大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理探討

董維

摘 要：在新的時代要要求下，檔案管理工作迎來的新的挑戰(zhàn)。如何才能在大數(shù)據(jù)下將檔案管理的價值提升是值得探討的問題。本篇文章從多個角度分析了當(dāng)前檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)，同時也闡述了大數(shù)據(jù)時代給檔案管理帶來的機(jī)遇。面對新的挑戰(zhàn)，檔案管理工作必須改革自身的不足，將檔案的價值發(fā)揮到最大。本篇文章為檔案管理工作者提供一條新的管理道路，希望能為我國的檔案管理指明方向。

關(guān)鍵詞：新時代；檔案管理；挑戰(zhàn)；機(jī)遇；價值

從古至今出現(xiàn)了很多新的技術(shù)，無論是哪種類型的技術(shù)出現(xiàn)，都能反映出這個時代在變革。現(xiàn)代社會也出現(xiàn)了一些新的技術(shù)，例如：互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等等，計(jì)算機(jī)每天都在產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，而且數(shù)據(jù)一直在變化，不停的輸入以及輸出。以現(xiàn)在出現(xiàn)數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)來計(jì)算，5年以后，會有130萬ZB的數(shù)據(jù)量出現(xiàn)，而且這些數(shù)據(jù)全部都是電子文件，這個數(shù)量是現(xiàn)在的20倍。如此龐大的數(shù)據(jù)量說明我國正在進(jìn)入數(shù)據(jù)時代。

1 大數(shù)據(jù)對傳統(tǒng)檔案管理的影響

1.1 管理理念的改變

由于傳統(tǒng)的檔案管理工作是對檔案進(jìn)行分門別類的整理，幾乎都已紙質(zhì)檔案為主，像圖書館里書架上的圖書一樣，每一個類別要清晰，并且有區(qū)別有層次，這樣方便進(jìn)行管理。而大數(shù)據(jù)的理念是將各類檔案信息交織在一起，形成海量的檔案信息數(shù)據(jù)，需要極強(qiáng)的決策能力和信息發(fā)現(xiàn)能力和分辨能力方能勝任，所以我認(rèn)為是顛覆了傳統(tǒng)的檔案管理理念。

1.2 工作性質(zhì)的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)時代背景下各類檔案的基本形態(tài)已經(jīng)從過去的那種以紙質(zhì)檔案和電子檔案為主過渡到檔案的大數(shù)據(jù)時代。大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理工作的重點(diǎn)并非是要掌握和存貯這么龐大的檔案信息，而是要對這些檔案信息進(jìn)行專業(yè)化處理以挖掘出其中蘊(yùn)含的巨大價值，因此，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下如何更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)性和效率，是每一個檔案管理者應(yīng)該思考的問題。

1.3 工作人員需要掌握更多專業(yè)技能

由于大數(shù)據(jù)時代的來臨，檔案管理工作已經(jīng)不再維持在原來整理紙質(zhì)檔案階段了，為了更好的服務(wù)社會，檔案信息將更將方邊被調(diào)閱，將檔案信息數(shù)字化，開放化，多元化，是未來迫切需要的。例如，大數(shù)據(jù)要求采用分布式架構(gòu)進(jìn)行相關(guān)信息的處理工作等，這些都要求檔案管理人員要掌握更多的專業(yè)技能，更新管理理念，才能勝任工作，所以對未來檔案管理人員的個人專業(yè)技能水平要求更高。

2 大數(shù)據(jù)時代促進(jìn)檔案管理的發(fā)展

2.1 大數(shù)據(jù)為檔案信息帶來很大便利，政府機(jī)關(guān)單位以及企業(yè)在工作的時候，都會產(chǎn)生很多的文件，文件的數(shù)量在持續(xù)增加，對文件的管理面臨嚴(yán)峻的考驗(yàn)。盡管部門在工作的時候，都建立一個專門的數(shù)據(jù)庫去管理檔案，但是數(shù)據(jù)庫的庫容量不足以保存大量的檔案，數(shù)據(jù)庫更新的節(jié)奏慢，不能適應(yīng)檔案信息的出現(xiàn)。各事業(yè)單位每天都會出現(xiàn)新的檔案，由于數(shù)據(jù)庫的空間有限，在儲存新信息的時候，就必須銷毀一部分檔案，為新信息騰出更多的儲存空間。銷毀的檔案就不能恢復(fù)，而且很多銷毀的檔案都具有較高的使用價值，在銷毀的時候，就使檔案工作有損失，而且是難以挽回的損失。大數(shù)據(jù)的時代為信息保存提供了新的技術(shù)，可以彌補(bǔ)儲存的不足。可以對舊的檔案備份，即使檔案被銷毀，管理人員也可以使用備用文件找回，而且數(shù)據(jù)技術(shù)將存儲的空間擴(kuò)大，使檔案得以保存。這種儲存方式非常的有效，檔案館中可以引用，即保存了新的信息，又不會丟失舊的檔案。

