關(guān)于企業(yè)辦公室工作管理的精細(xì)化探究

謝尚翠

摘 要：近年來，隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國的經(jīng)濟(jì)建設(shè)也取得了顯著成效。辦公室是連接企業(yè)各個部門的樞紐，在這樣一個快速發(fā)展時期，辦公室管理也呈現(xiàn)出多元化的發(fā)展趨勢。本文主要對辦公室精細(xì)化管理展開討論，并重點分析了有效改善辦公室精細(xì)化管理的措施。

關(guān)鍵詞：辦公室；精細(xì)化管理；措施

企業(yè)改革發(fā)展的新形勢、新任務(wù)，對辦公室工作提出了新要求。辦公室作為企業(yè)管理的樞紐，在企業(yè)各項工作運(yùn)行中起著上傳下達(dá)、聯(lián)系左右、溝通內(nèi)外的重要作用。新的形勢對辦公室強(qiáng)化政務(wù)、搞好事務(wù)規(guī)范服務(wù)等方面提出了更高的要求。因此，為進(jìn)一步推動企業(yè)的發(fā)展，必須加強(qiáng)企業(yè)辦公室的精細(xì)化管理。

一、辦公室精細(xì)化管理的重要性

（一）簡化辦公流程。一般情況下，大型國有企業(yè)的辦公室管理是一項兼具行政、人事、財務(wù)以及企業(yè)宣傳等多項事務(wù)的管理工作，有時，甚至要處理一些突發(fā)狀況，其工作內(nèi)容相對較多，因此流程較為復(fù)雜。工作量大、事務(wù)繁雜給辦公室管理工作帶來了一定的難度。對此，現(xiàn)代企業(yè)的管理方式即精細(xì)化管理方式就顯得意義重大。通過運(yùn)用精細(xì)化管理辦法，將辦公室各個崗位職責(zé)進(jìn)一步明確。在處理日常事務(wù)過程中，辦公室精細(xì)化管理可以將日常事務(wù)進(jìn)行明確的分解，將整體的目標(biāo)劃分為段塊，通過具體的負(fù)責(zé)人完成不同的分解任務(wù)，實現(xiàn)整個辦公室工作任務(wù)的完成。這樣不但避免了日常事務(wù)雜亂無序的進(jìn)行，簡化辦公流程，更保證了事務(wù)處理的完整性。

（二）形成決策依據(jù)。精細(xì)化管理將辦公室內(nèi)部的各個崗位進(jìn)行細(xì)分，每個崗位、每個人都有具體的負(fù)責(zé)范圍，崗位職責(zé)明確，并且每個人對自己所負(fù)責(zé)的崗位信息都有充分的了解。在處理辦公室事務(wù)時，可以通過將工作細(xì)化的方法，把工作分配到不同的責(zé)任人負(fù)責(zé)范圍內(nèi)。具體負(fù)責(zé)的辦公室工作人員能夠針對自身所承擔(dān)的工作任務(wù)進(jìn)行有針對性的安排與相應(yīng)的知識與信息的獲取，對問題的解決具有最佳的針對性，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策層做出相應(yīng)的決策提供有建設(shè)性的意見和建議。通過精細(xì)化管理方式，辦公室處理各項事務(wù)能夠了解掌握到各項經(jīng)營信息，為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)決策層提供更加科學(xué)、合理的決策依據(jù)，保障企業(yè)的正常有序經(jīng)營和管理，對保證企業(yè)的正確發(fā)展方向具有關(guān)鍵性的作用。

二、辦公室工作精細(xì)化管理的具體措施

（一）完善企業(yè)文化建設(shè)。企業(yè)文化建設(shè)是企業(yè)發(fā)展的核心，通過建立有效的企業(yè)文化，可以提高企業(yè)整體的凝聚力、向心力。在這個過程中所有員工在企業(yè)文化的引導(dǎo)下自主、積極地提高自身綜合素質(zhì)，這對企業(yè)來說是一種無形的競爭力。除此之外，良好的企業(yè)文化建設(shè)可以培養(yǎng)辦公室工作人員精細(xì)化管理的理念與精細(xì)化的工作習(xí)慣，在日常的工作中能迅速將事務(wù)進(jìn)行有效分解，提升辦公速度，從而提高辦公室整體管理水平。再結(jié)合辦公室管理中的制度化、程序化則能更有效地、切實地推進(jìn)精細(xì)管理的全面展開。

