檔案管理電子化服務的建設探微

李文

摘要：當前，檔案管理是我國很多單位和部門運行中比較重要的一個方面，基于這種檔案管理工作來說，其在新形勢下也有一些新的變化趨勢出現，因此，檔案管理電子化建設的要求越來越迫切，也使其相應的價值越來越突出，本文就重點針對檔案管理電子化對電子化對于檔案管理工作的影響進行了分析，然后對如何有效加強檔案管理電子化建設進行重點探討。

關鍵詞：檔案管理；電子化；建設

隨著當前我國電子化水平的不斷提升，其在很多行業中都得到了較好的運用，并且也都發揮出了較強的積極作用和價值，這一點在檔案管理工作中也不例外，而檔案管理工作作為當前我國社會發展中很多單位都極為重視的一個環節，更是需要針對電子化建設進行重點關注，切實提升檔案管理的電子化水平也已經成為了今后比較核心的一個發展趨勢，值得進行深入研究和探討。

一、電子化對檔案管理工作的影響

電子化進程的不斷加快對于很多方面都發揮出了較為明顯的創造性改革和優化，具體到檔案管理工作中來看，其同樣也受到了電子化的影響，發生了一定的改變，這種變化主要體現在以下幾個方面：

（1）虛擬檔案館的建立。互聯網技術是當今社會發展中比較重要的一類技術手段，其便捷性以及快速性特點在很多領域都發揮出了重要的作用，尤其是對于信息交流以及資源的共享來說，更是可以借助于互聯網技術來進行優化，這一點在檔案管理中也就得到了較好的運用。檔案管理工作受到互聯網技術的影響主要就表現在虛擬檔案的建立上，虛擬檔案主要就是依托于計算機技術以及互聯網技術來構建一種電子化的檔案系統，進而也就能夠發揮出傳統檔案的作用和價值，但是卻在很多方面都能夠明顯優于傳統的檔案管理方式，尤其是從利用效率以及服務時限上來看，其構建必要性是極為突出的。（2）檔案管理內容更豐富。具體到電子化時代下的檔案管理工作來說，其在具體的檔案管理內容方面也發生了較大的改變，這種檔案管理內容方面的改變主要就是指相應的檔案內容越來越豐富，以往的檔案信息僅僅是運用文字的方式來記錄相關內容，而運用電子化手段構建的檔案管理系統則能夠通過聲音、圖像以及視頻等方式進行更為系統全面的信息內容保管，進而也就能夠有效提升檔案管理工作的價值，這也是對于傳統檔案管理工作的升級和優化，極大程度上擴大了管理的范圍。（3）提升服務質量。對于檔案管理工作來說，其最終目標和任務就是為了單位或者是機構的發展服務，因此，切實提升服務質量效果也就成為了檔案管理創新和發展的關鍵所在。檔案管理服務質量的提升在電子化時代也得到了較好的優化，通過網絡服務模式的應用能夠較大程度上簡化傳統檔案應用中較為繁瑣的程序，進而提升檔案應用的效率；從檔案信息查詢和應用的便捷性上來看，檔案管理電子化系統的運用同樣具備著無可比擬的優勢，其能夠通過較為便捷的人機對話來實現相應的功能服務，進而提升知識信息的運用價值和效率。

二、檔案管理電子化建設

（一）檔案管理電子化建設要點

基于檔案管理電子化建設工作來說，要想構建較為完善可行的檔案管理電子化系統，首先應該把握好檔案管理電子化建設工作的要點內容，基于這些要點采取相應的措施才能夠提升最終電子化檔案管理系統的運行效果，這些要點主要包括以下幾個方面的內容：

（1）恰當構建文件級機讀目錄數據庫。在檔案管理工作中，相關目錄的構建和應用是比較重要的一個方面，這種目錄的有效構建主要就是為了提升檔案信息存儲以及檢索的效率和水平，保障檔案管理的高效性。這種目錄數據庫的構建不僅僅能夠在后續檔案信息的應用過程中發揮出較強的積極作用和價值，從最初檔案信息資源的錄入方面來看，其同樣能夠取得較為理想的便捷性效果，依托于目錄進行檔案信息錄入的效率是比較高的，因此，這種文件級機讀目錄數據庫建設也就應該作為一個要點進行把關。（2）多媒體數據庫的構建。對于電子化時代下的檔案管理工作來說，多媒體數據庫的有效構建同樣也是極為重要的一個方面，這種多媒體數據庫的構建主要就是指充分借助于多媒體技術手段，將檔案管理相關的一些錄像資料以及影音資料進行數字化轉錄，進而促使其能夠在檔案管理系統中進行較好的歸檔保管，進而豐富檔案管理的內容，保障檔案管理系統能夠發揮出較強的作用和價值，和館藏檔案全文數據庫相互配合，提升檔案管理的價值。（3）硬件設備的構建。電子化檔案管理建設工作還需要重點從硬件設備方面進行重點關注，只有硬件設備能夠有效支撐檔案管理信息化系統的構建，才能夠促使其發揮出相應的作用和價值，這也是該系統最為基本的一個方面。結合當前檔案信息管理系統的基本要求來說，硬件設備的配套需求主要就是圍繞著計算機設備以及相應的網絡設備進行構建，以此來促使相應的檔案管理能夠實現較為明顯的電子化效果，提升其應用價值。（4）做好歸檔管理。隨著當前我國檔案管理工作中相關內容的越來越豐富，其管理的難度也越來越大，這種管理難度的提升也就需要從檔案管理的有效保存入手進行優化控制，而具體到檔案信息內容的保存工作中來看，電子文件的歸檔管理就成為了極為有效地一種手段，針對不同類型的文件內容進行分類存儲，并且基于不同來源以及不同特點的檔案信息進行明確分類，如此也就能夠提升檔案信息管理的條理性，切實保障檔案管理在后續的應用中也能夠具備較為突出的便捷性特點。

（二）檔案電子化建設的基本流程

基于檔案管理電子化建設工作而言，除了要把握好具體建設工作中的各個要點內容之外，還需要從基本的構建流程入手進行規范化把關，這些流程主要有以下幾個基本環節：

（1）建立檔案數據庫。檔案管理電子化建設的基本工作就是需要構建完善的檔案數據庫，這種檔案數據庫的構建主要就是采用各種錄入手段和方式針對檔案管理中涉及到的各類內容和信息進行有效錄入，在錄入過程中還應該重點關注歸檔以及分類存儲，如此才能夠保障檔案數據庫構建應用價值的最大化。（2）構建檔案管理局域網。在檔案管理工作中，互聯網的應用是極為重要的一個方面，這種檔案管理互聯網的應用首先就需要從局域網的設置入手進行控制，切實有效的保障局域網能夠為整個檔案管理工作提供較強的服務。（3）構建檔案管理網站。為了提升檔案管理電子化建設的價值，還需要構建面向服務對象的檔案管理網站，通過這網站來為相關人員提供具體的服務，并且也能夠依托于該網站來進行相關信息的公布，提升其應用價值。（4）做好電子文件的收集和積累。對于檔案管理電子化建設工作來說，其并非是一朝一夕就能夠完成的任務，需要在長久的檔案管理中做好電子文件的收集和積累，逐步完善檔案管理電子化系統的內容，促使其得到不斷的優化。

三、結束語

綜上所述，對于檔案管理電子化建設工作來說，其已經成為了今后檔案管理工作發展的重要趨勢，這種檔案管理電子化建設的開展需要首先把握好其中涉及到的各個要點內容，然后依據相應的流程進行規范化構建，不斷完善其應用價值和效果。endprint