事業單位檔案數字化建設面臨的困境及途徑研究

陰杰

摘要：伴隨信息技術與科學技術的不斷發展，數字化與信息化已經成為各行各業未來發展的主要趨勢，檔案管理自然也不例外。對事業單位檔案管理工作來說，數字化建設能夠全面提升檔案管理工作的效率與利用率，使得管理工作的流程得以全面優化。然而，因為事業單位本身的特殊性，檔案數字化建設仍然面臨諸多方面的困境，在一定程度上制約了事業單位檔案數字化建設。鑒于此，本研究主要針對事業單位檔案數字化建設面臨的困境進行了全面的探討，在此基礎上提出幾點發展途徑與建議，僅供參考與借鑒。

關鍵詞：事業單位；檔案數字化；困境；對策

所謂檔案，指的是個人或者組織在社會活動進程中產生的具備保存價值的各種信息記錄，當前主要包含印象、文字、圖片、表格等諸多形式，無論是對組織來說，亦或是對個人而言，均具有至關重要的保存價值。在信息化技術與科學技術的推動下，數字化已經成為檔案管理工作發展的重要方向[1]。相較于普通企業來說，事業單位因為諸多方面的限制，檔案數字化建設當前仍然面臨諸多困境，導致事業單位檔案數字化建設效果并不理想。因此，新形勢下如何加強事業單位檔案數字化建設就成為當前急需解決的重要課題。

一、事業單位檔案數字化建設面臨的困境

（一）檔案數字化建設基礎設施困境

在檔案數字化建設的潮流中，越來越多的事業單位將檔案數字化建設作為檔案管理工作的重要內容。然而，因為資金、技術等方面因素的制約，大部分事業單位基礎設施遠遠沒有達到檔案數字化建設的相關要求，硬件設施的落后，使得檔案數字化建設無論是管理還是利用，都不夠理想，距離檔案數字化建設的目標仍然存在較大的差距。

（二）檔案數字化建設安全漏洞困境

相較于傳統時代的檔案保護工作，信息化時代的檔案保護所面臨的威脅相對更多，各種黑客入侵、安全漏洞以及網絡攻擊等，均會引發數字化檔案的損失。然而，因為事業單位本身對于數字化檔案的保護不足，一些事業單位仍舊選擇辦公電腦同時作為檔案服務器并用的現象，再加上相關宣傳工作有所缺失，檔案管理人員對于安全漏洞的重視不足，使得事業單位檔案數字化建設不得不面臨嚴峻的安全漏洞困境。

（三）檔案數字化建設員工素質困境

由于部分事業單位領導層對于檔案數字化建設的認知不足，日常工作中也沒有將檔案數字化建設納入到事業單位的日常管理工作中來。這就使得事業單位檔案管理隊伍建設暴露出諸多問題，一些事業單位檔案管理隊伍甚至是通過兼職的方式來擔任，并且部分檔案管理人員還存在身兼數職的情況。除此之外，正是因為重視不足，導致檔案管理隊伍培訓教育工作存在較大的滯后性，檔案管理隊伍綜合素質不夠理想，再加上檔案管理隊伍的穩定性不佳，事業單位檔案數字化建設自然較為混亂[2]。

二、事業單位檔案數字淡化建設的途徑與建議

（一）強化檔案軟硬件建設

大數據時代，要想加強事業單位檔案數字化建設，加強基礎設施建設是先決條件。數字化建設對事業單位檔案管理基礎軟硬件的要求更高，其需要的配套設施更多，比如檔案管理軟件、掃描儀、網絡以及高性能電腦等方面。上述基礎配套設施的完善，檔案系統、網絡的維護，均需要依靠資金的支持，資金的投入至關重要。具體來說，各個事業單位需要把檔案數字化建設納入到發展戰略與整體規劃中，建立健全相關的監管措施。與此同時，事業單位其他部門需要給予檔案數字化化建設充分的理解、支持。對于檔案管理機構的各級領導來說，應當據理力爭向事業單位有關部門爭取檔案數字化建設方面所必須的人財物等資源。除此之外，對于事業單位發展過程中遺留的各種紙質檔案，應當盡快加速歸檔處理工作，以此來促進檔案數字化建設的推進。

（二）加強檔案安全建設

檔案數字化建設對檔案安全管理工作提出了全新的要求，而要想有效保障檔案資料的安全，事業單位需要從以下幾個方面著手，全面提升數字化檔案管理的安全性：首先，針對當前使用的檔案管理軟硬件功能進行優化調整，積極引入各種保護技術，提升檔案管理系統的安全性、系統性，如防火墻、殺毒軟件、監控軟件以及限制進入等技術；其次，加強檔案管理隊伍安全意識宣傳教育，使得相關操作人員能夠正確認知檔案管理的規范操作，能夠嚴格按照規范流程進行安全操作，進一步減少因為人為操作引發的安全問題；最后，針對事業單位外網與內網進行隔離處理，通過路由器屏蔽、認證機制，進一步加強網絡安全控制。

（三）提升檔案管理隊伍綜合素質

“互聯網+”時代，事業單位檔案數字化建設對檔案管理人員提出的要求越來越高，廣大檔案管理人員不僅需要具備事業單位檔案業務、檔案管理知識以及信息化技術等知識體系，同時還需要掌握“互聯網+”時代檔案管理知識內容。所以，要想保障事業單位檔案數字化建設的有效運行，事業單位必須要注重檔案管理隊伍的培訓、引進工作，以此來促進檔案管理隊伍整體素質的全面提升。綜合參考事業單位檔案管理隊伍當前實際情況，應當通過以下兩方面途徑來提升檔案管理隊伍綜合素質：一方面，事業單位應當積極引入信息技術專業人才與檔案管理專業人才，積極制定科學合理的培養、引進以及流動體系，使得資源檔案管理隊伍結構得以持續優化，同時綜合利用引入人才的帶動作用，全面提升隊伍的綜合能力[3]；另一方面，事業單位還應當綜合檔案數字化建設的發展形式，針對檔案管理隊伍開展針對性的培訓教育工作，積極利用委培、專家講座以及集體培訓等多元化途徑，促使檔案管理隊伍綜合素質的全面提升。

三、結語

綜上所述，事業單位檔案數字化建設是一項系統、漫長、復雜的工程，想要在短時間內獲得理想的效果明顯是不現實的。這就需要事業單位綜合參考當前檔案數字化建設面臨的困境，制定針對性的發展策略，將檔案數字化建設滲透到事業單位的發展戰略中，全面保障檔案數字化建設的有序推進，從而有效促進事業單位健康、有序的發展。

參考文獻：

[1]郭士芳.密級檔案管理提升措施探析——以省屬機關事業單位文書檔案管理為例[J].海峽科學，2016，（09）：47-48.

[2]許琳.數字化檔案管理在事業單位中的應用分析[J].中國高新區，2017，（17）：208-209.

[3]曹曉梅.新時期行政事業單位檔案的數字化管理方法初探[J].赤子（上中旬），2016，（24）：36.endprint