關于基層機關檔案工作的優化方式

王春霞

摘 要：近年來，隨著我國城市化建設與發展日益成熟，對基層機關的檔案工作提出了全新的、更高的要求，它記錄著城鄉發展的進程、是加強基層建設的重要參考依據，更是城鄉地區實現可持續發展的重要基礎保障條件。在當前社會的發展形勢下，只有加強基層機關的檔案工作，才能將其在基層建設、規劃以及管理等方面的能效最大化發揮出來，為基層社會提供更加優質、完善的服務，是我國檔案工作中極其重要的組成部分。在城市化飛速發展的背景下，社會對基層規范化、科學化、制度化、現代化的檔案工作需求強烈，因此，基層機關檔案工作應積極采取有效措施，全面調整優化工作方式，從而提高自身工作水平，滿足現代社會發展需求，體現自身重要價值。

關鍵詞：基層機關；檔案管理；提高水平

引言

檔案工作實質上指的就是檔案管理，主要針對的主體就是檔案，是對檔案室的所有檔案進行直接干預以及具體信息數據的處理與分析，全面有序、科學管理，并提供相關服務體系的統稱，是檔案工作中最基礎的也是最重要的工作內容。目前，基層機關檔案工作的管理在城鎮經濟建設發展中的作用越來越明顯，地位越發重要，受到社會的廣泛關注，對基層社會服務、公共設施建設、居民穩定生活秩序以及社會安全等方面都具有重要意義。對基層機關檔案工作進行科學規范化管理是城鎮以及鄉村規劃建設以及社會管理基本工作之一，對相關行政部門的依法辦事、許可證辦理、市場監督管理以及日常行政執法督察等工作至關重要，是確保這些行政工作有序進行的參考憑證，基層機關檔案中有大量對科研有利的數據信息資源，能為新農村的建設提供有效幫助與更加優質的服務，這也是基層機關檔案工作的最初目標，因此，全面優化基層機關檔案工作是現代社會發展的必然選擇與趨勢。

一、加強現代化檔案室基礎建設

檔案室的基礎建設主要指的就是相關的硬件設施條件，這些必備的設備是提高基層機關檔案工作水平的基礎性要求，基層機關的檔案部門應改善傳統的工作環境，在很多基層機關單位中，很多檔案與工作人員在共同的區域，不僅有工作人員的辦公桌以及辦公設備，里面還擁擠著存放大量檔案的柜子，或是箱子等，這種現象充分說明了檔案人員的安全意識不夠，缺乏一定程度的安全管理意識，檔案管理工作是一項嚴肅、認真，容不得半點怠慢的工作，每個檔案都記載著重要的數據與信息，他們的安全至關重要，應將這些檔案單獨放在專門存放的場所，并要按照檔案安全管理所制定的業內標準，要求檔案存放室必須要有完備的安全防范設置。要用專門指定的存放柜放置眾多的檔案，雖然這些柜子需要大量的成本，但他們在實際使用過程中，安全可靠、、耐用結實，并且對于檔案的管理、保存、使用相關數據等便捷高效，具有防盜防火等功能，為檔案的安全管理提供了有利條件與平臺。此外，還要提升檔案工作人員辦公所用打印機、電腦等，還要配置齊全的滅火器等安全基礎設備，使基層機關的檔案工作環境，真正與現代化接軌。

