新醫改角度下如何加強醫院檔案管理工作的規范化

摘要：檔案是醫院管理的重要信息資源，作為醫院管理的重要組成部分，醫院檔案管理工作唯有通過充分開發檔案資料并對于信息加以利用，才能從真正意義上提升醫院檔案管理的整體水平。在具體工作中，應按照各醫院實際情況，以科學的方法有的放矢的狠抓薄弱環節，提升醫院檔案管理工作的規范化。在本文中，筆者針對當前我國醫院檔案管理工作規范化缺失的相關狀況，對于規范化路徑相關總結，以期為行業提供借鑒。

關鍵詞：新醫改；醫院檔案管理；規范化建設

醫院檔案主要涉及醫院服務相關文件資料、人力資源資料、財務資料等，在整個醫院的運行與管理過程中具有舉足輕重的作用。伴隨我國醫療事業的發展，社會以及公眾對于醫院檔案管理工作的要求愈發提高，唯有不斷落實醫院檔案管理工作規范化建設才能適應新醫改的整體要求[1]。如今，絕大多數醫院檔案管理工作均存在系列不足，值得引起高度重視并落實規范化建設。

一、我國當前醫院檔案管理工作規范化缺失的重要表現

第一，院方未關于醫院檔案管理工作重要性形成充分的認識。醫院檔案管理工作相比于醫院醫療服務工作具有顯著的綜合性，涉及對于醫院綜合業務、事務資料的管理，如人力資源考核、患者病案資料、醫護人員就診說明以及其他資料。盡管醫院檔案管理工作扮演者不可或缺的角色，相當一部分醫院領導尚未充分認識到醫院檔案管理工作的重要性，由此引發了對于檔案管理人才引進、安置、培養等環節的不重視，最終形成了檔案管理部門被冷漠對待的局面。

第二，醫院檔案管理工作人員業務水平相對落后。盡管醫院檔案管理工作的開展需要借助于專業的技術能力和深厚的綜合素養，然而大多數醫院對于檔案管理工作人員的能力和素質要求較低，很多甚至認為凡是能夠掌握基本辦公操作軟件等的非檔案管理專業出身人員，也可以在此崗位上任職；更有甚者是在競爭應聘其他崗位時被調劑到檔案管理崗位上的。這一部分工作人員業務能力低下，根本不具備從事醫院檔案管理工作的要求，且在實際工作過程中從不接受專業的技術培訓，嚴重制約了醫院檔案管理工作規范化的落實[2]。

二、新醫改角度下加強醫院檔案管理工作規范化的相關路徑

（一）醫院病案管理規范化建設方法

首先，牢固推進檔案資料庫房建設。庫房為醫院檔案資料的主要存放處，要求我們定時對于庫房進行管理和檢查，一旦出現了破損等狀況要進行及時的管理與維修，借此對于檔案資料信息實現最大程度的保護。在建設醫院檔案管理庫房時，要注意參考并落實相關的建設標準，遠離水源、火源、污染等可能引發檔案資料破壞的相關因素，嚴禁將木板房、地下室等作為檔案管理庫房。另一方面為加強庫房通風、去濕，有專門配備空調、除濕機以及通風設備等，另做到防盜、防火以及防霉。其次，嚴格明確制定檔案庫房出入管理制度。作為院方，要及時制定與庫房管理相配套的出入管理制度，凡是進入庫房進行檔案資料查閱的人員要及時登記[3]；禁止對封印保存的檔案資料進行翻閱、借閱。在具體管理過程中，要明確相關原則：第一，為了保障檔案資料的規范化安置，嚴防丟失與破壞，凡是非病案管理人員有入庫需要，均需由檔案管理人員全程陪同，不允許單獨進入；第二，為了杜絕對于檔案資料的意外破壞，檔案管理人員在庫房工作過程中以及非病案管理人員在翻閱、借閱過程中均嚴禁飲食、飲水及吸煙等。最后，檔案管理工作人員需嚴格對于病案進行編號，以在龐大的工作量中增加檔案管理的完整性和系統性，便于對于檔案資料信息的查閱與檢索。

