氣象新計財業(yè)務系統(tǒng)下的流程優(yōu)化研究

【摘要】當前新計財業(yè)務系統(tǒng)的建設、推廣、應用已成為我國氣象服務體制改革的重要內(nèi)容，伴隨著系統(tǒng)的推廣應用，如何建立與之相適應的流程迫在眉睫。本研究通過對原有流程進行細致梳理，找出其存在的薄弱環(huán)節(jié)和風險弊端，加以分析研究，結(jié)合廣西區(qū)氣象部門三級財務管理的實際情況，提出新的流程優(yōu)化設計方案，以期能夠進一步加強財務工作的規(guī)范性、提高財務工作運轉(zhuǎn)效率、增強干部職工預算意識、有效降低內(nèi)部控制風險、保障資金運營安全，充分發(fā)揮流程的導向性作用。

【關鍵詞】計財業(yè)務系統(tǒng) 流程 優(yōu)化

氣象新計財業(yè)務系統(tǒng)開發(fā)是由一項中國氣象局計財司主管的、資產(chǎn)中心承辦的重點推進的計財信息化改革工作，2015年以來在廣西全區(qū)氣象部門逐步推廣實施省級版，新系統(tǒng)的使用對原有流程提出了挑戰(zhàn)，如何建立與之相適應的流程迫在眉睫。

一、對原有流程進行優(yōu)化研究的意義

（一）是主動適應計財業(yè)務系統(tǒng)現(xiàn)代化的需要

隨著計算機和信息技術的不斷進步，計財業(yè)務系統(tǒng)也日益現(xiàn)代化。研究新計財業(yè)務系統(tǒng)下的流程優(yōu)化，對充分利用新系統(tǒng)高度信息化，無時差/空間差等特點，規(guī)避現(xiàn)有流程中的弊端，提高計財工作效率，有著非常重要的意義。

（二）有利于進一步加強和完善內(nèi)部控制

在新計財業(yè)務系統(tǒng)運行過程中，“角色”是非常重要的概念，從報賬員到審核崗等不同的角色分工比以往更加明確，權責也更加規(guī)范。研究新計財業(yè)務系統(tǒng)下的流程優(yōu)化，有助于強化計財工作相關人員的角色意識，明確自身的職權和責任，出現(xiàn)問題都能及時有效地進行責任追蹤與更正，將監(jiān)督與反饋機制覆蓋整個系統(tǒng)運行的過程，從而有效降低內(nèi)部控制風險。

（三）有助于統(tǒng)一不同財務管理層級的管理思路

隨著新計財業(yè)務系統(tǒng)的推廣，原先的省-市-縣三級財務管理工作差異將會逐漸縮小，不同層級計財部門在預算執(zhí)行方面的管理思路將愈發(fā)趨于統(tǒng)一。研究新計財業(yè)務系統(tǒng)下的流程優(yōu)化，有助于減少不同層級計財部門在流程上的差異，使得計財工作運行規(guī)范得以最大程度的統(tǒng)一，進而實現(xiàn)管理思路的統(tǒng)一。

二、原有流程存在的問題

（一）原有流程崗位授權不嚴謹，權責不清晰

原有流程對崗位授權會根據(jù)各單位的具體情況設置崗位權限，崗位授權設置不當，會導致崗位之間權責不清晰，把控不嚴，存在實際操作員和授權人不一致的情形，當財務風險發(fā)生時也就無法劃分權責。

（二）業(yè)務流程預算管理滯后，無法滿足現(xiàn)時預算控制精細化的要求

原有的流程缺少預算指標執(zhí)行實時反饋機制，預算執(zhí)行情況反饋深陷滯后的困境，預算執(zhí)行與預算編制脫節(jié)現(xiàn)象嚴重，預算執(zhí)行情況往往編制完財務報表方可以取得，已無法滿足于當前預算管理精細化要求。

（三）業(yè)務流程監(jiān)督滯后，效率低下

原有的業(yè)務流程采用手工報賬方式，前臺接收手工填寫的報賬單據(jù)，以面對面等候的方式辦理報銷手續(xù)。具體流程如下：

從圖一可見，這種報賬流程已不符合現(xiàn)實需求，只停留在操作簡單化的層面，未能體現(xiàn)出流程的時效性優(yōu)勢。財務人員只能事后監(jiān)控，監(jiān)督時效性差。原始票據(jù)傳遞存在著滯后，出納與會計人員重復工作，嚴重影響工作效率，后續(xù)報表等財務數(shù)據(jù)的取得嚴重滯后。

三、流程優(yōu)化的措施

（一）科學設置崗位，明確職責權限

1.科學設置新計財業(yè)務系統(tǒng)下的工作崗位與操作權限。通過對以往流程的梳理和總結(jié)，并結(jié)合新計財業(yè)務系統(tǒng)高效、準確的特點，對各崗位進行設置和授權，在優(yōu)化流程中，一般設置有6個工作崗位：報賬員崗、領導審批崗、會計審核崗、出納崗、記賬會計崗、稽核崗。各崗位間形成一種相互聯(lián)系、相互制約的機制來保障會計信息的真實性、合法性。

