試論檔案信息化的信息資源管理問題

王曉剛

摘 要：隨著我國國民經濟水平的不斷發展，我國各行各業都得到了飛速的發展，尤其是檔案事業的不斷發展下，為我國的經濟建設做出了重要的貢獻。由于檔案信息化建設在信息資源管理工作中扮演著重要的角色，而信息化建設存在著諸多不足之處，例如數據出現異化情況、發生重復等情況。基于此，本文主要從這些問題出發，對怎樣加大檔案信息資源管理的力度進行深入探討，筆者依據多年經驗提出自己的一些看法，提供給相關人士，旨在可以推動我國檔案事業的不斷進步，從而為我國的經濟建設奉獻出自己的一份力量。

關鍵詞：檔案；信息化；資源管理

通常情況下，信息化在現代化社會發展中占有著重要的地位，而信息化技術促使檔案信息資源逐漸轉變成相應的社會資源，而且還在以往管理形式從原來的檔案信息資源共建逐漸向當前共享形式進行轉變的關鍵所在。隨著當前我國經濟水平的日益發展下，我國檔案事業得到了飛速的進步，尤其是對于檔案信息資源管理來說，逐漸朝著計算機等相關技術的方向發展。基于此，本文主要從檔案信息化建設中存在的問題、加強檔案信息資源管理的途徑多個方面進行分析，筆者依據自身經驗提出合理化建議，旨在可以進一步推動我國檔案事業的不斷進步，從而為我國的經濟建設做出重要的貢獻。

1 檔案信息化建設中存在的問題

存在于檔案信息化建設的問題主要有數據的分散、異構、重復和管理滯后等，下面對這四項問題一一分析。

（1）檔案信息的數據來源、架構和處理方式上都存在信息數據的異

構，異構性主要表現在兩個方面：數據的變換和轉換，這使得館藏檔案的信息資源更為復雜。（2）信息數據的分散性是指各單元在收錄關于同一主題的信息時，因為著錄標準各式各樣，所以導致不能把這一主題的相關信息集中到一起。（3）信息數據的重復性是指各收藏單元中關于同一主題的數據重復出現，這就使得作為最終擁有這些信息資源的檔案館要不斷地開發挖掘，然后篩選合理的信息。（4）信息數據管理滯后性是指從保存的目的和形成的過程分析，主要特征是有失去時效性、有使用價值以及保存日后利用，雖然其內涵和現代信息技術處理要求保持一致，但是，通過匯總滯后的檔案信息數據，可以看出檔案信息資源并不能滿足公眾需求。

2 加強檔案信息資源管理的途徑

2.1 檔案信息資源管理中心地位的確立

實現文件管理一體化以及檔案工作程序化、服務網絡化和資源信息化這些標準，就必須要求工作者們要緊跟時代發展，積極轉變觀念，增強為社會服務的意識。長期以來，檔案管理在收藏、組織、利用和保護上已經形成了一套科學的方法，但是，這種管理體系屬于封閉式管理，已不符合時代發展要求。時代發展要求檔案管理工作必須確立基本內容為集中統一管理、檔案“一站式”服務和檔案監管強化的新模式。這種新模式將實現管理分散到集約、服務單一到服務“一站化”和封閉到開放的轉變，還可以克服舊模式中的人、物、財、管理以及服務上的弊端，從而來實現檔案資源管理中的“五化”目標，即人員素質現代化、檔案資源集約化、管理工作規范化、業務建設標準化以及社會服務優質化。

2.2 建立健全的檔案網絡信息系統

隨著我國經濟水平的日益發展下，我國不同行業都得到了飛速的發展，尤其是互聯網的不斷完善，網站作用得到充分的發揮，相關單位應當將公眾服務網及其相應的內部服務網進行建設作為基本所在，促使其可以成為相應的平臺。隨著局域網的建設，可以朝著全國聯網、地區聯網等方向發展，為了促使檔案信息資源可以在相關領域得到充分的發揮，這樣就要求相關人員選喲對檔案目錄做好科學的規劃，必要的情況下能夠對檔案全文信息做到上載的目的。

系統的建設必須有一定的硬件基礎，要采購一定的硬件設備。建立數字化綜合應用平臺，使網絡信息系統能夠更好地來銜接各級各類檔案，從而實現館際互聯，逐步實現各級各類檔案網站的銜接，構建最終的檔案工作地區性信息網，把快捷、優質、方便的檔案信息服務提供給社會。

2.3 提升檔案工作人員的綜合素質

隨著我國經濟水平的不斷發展下，檔案事業得到了日益完善，檔案信息資源的管理還是要靠人工來完成，這就要求檔案工作人員必須具備相應的素質來完成這項重任。其中包括檔案管理知識、信息化數字技術、網絡計算機應用以及現代管理技術等。同時，檔案部門應加強對檔案工作人員的培訓，使他們掌握一些新型的技術、設備和方法等，來造就一批新型的綜合型檔案管理工作者。

2.4 加強深度發掘館藏文獻信息數據

通常情況下，當前檔案館除了需要為客戶提供相應的服務質量以外，還需要對里面的存在的文獻及其有關信息做好認真的分析。與此同時，需要提供給客戶相應的信息，同時也是當前館藏實現資源共享的必經之路。相關人員在向用戶提供相應服務的基礎上，還應當加大數據庫升級的力度，這樣做的目的是為了促使館藏資源可以朝著數字化方向發展創造有利條件。不僅僅如此，剛藏數據庫的升級還能夠提高用戶檢索質量，這樣為客戶可以在最短的時間內尋找到資源提供重要的保障。這樣就要求相關單位需要緊緊依據社會的需要將館藏數據庫加以優化，并朝著社會、民生等方面提供重要的參考依據，參考社會的具體需要，需要最大程度上完成相應的服務項目，并把某些資源做好科學的分類，建立具體的專題欄目，比如城市建設、退伍找工作等方面，將比較零散的信息做好科學的整合，把較為主要的信息提供給指定的用戶，這樣做的目的是為了館藏數據庫可以發揮出最大的價值，促使其可以實現高品質的服務水平。正是因為高效率的剛藏信息服務質量還能夠妥善處理好社會存在的矛盾問題，已經成為用戶及其相關部門之間建立的橋梁，在構建社會主義的時候起到了重要的作用。

結束語

通過以上內容的論述，可以得知：隨著我國國民經濟水平的不斷發展下，我國現代化技術得到了日益完善，尤其是檔案信息化建設的不斷發展，作為檔案資源管理的關鍵所在，這樣就需要相關單位對檔案信息化里面存在的不足之處做好科學的研究，并依據此類問題，加大檔案管理途徑的力度，與此同時還需要對相關人員的文化素養加以培養，從而能夠提高這些人員的綜合能力，促使檔案資源可以朝著自動化的方向發展。

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