦失去了電力供應，那么電子檔案將不復存在。

3 風險防控措施

3.1 應做好電子檔案使用中的控制與管理

第一，相關人員應當進行應用權限的審核，并依據不同種類的人員制定完善的級別，對利用權限認定進行確定；第二，相關人員需要對電子檔案的可轉換性進行控制，進而確保電子檔案實現安全的目的。做好相應的提供和回收管理。最大程度將載體的信息完全復制，并應用技術方法禁止提供拷貝的資源做好相應的復制；第三，加大電子檔案落實安全措施的力度，對相關信息內容依據有關層次做好管理工作，系統應當利用全過程進行時刻的監督，并做好詳細的記載，從而為今后查證依據提供保障，進而確保電子文檔可以實現真實的目的。

3.2 要建立統一的電子文件管理體制

首先，應實行文件管理與檔案管理統一領導和規劃，使二者同步發展；其次，要將文件管理的前期指導與控制納入檔案部門的工作職責，確保從文件的形成、歸檔到查閱、利用等各環節都在檔案部門的統一監督指導下進行；再次，要制定科學、合理、統一的電子文件歸檔管理標準；最后，檔案部門在接收電子文件時，要對歸檔電子文件信息內容的原始性，真實性進行鑒定。

3.3 應優化專業結構，建立一批新時代的檔案管理人員隊伍

相關部門需要對人才培養引起高度重視。這樣不僅從各種渠道大量引進復合型人才，最大程度應用素質高，有著較強的責任心的人才，而且還要對相關人員做好培訓工作，尤其是提高對當前知識及其技術的培訓。相關人員需要最大程度建立完善的隊伍，具有較高的文化素養，進而滿足當前電子檔案管理工作的隊伍。

結束語

總而言之，電子文件檔案的形成主要依賴于電子科技，它具有紙質檔案不可代替的作用，然而其本身也具有一定的風險性，這樣相關人員需要應用計算機技術，并建立完善的管理機制，將電子文件制作水平加以提升，將每一個環節都需要加大溝通管理的力度，只有這樣才能緊跟時代的潮流，促使電子檔案能夠為社會發展帶來優質的服務。

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