（二）建立健全精細(xì)化管理制度。現(xiàn)階段，我國大部門企業(yè)的精細(xì)化管理都沒有得到真正的貫徹落實。在很多企業(yè)，精細(xì)化管理還只是一個概念，大多企業(yè)在辦公室管理中都是流于形式，并沒有真正理解精細(xì)化管理的內(nèi)涵。因此，為實現(xiàn)精細(xì)化管理更好的落實，需要有健全的管理制度使其趨于規(guī)范，從而全面提升精細(xì)化管理的質(zhì)量。不同企業(yè)針對自身的特點，理論結(jié)合實踐，具體問題具體分析，制定出一套完整、健全的流程，辦公室人員各司其職，在各個工作環(huán)節(jié)做到嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范。制定健全的管理制度，是落實崗位責(zé)任制的一種制度保障，是對權(quán)利和責(zé)任的又一層確認(rèn)，能夠有效防止出現(xiàn)工作中有些工作人員規(guī)避程序違規(guī)操作的不良現(xiàn)象。

（三）提高辦公室人員綜合素質(zhì)。辦公室工作人員的素質(zhì)水平直接關(guān)系到各項工作的落實情況，因此，企業(yè)必須對辦公室人員素質(zhì)的培養(yǎng)加以重視。對人員的培養(yǎng)主要從兩個方面入手。首先，在專業(yè)技能上，要加強(qiáng)對工作人員辦公室自動化設(shè)備操作能力的培養(yǎng)，在日常的工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗，能夠做到熟練使用，以提高整體的工作效率；其次，加強(qiáng)員工的責(zé)任意識培養(yǎng)。在崗位責(zé)任制下，工作人員的責(zé)任意識就顯得更為重要，對于自己職責(zé)范圍內(nèi)的每一項任務(wù)，只有具備責(zé)任意識才能保質(zhì)保量的完成，才能確保整個辦公室工作任務(wù)的順利完成。只有這樣，才能建立一支具有整體意識、優(yōu)良作風(fēng)、有組織有紀(jì)律的工作隊伍，來保障精細(xì)化管理的實現(xiàn)。

（四）推動辦公室工作創(chuàng)新。創(chuàng)新是企業(yè)辦公室管理工作進(jìn)步的根本，也是辦公室精細(xì)化管理工作新的挑戰(zhàn)。辦公室精細(xì)化管理工作的創(chuàng)新要求企業(yè)的管理人員要在企業(yè)的體制變革中探索新形勢下辦公室的工作規(guī)律，把辦公室工作的規(guī)律性與當(dāng)下的要求相結(jié)合，在繼承原有管理方法的基礎(chǔ)上進(jìn)一步改革創(chuàng)新。通過建立健全各項工作制度、崗位規(guī)范、考核標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)績評價辦法，把員工的工作積極性充分調(diào)動起來。大力加強(qiáng)各項業(yè)務(wù)建設(shè)，不斷開拓創(chuàng)新，才能使辦公室適應(yīng)新形勢的要求，更好地圍繞中心、服務(wù)大局，為企業(yè)發(fā)展作出更大貢獻(xiàn)。

三、結(jié)語

總而言之，企業(yè)辦公室精細(xì)化管理是當(dāng)下提升辦公室管理工作的有效途徑，也是社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然趨勢。因此，必須大力發(fā)展企業(yè)辦公室精細(xì)化管理，只有將精細(xì)化管理形成制度，將精細(xì)化管理文化深入人心，才能保證其實施質(zhì)量，從而進(jìn)一步推動企業(yè)的整體發(fā)展。

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