簡析兩種檔案管理方式共存的問題及對策

楊鈴

摘要：隨著計算機的普及，電子檔案逐步取代紙質檔案，但是就目前而言，電子檔案和紙質檔案并存。本文主要針對這兩種檔案的管理方式進行分析，首先對現狀分析，其次就兩種檔案的聯系以及兩種檔案并存的問題進行匯總，最后給出建議。通過本文的分析，旨在加深對檔案管理的了解。

關鍵詞：紙質檔案：電子檔案：問題：對策

一、兩種檔案并存管理的現狀及原因

（一）紙質檔案與電子檔案互不兼容，簡單并存

目前各地區、各機關企事業單位中均形成電子和紙質兩種文件，對于紙質文件按照傳統的做法將其依據保存價值歸檔保存，使其依然保留毋庸置疑的“檔案”身份。對于電子文件，大多數單位僅限于光盤、硬盤存儲，沒有按照相應標準進行歸檔保管。尤其縣市級機關單位多數是進行了計算機檢索和簡單的存儲、打印目錄等，管理不規范。

（二）對電子文件重要性認識不足，存檔內容單一

多數使用辦公自動化網絡系統的單位，對電子文件沒有進行整理、鑒定、歸檔，僅是把電子文件存儲在硬盤內。這樣，即使不會丟失，日積月累，電子文件亦會成災，甚至一些單位的電子文件處于自生自滅狀態。未使用辦公自動化網絡系統的單位，用計算機進行辦公和事務性管理，大部分是處于辦公自動化的起步階段，多數只用計算機起草文件。一旦打印出紙質正式文件，作為草稿性的電子文件絕大多數未被保留，而是被新起草的電子文件不斷覆蓋，或因存儲載體用于其它信息的存儲而被清洗。還有一些電子文件形成部門不懂檔案管理知識，檔案管理部門無法介入電子文件形成過程，對電子文件的收集、整理、歸檔僅限于對每年的計劃、總結、匯報等年年都有的材料存儲到硬盤，因此提高對電子檔案的認識勢在必行。

二、兩種檔案之間的聯系

（一）檔案管理

紙質檔案的基本原則對于電子檔案的管理同樣具有指導作用，具有生命力。檔案工作的基本原則之一是要確保檔案的完整和完全；在電子檔案管理工作中也一樣要遵循檔案的完整性原則。必須注意的是，電子文件檔案化的業務方法、技術必須沿著繼承與創新前進。

（二）保管

任何文件保管的最終目的都是為了利用。電子文件的載體脆弱、壽命不長，而要長期和永久保管就有必要將電子文件的信息內容在紙上和縮微片上制作拷貝。同時，電子檔案保管技術起步不久，存在著多方面不足；而對紙質檔案的保管則歷史悠久，已形成了一套完善的管理體系，其保管技術也較成熟。電子檔案的保管技術在一定程度上必須依賴和借鑒紙質檔案的保管技術和經驗。

三、兩種檔案并存階段管理中存在的問題

（一）認識上不足

在日常的管理工作當中，對于電子檔案的概念我們從其功能和作用上還沒有一個充分的認識，尤其對于一些一線的檔案工作者，往往沒有及時轉變觀念，在工作當中把更多的精力放在了紙質檔案的傳統管理方式上，加之年齡層次、業務水平、學歷層次等諸多因素的影響，造成對電子文檔收集、歸類不齊全，管理上不規范、不完整，或者出現資源上的過度浪費。

（二）檔案管理人員年齡、學歷層次分差大

檔案部門作為一個職能部門，一直以來是一個清閑養老的地方，得不到有效的重視。就目前來講，檔案管理人員年齡層次偏大，業務水平老年化非常嚴重，而許多年輕人又不愿意從事檔案管理工作，這就導致檔案管理得不到有效的銜接，出現管理落后、制度不健全等諸多弊病。

（三）管制制度不健全

傳統的管理模式一直以紙質檔案管理為主，從接收、整理、保管已構成一套完整規范的體系，但相對于電子檔案還未有一個成熟的管理模式。各個檔案管理單位都在自己的日常管理工作中自行摸索。其安全性、保密性得不到有效的保障。

（四）安全隱患

電子檔案自1998年出臺《電子文件歸檔與電子檔案管理方法》的試行標準開始，已有10多個年頭。由于電子檔案信息極易被篡改，且很難找到篡改痕跡，并且隨著高端電子技術的迅速發展，破壞檔案真實性的技術手段也更加先進。其次，計算機和網絡技術日新月異，舊的存儲檔案內容是否被未來新的高端設備準確無誤的解讀？面對自然災害時，電子檔案是否可完整復原等諸多問題。如何更行之有效地做好電子檔案的安全管理是我們當前檔案管理的又一新興課題。

四、兩種檔案并存管理策略

由于行業不同，工作的性質不同，紙質檔案和電子檔案在各領域中都發揮著它們的重要作用。就目前來看，電子檔案在信息的存儲、處理、傳輸和共享方面更能行之有效地發揮作用。基于實現檔案管理的現代化，進一步搞好檔案信息資源的合理開發利用這一角度來看，大力開發電子檔案就顯得非常必要。而紙質檔案其表現出的原始性、直觀性、真實性，其重要作用也不容忽視。合理的將紙質檔案與電子檔案并存，相輔相成，共同發展是至關重要的。

（1）有創新理念，從其本身的性質、特點、功能、屬性等多方面入手，從而擴大研究范圍；

（2）建立健全檔案管理的各項規章制度和相應的法律法規；

（3）提高檔案管理人員的業務素質水平。對檔案管理人員結構實行優化組合，合理搭配人力資源。多方吸納檔案管理的高科技知識型人才；

（4）更新檔案管理設備，加大對陳舊檔案管理設備的更新換代，以確保紙質檔案和電子檔案的安全性

（5）建立聯系。電子檔案和紙質檔案相結合的方式能夠更加有效地保管和利用檔案內容，為了能夠把兩者配合使用，應當在兩者之間建立相應的聯系。

如果目前庫存中有大量的紙質檔案，而電子檔案內容很少，那么在條件允許的情況下，可以將紙質檔案中重要的內容進行掃描轉換，制作成為電子檔案，并把兩者同時歸檔；如果只有電子檔案，可以選擇電子檔案中永久保存的重要部分打印出來，轉換成為紙質檔案，這樣如果電子檔案的設備不小心損壞，電子檔案失去價值，還存有的紙質檔案就可以發揮作用，挽回一些損失。

在電子檔案和紙質檔案之間可以利用數據庫和軟件建立通道，使得二者結合，實現方便快速的檢索和有效的管理應用。

五、結束語

電子檔案和紙質檔案兩者是密不可分的，作為檔案管理人員，要不斷的學習電子檔案管理的知識，并加強對于紙質檔案的管理，做到合理整合與利用，從而提高辦事效率。endprint