2.2 大數(shù)據(jù)時代給各類檔案的應(yīng)用帶來了方便和快捷的優(yōu)勢

由于傳統(tǒng)的檔案管理主要以紙質(zhì)檔案和各種電子檔案為主，各類檔案的利用基本上處于被動的利用地步，調(diào)取檔案需要花費(fèi)大量時間和費(fèi)用，嚴(yán)重影響檔案的使用率。大數(shù)據(jù)時代改變了這樣的現(xiàn)狀，由于和云計(jì)算技術(shù)的結(jié)合，使得短時間可以調(diào)閱大量信息，不僅提高了勞動效率，也更多的節(jié)省了社會資源，是人類社會進(jìn)步的重要體現(xiàn)。

3 大數(shù)據(jù)時代背景提高檔案管理價值的對策

3.1 將從事檔案管理工作人員結(jié)構(gòu)優(yōu)化，控制管理人數(shù)，避免出現(xiàn)多人管理，無人工作的情況

檔案管理的價值發(fā)揮與管理人員的素質(zhì)有關(guān)，因此要提高檔案工作人員的素質(zhì)，這樣才能讓管理工作發(fā)揮更大的價值。因此現(xiàn)在的時代是大數(shù)據(jù)時代，時代在變化，管理檔案的方式也在改變，管理人員要改變傳統(tǒng)的管理理念，而且要有較高的從業(yè)素質(zhì)，以滿足大數(shù)據(jù)要求的前提下，完成處理好檔案管理工作。大數(shù)據(jù)時代下的管理就不能采用手工的方式去管理，應(yīng)該有新的理念。現(xiàn)在很多高校都開設(shè)檔案有關(guān)的專業(yè)，為檔案館培養(yǎng)專業(yè)人才。因此檔案館在選擇管理人員的時候，可以優(yōu)先選擇這類有高素質(zhì)，經(jīng)過專業(yè)學(xué)習(xí)的人才，從而將管理人員的整體素質(zhì)提高。在遇到新的挑戰(zhàn)的時候，以正常的心態(tài)積極應(yīng)對。

3.2 在采用數(shù)據(jù)手段管理檔案的時候，檔案館可以與國內(nèi)大型的數(shù)據(jù)公司或者是數(shù)據(jù)機(jī)構(gòu)合作，使管理人員在工作的時候，可以使用數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行管理。只有將數(shù)據(jù)技術(shù)與管理方式相結(jié)合才能將檔案管理工作的價值提高，而且數(shù)據(jù)應(yīng)該與管理工作緊密結(jié)合，打破思想以及行業(yè)之間的限制，同研發(fā)公司合作，研發(fā)出一款符合檔案館的進(jìn)行檔案管理工作的技術(shù)或者是工具。在大數(shù)據(jù)的背景下，一臺計(jì)算機(jī)已經(jīng)不能完成全部的管理工作，要使用分布式架構(gòu)，同時結(jié)構(gòu)云計(jì)算以及儲存的技術(shù)。檔案管理工作不是閉塞的，可以與多方共同合作，使管理工作有新意，而且還能提高管理效率。

3.3 為了滿足大數(shù)據(jù)背景的要求，要在檔案管理工作建立監(jiān)管機(jī)制

大數(shù)據(jù)給檔案管理工作帶來很多便利，使管理工作變的簡單，而且減輕管理人員的工作壓力，但是同樣也帶來了挑戰(zhàn)。在大數(shù)據(jù)背景下，信息開放，而且人們可以利用信息交流。但是在交流的過程中，會造成信息流失，安全性受影響。因此要在檔案信息上建立監(jiān)管機(jī)制，這樣可以讓管理人員加強(qiáng)對信息的保護(hù)，保證檔案安全，以免檔案信息在交流的時候，出現(xiàn)泄漏或者是丟失。政府更應(yīng)該注重對檔案信息的投入，開展檔案信息現(xiàn)代化建設(shè)，提高信息化水平。政府對檔案信息管理工作的作用很大，在政府的支持下，我國的檔案管理工作可以更順利進(jìn)行。因此在大數(shù)據(jù)下政府也要發(fā)揮作用。

結(jié)束語

大數(shù)據(jù)時代已然是信息社會發(fā)展的必然結(jié)果，而這一新的時代也必將加快社會的進(jìn)一步發(fā)展。作為檔案工作者，要努力抓住新時代的機(jī)遇，嚴(yán)肅對待挑戰(zhàn)，不斷學(xué)習(xí)和創(chuàng)新，圍繞企業(yè)的經(jīng)營工作對檔案管理方式和手段進(jìn)行深入思考、重新認(rèn)識。充分運(yùn)用新技術(shù)，在時代浪潮地推動下，更好地開發(fā)和利用檔案信息資源中蘊(yùn)藏的巨大知識寶藏，使檔案工作創(chuàng)造出更大的價值。

參考文獻(xiàn)：

[1]張欣.解讀大數(shù)據(jù)時代下檔案管理的價值提升[J].理論觀察，2014（1）：108-109.

[2]高茂科.對檔案大數(shù)據(jù)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的認(rèn)識[J].中國檔案，2013（10）：72-73.

[3]馮海超.大數(shù)據(jù)創(chuàng)業(yè)樣本[J].互聯(lián)網(wǎng)周刊，2012（23）：45.

[4]李小晨.大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理探討[J].云南檔案，2013，（6）：48-50.

[5]荊巍.大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理探討[J].中國校外教育，2015，（9）.