2.強化不相容崗位職責分離。內(nèi)部控制的關鍵就在于不相容崗位的嚴格分離，通過進行內(nèi)部職責分工，以減少舞弊的可能性。通過設置各工作崗位人員的操作權限，對數(shù)據(jù)錄入與審核記賬、主管會計與稽核人員等不相容崗位，嚴格執(zhí)行設置分離。保存系統(tǒng)操作日志，以杜絕未經(jīng)授權人員操作系統(tǒng)。

（二）梳理流程關鍵點，建立標準化流程

1.四種報銷流程基本模式。新計財業(yè)務系統(tǒng)強化了對每筆資金使用全過程的監(jiān)管，讓資金支出事前、事中、事后都受到約束和控制。根據(jù)區(qū)局機關及直屬單位、地市縣氣象局實際存在的具體情況，更好地適應新計財業(yè)務系統(tǒng)操作模塊，提出建立以下四種流程的基本模式，如圖二。

2.指標填報端口前置強化單位主體意識。優(yōu)化流程中，報賬員填寫業(yè)務報銷單據(jù)自選預算指標和項目，會計人員再進行審核，對報賬員選取指標進行確認或修改，各單位發(fā)生業(yè)務后及時錄入網(wǎng)上報賬系統(tǒng)，會計人員完成審核后打印報銷單據(jù)再報領導審批，最后由出納進行結(jié)算。強化報賬人員和單位領導的預算管理意識主體意識，做到有的放矢。

（三）加強線上與線下流程相結(jié)合

1.有效減少原始憑證傳遞風險。要求線下原始憑證的傳遞流程與線上操作和審批流程相互印證、同步進行。目前主要存在兩種原始憑證的傳遞流程：

（1）區(qū)局機關及直屬單位模式流程下，原始憑證由報賬員進行檢驗核實、歸集整理，完善審批手續(xù)后，再交由會計進行現(xiàn)場審核，如下圖。

會計審核通過的原始憑證將傳遞到相關財務人員手中，已完成收付業(yè)務的單據(jù)不再流出，確保原始憑證傳遞的完整性，保證會計基礎資料的質(zhì)量。

（2）地市縣氣象局采用模式的流程下，原始憑證先由會計審核后，再由報賬員交予領導審批，最后直接交由出納進行支付。該流程簡化了報賬審批流程，減少重復工作，但對原始憑證傳遞的人為管理要求相對更高，尤其是對報賬員的素質(zhì)要求較高，如下圖。

2.進行線上線下會計審核。會計審核分為線上初審和線下再審。線上初審是指會計在新計財業(yè)務系統(tǒng)上對報賬員填寫的經(jīng)費報銷單進行網(wǎng)上審核；線下再審是指會計現(xiàn)場對紙質(zhì)原始憑證與報銷單進行比對審核。

線上審核通過的報銷單，方可由報賬員打印出紙質(zhì)單據(jù)，并與原始憑證及相關審批文件歸集整理，經(jīng)領導審批后，交由會計進行現(xiàn)場再審，檢查實際發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務報銷內(nèi)容的真實性和合規(guī)性。經(jīng)過二次審核，能明顯降低報賬單據(jù)的出錯率。

3.進一步加強審批控制和會簽制度。各預算主體根據(jù)自身業(yè)務特點和資金運營狀況設定審批權限標準并交由財務備案，實行分級審批。審批領導能隨時通過計財業(yè)務系統(tǒng)獲得財務人員對于該項支出的審核意見和相關預算執(zhí)行指標執(zhí)行情況。

當支出涉及其他特別規(guī)定事項，如課題支出，項目支出，固定資產(chǎn)購建時，除規(guī)定的必要報賬人、審核領導簽字外，還須有相關負責人審核簽字，如課題組組長、項目負責人、固定資產(chǎn)管理員等。

四、結(jié)語

由于目前還在系統(tǒng)還處在初、中期運行階段，系統(tǒng)自身的建設仍然存在不足之處，所以本次研究的系統(tǒng)流程優(yōu)化方案也并非是最終的結(jié)果，在以后的工作中還將繼續(xù)探索，對流程不斷進行有效調(diào)整，依靠現(xiàn)代化手段以期不管現(xiàn)在還是未來，業(yè)務流程都能夠結(jié)合業(yè)務系統(tǒng)充分發(fā)揮最大效用，為提高我局財務管理水平服務。

參考文獻

[1]嚴祎.淺議氣象部門應用新計財業(yè)務系統(tǒng)的意義[J].行政事業(yè)資產(chǎn)與財務，2014.

[2]潘風君.改進事業(yè)單位崗位設置管理工作的措施[J].中外企業(yè)家，2017.

[3]卜凡蕊.基于大數(shù)據(jù)計財業(yè)務系統(tǒng)在內(nèi)部監(jiān)督中的應用[J].中國集體經(jīng)濟，2015.

[4]劉桂蘭.基于內(nèi)部控制的財務流程再造方案設計綜述[J].當代經(jīng)濟，2012.

作者簡介：秦圣（1981-），男，漢族，江蘇泰興人，會計師，從事財務核算管理工作。endprint