淺談民辦高校二級學院辦公室工作

張亞紅

摘要：民辦高校二級學院辦公室是高校行政部門組成的一部分，也是高校黨政一體的管理基礎部門，其部門承接著上傳下達的重要職責，還對二級學院教務管理起到了重要的指導性，可以說部門雖小，功能巨大，高校二級學院辦公室的職能發揮將直接影響到二級學院教育工作的正常開展。

關鍵詞：高校；二級學院；辦公室；工作

隨著民辦高校近年來的快速發展，從機構部門的設置和分工都有了明顯的提升，特別是細化專業學院后，二級學院辦公室的設立促進了高校教育工作的正常化開展，在整個教育體系中，二級學院辦公室的管理工作發揮了重要的作用。

一、二級學院辦公室的職能

二級學院辦公司的職能具有綜合性，我們將整個民辦高校機構比如為“互聯網組織”，二級學院辦公室就是互聯網中的核心“服務器”，不論是用戶的信息輸出還是信息的反饋，都需要“服務器”作為中間介質來進行傳達，在傳達信息的工作外，“服務器”還要對自身的系統進行管理和管控，一旦出現程序邏輯錯誤，信息的傳達和服務器內部管理都將失去效能。在高校學院中，二級學院辦公室要服務員高校的黨政管理部門，及時傳達管理部門下發的文件和精神，其次要服務于二級學院內部，對教學的進度、教室的安排、教師的安排都要提前部署，對二級學院出現的問題要及時向上級進行反饋。還要服務于學生，要對學生的檔案、資料、成績、在校表現等等一系列數據進行登記，還要服務于政工、服務于后勤等等，二級學院辦公室是一個綜合性的管理實施部門，即是院系領導的助手，還是教學工作正常化的部署者，有些民辦高校考試試卷也需要二級學院辦公室協調出題教師、試卷印刷等，大量的繁瑣工作正是二級學院辦公室的主要職能。

二、影響二級學院辦公室工作效率的因素

民辦高校對二級學院辦公室工作的重視度仍存在不足，從公立高校看，公立高校對二級的辦公室的支持度非常高，而民辦學院首先從主辦方或管理層限制了學院部門的發展，特別是從性質上有區別，公立學院一般為國家設立的高等學院，主要是為國家培養人才，也是為社會主義培養接班人，在公立高校中并不以盈利為目的。而民辦高校將錄取分數線降到相當低的水平，以此來擴充學院的學生數量，有以盈利為目的的嫌疑。以兩者對比看，我們不難發現民辦高校二級學院辦公室在一定因素下影響到了工作效率。

（一）對二級學院辦公室工作不重視，一味的節支開流

行政部門的工作效率不但體現在人員的工作層面，還體現在辦公設備中，某些民辦高校為了壓縮開支，對辦公室的人、財、物等實施多方面限制，甚至購買小的辦公用品都要找處長、找二級學院領導、找院領導批準，這樣才能夠購買，可以說某些民辦高校對二級學院辦公室的節支開流限制較為明顯，嚴重影響了二級學院辦公室工作的高效工作。

（二）辦公人員培訓的機會少之又少

二級學院辦公室承擔的職責決定了辦事人員的工作繁瑣性，要提高二級學院辦公室的工作效率，不斷對辦公室人員團隊進行系統的培訓，并且需要提供辦公室人員經常與兄弟院校進行相互學習、相互評比，這樣才能提高辦公人員的高素質、高效率工作，而目前在民辦高校中，對于辦公人員的培訓從上層就得不到重視，另外為了節約開支，無力聘請培訓師對辦公室人員進行系統培訓，這也是民辦高校二級學院辦公室目前的狀態。

（三）辦公人員分工不明確，干多干少待遇一樣

在民辦高校二級學院辦公室中，每個辦公人員的職責劃分并不明確，特別是對工作的細化度不明晰，一旦二級學院辦公室工作任務加重時，辦公人員會出現相互推諉、相互踢皮球的現象，這嚴重制約了二級學院辦公室工作的效率，對二級學院的教育秩序產生了消極影響，甚至影響到教學進度。而出現另外一種情況是不論辦公人員多付出還是少付出，待遇水準都一樣，這也對辦公人員的工作積極性造成了制約性。

（四）缺乏計算機技術基礎，嚴重制約了工作效率

在互聯網快速發展的時代，計算機在高校的應用已經非常普及，對于二級學院辦公室的辦公人員來講，掌握計算機技術是必要的，學生學籍整理、成績統計、發揚高、通知書等都需要辦公室人員采用辦公軟件進行編輯和打印。而目前對于辦公軟件熟練操作的人員較多，但一旦遇到特殊問題，工作就會中斷，例如打印機打印出問題、計算機文檔出現無法保存現象等，這側面反應了辦公人員對計算機技術的缺乏，制約了辦公室的工作效率。

三、有效提高二級學院辦公室工作效率的策略

（一）全面重視二級學院辦公室工作，增加學院預算，減少審批程序

二級學院辦公室工作是一項較多繁瑣和復雜的工作，參與的環節多、流程多，辦公室人員的勞動強度要比其他教師付出的多，而鑒于工作性質的問題，服務于學院、服務于教師、服務于學生的綜合性工作，在某些領導眼中并不被重視，降低了辦公室的部門威信，使辦公室人員喪失了工作的積極性。要提升二級學院辦公室工作的效率，首先從領導層的認識開始，肯定辦公室工作的成績，對于辦公室工作中出現的失誤予以包容，增加辦公室的預算，充分保障二級學院辦公室設備的穩定性，以此來促進辦公室的工作效率的提高。

（二）經常性的對辦公室人員進行針對性的培訓，有助于提高工作效率

民辦高校生源的不斷擴招，導致了二級學院辦公室的工作量不斷增加，工作中如何有秩序的分清輕、重、緩、急，按部就班的掌握和協調學院教育工作的正常開展，培訓辦公室人員的工作能力和認知，提高對事件的處理能力和應對能力，能夠將辦公室的工作發揮到更高的層次，對提高辦公室工作的效率有著非常重要的提升空間。

（三）明確辦公室人員的工作職責，建立協調關系，完善評比制度

二級學院辦公室的組成是由不同性格、不同學歷、不同資歷的人員構成的，對不同人員的工作職責進行細分化，能夠有效確定工作人員的職責范圍，對其責任心有督導意義。其次辦公室人員之間應該建立協調關系，構成相互幫助、相互配合的有機體，在評比制度上，根據人員的表現和能力，進行評比和競爭，對優秀者進行升職或加薪，以形成自我督導工作的積極性。

（四）加強計算機技術的基礎培訓，掌握計算機設備的維護和保養經驗

不論是計算機還是打印機、掃描儀等等，所有的設備都具備共通性，當計算機相關設備出現問題時，辦公室人員能夠快速的解決，有利于工作的快速順利進行，故加強計算機技術的基礎培訓，要求辦公室人員能夠熟悉的掌握計算機設備的維護和保養經驗，對整個部門的工作開展有極大的促進意義。

四、結論

民辦高校不斷擴展是當下我國教育的普遍現象，這對二級學院辦公室的工作帶來了更多的復雜性，提升辦公室人員的辦公能力，形成完善的激勵制度，經常性的進行培訓，對民辦高校的教育發展有著重要的意義。endprint