（二）醫院行政檔案管理規范化建設方法

一方面，充分重視并落實對于檔案管理工作人員技能培訓與綜合素質的提升，這一點是充分落實醫院檔案管理工作規范化建設“人本”思想的重要要求。例如，院方可定時或不定時邀請其他醫院優秀的檔案專家、檔案管理工作模范前往我院開展技術講座、給予專業報告，在對于我院檔案管理工作者進行技術培訓的同時，充分給予相關人員機會與領域專家、學者及模范力量作深入交流。這對于提升我院檔案管理工作者學習熱情，激發起其對于檔案管理工作熱忱具有重要意義，是不斷豐富其檔案管理經驗，改善其工作主人翁地位的重要環節。另一方面，充分重視檔案室日常規范化建設。醫院檔案室囊括了所有醫院檔案資料，其中行政工作檔案資料具有區別于醫療服務檔案資料的明顯特點，這是基于行政工作檔案資料涉及內容之雜、變化可能性較大、服務工作基礎性等因素所決定的。

（三）醫院科研檔案管理規范化建設方法

第一，醫院與其他單位不同，具有一定的公益性質、科研性質以及企業性質等，其中醫院科研性質決定了其相關醫療服務檔案資料價值極高，無論是臨床治療、護理及預后隨訪等，絕大多數都值得作為研究對象而被深入發掘和仔細分析。因此，基于醫院做具備的科研性質，其科研檔案管理規范化建設的重要性不言而喻[5]。在開展科研管理過程中，要注重對于檔案資料的分類、登記、編碼、統計等各個環節，充分借助于計算機設備及技術、網絡技術等先進的信息手段開展工作。針對絕密檔案，要嚴格推進保密工作，確保檔案資料落實到人、落實到實處，嚴肅按照絕密檔案相關標準進行檢索、查閱。第二，由于絕大多數科研檔案極具價值，值得深入發掘和充分利用，因此醫院檔案管理人員要通過充分開展檔案資料開發，其實對檔案信息進行總結和歸納，以從中找出更多的能夠被利用、值得被利用的信息，服務于醫院領導、醫護人員以及科研人員。

總結：

醫院檔案管理工作質量高低從根本上決定了其醫療事業相關工作永續發展態勢。在本文中，筆者從我國當前醫院檔案管理工作規范化缺失的重要表現出發，對于目前相當一部分院方未關于醫院檔案管理工作重要性形成充分的認識，以及醫院檔案管理工作人員業務水平相對落后局面進行總結；基于此，從醫院病案管理規范化建設方法、行政檔案管理規范化建設方法及科研檔案管理規范化建設方法幾方面提出了新醫改角度下加強醫院檔案管理工作規范化的相關路徑，提出了建設性意見，以期為我國醫療事業檔案管理工作提出相關借鑒。

參考文獻：

[1] 孟憲敏. 新時期醫院踐行社會主義核心價值觀的幾點思考[J]. 企業改革與管理. 2014（20）

[2] 甄玲. 醫院檔案管理的現狀以及改進措施探索[J]. 中國社區醫師. 2015（04）

[3] 楊亦君.現代信息化技術在醫院檔案管理中的應用[J]. 中國管理信息化. 2016（19）

[4] 梁鈺君. 醫院檔案管理工作中存在的問題與對策研究[J]. 城建檔案. 2016（03）

[5] 張洋. 芻議如何加強檔案工作的規范化管理[J]. 科技創新與應用. 2015（35）

[6] 王凌燕. 從教育評估角度思考獨立學院二級院系下的教學檔案管理[J]. 經濟研究導刊. 2012（31）

作者簡介：王宇蓉（1972-）女，山西萬榮人，本科學歷，焦作市中醫院綜合辦主任，檔案館員（中級職稱），研究方向：檔案管理。endprint