二、提高檔案工作人員職業素養

基層機關檔案工作人員應熟練掌握每項業務，辦事能力強、個人素養高，在工作當中能對檔案信息進行安全有效管理并對其加以開發綜合運用，對機關工作起到積極推動作用，同時還能提供自己的相關參考建議。檔案工作人員應加強自我專業知識與能力提升，積極學習更多領域的知識，包括社會文化、歷史背景等領域，拓展自身的見識，優化知識體系，提高個人道德品質、職業素養以及文化內涵，進而提升自己的綜合實力，要與同事之間建立和諧關系，經常相互溝通、交流、分享工作經驗，掌握更多的有效的工作方法與先進理念，以便更高的勝任檔案管理這份工作。其次，檔案工作人員的思想意識要前衛、創新。站在當前網絡時代，對基層機關檔案工作已經提出了全新的要求，由于這份工作的綜合性較強，需要每位工作人員要有扎實的理論基礎知識，并且還能熟練的運用現代網絡技術，尤其是后者，是現代社會對檔案工作人員的基本要求，更是他們應具備的工作能力之一，只要掌握基礎知識與實際操作能力才能成為現代化綜合應用性人才。最后，基層機關檔案工作人員，應堅持基本的工作準則，具有強烈的服務意愿，堅持自己的工作原則與態度，恪盡職守、嚴格要求自己、分得清是非輕重，敢于面對困難、挑戰困難，在工作中不怕吃苦、甘于奉獻，享受自己的工作，在工作中能尋找到快樂，體會到滿足于成就，發揮能效，證明自己的工作價值。

三、完善基層檔案管理工作制度

首先要對基層機關檔案工作中的整理、歸位、存檔、保管、安全守衛、借閱、轉移以及保守秘密等方面的工作制定完善的檔案管理工作制度，按照制度當中的具體要求及規定有序開展各項工作，嚴格規范自身的工作行為、執行每一條規定，用嚴謹、精細、認真的態度面對工作。其次，建立員工獎勵機制、責任審核、檢查制度。目前，很多基層機關的檔案工作已經沒有了這些制度的約束，員工沒有明確詳細的規章制度作為參考，少了一定的約束力與工作的動力，導致很多工作人員工作態度消極、辦事效率低下，工作中缺乏熱情等不良狀況，應將這些制度有效貫徹落實下去，對員工形成一定的約束力，并通過物質獎勵提升他們的工作熱情，讓他們全身心投入到工作當中，從而提高整體工作水平。

四、優化檔案中的基礎收集工作

收集工作在基層機關檔案工作當中屬于基礎性的工作內容，但卻位于整個工作當中的初始與結尾兩個重要位置，也正是因為這樣，讓收集工作具有重要的特殊意義，尤其是在精簡整理工作、深化使用效率、強調收藏獨特性的現代檔案管理工作中，收集工作的地位越發重要。檔案的收集與保存是能有效提高檔案數據并實現其實際生活使用中的效率，如若沒有對檔案信息進行有效科學的收集，就不會產生完善的系統化檔案數據庫。收集工作要明確為社會服務、為經濟建設服務、為科研項目服務以及為社會提供便捷服務的重要原則，在這樣的前提下加強收集信息時的寬泛性，結合自身的真實情況，在收集過程中，對有關組織機構中的各部門、種類、載體的檔案信息與其他輔助類的資料要最大化完整收集，避免遺漏或是疏忽造成重要信息內容缺失。此外，還要注重機關日常重要大型活動的材料檔案收集，為今后開展這類別的活動提供有效參考，必須要確保收集工作是按照一定的規定、科學合理的流程、有目的性的根據一定規律進行分步收集的，將最終收集的完整檔案資料統一歸納到系統中保存起來，方便以后使用。

五、創新檔案管理方法升值服務

基層機關的檔案工作是整個工作的核心，只有通過具體的服務才能體現真實的價值與應用能效，才能讓檔案工作與社會經濟發展相互統一，從而為檔案工作增添更多生命活力。檔案服務想要創新，首先應在服務內容與范疇上創新，其次是服務方法上也要創新，應在具體實踐中，做到主動服務，服務的目標清晰準確，針對性強，不僅要仔細分析使用者們的實際需求，同時，還要深入挖掘他們的內在需要，最大化滿足每位用戶的需求，體現基層機關檔案服務的創新性、個性化等特點。

結語

總之，基層機關檔案工作的整體水平影響著城鄉的建設與發展，更關乎著機關單位在社會大眾心中的形象與口碑，因此，需要基層機關檔案工作人員提高意識與自身綜合實力，通過完善相關管理制度、加強收集工作、創新檔案服務等有效方式，從根本上提高基層機關檔案工作的整體效率與實力，充分體現其重要價值與對社會發展促進的積極作用。

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