檔案數(shù)字化建設(shè)淺析

王連合

【摘要】隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，檔案管理工作帶來(lái)了新的發(fā)展契機(jī)，如何加快檔案管理數(shù)字化進(jìn)程，成為擺在檔案管理工作者面前的一個(gè)重大課題。本文從檔案數(shù)字化建設(shè)的含義出發(fā)，分析了檔案管理數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀，對(duì)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的不足進(jìn)行了剖析，并提出了建議，為加速檔案管理數(shù)字化進(jìn)程提供參考。

【關(guān)鍵詞】檔案管理 建設(shè) 數(shù)字化建設(shè)

一、檔案數(shù)字化建設(shè)的含義

檔案數(shù)字化建設(shè)是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)等高新技術(shù)把各種紙質(zhì)、聲像等傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化檔案，利用網(wǎng)絡(luò)將其連接，通過(guò)計(jì)算機(jī)加以管理，最終形成一個(gè)檔案信息庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的共享與快速利用。

從數(shù)字化的程度來(lái)看，檔案數(shù)字化的內(nèi)容有兩個(gè)不同層次：一是檔案目錄的數(shù)字化，其目標(biāo)是建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，其關(guān)鍵就是規(guī)范檔案的著錄標(biāo)引，并科學(xué)選定檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)；二是檔案全文的數(shù)字化，可以采用掃描錄入方式，將檔案全文按原貌逐頁(yè)存儲(chǔ)為圖像文件，并為其編制目錄索引，或是經(jīng)光學(xué)字符技術(shù)識(shí)別后采用文本格式存儲(chǔ)檔案內(nèi)容，輔之以全文檢索數(shù)據(jù)庫(kù)兩種不同方式。在檔案數(shù)字化過(guò)程中，可以根據(jù)檔案的自身特點(diǎn)和檔案部門(mén)的實(shí)際情況將這兩種方式結(jié)合使用。

二、檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀分析

就目前形式而言，我國(guó)檔案管理數(shù)字化廣泛推廣實(shí)施開(kāi)來(lái)的條件尚不具備，在當(dāng)前由傳統(tǒng)檔案向數(shù)字信息化轉(zhuǎn)變的歷史時(shí)期中，所要解決的首要技術(shù)問(wèn)題是：檔案信息資源數(shù)字化的技術(shù)還不成熟且不經(jīng)濟(jì)。現(xiàn)階段信息資源數(shù)字化的主導(dǎo)方式是鍵盤(pán)錄入和光學(xué)字符識(shí)別掃描輸入兩種。前者的主要缺陷是速度慢、效率低和成本高，后者則存在圖像質(zhì)量不高、源文獻(xiàn)的“背景干擾”、掃描速度和單位成本高等缺陷。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開(kāi)發(fā)與檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)方面，目前我國(guó)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)由于缺少統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，故無(wú)法對(duì)各館檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行搜索，從而造成數(shù)據(jù)庫(kù)資源無(wú)法共享。因此可以說(shuō)，我國(guó)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)工作總體上仍處于理論的探討階段，尚未形成實(shí)踐性推廣。

三、檔案數(shù)字化的必要性分析

檔案信息資源作為社會(huì)信息資源的重要組成部分，已深入到社會(huì)活動(dòng)的每一個(gè)角落，貫穿于人們的日常生活之中。檔案信息化建設(shè)已成為信息時(shí)代檔案工作者面臨的重要課題和發(fā)展契機(jī)。 檔案數(shù)字化建設(shè)作為檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工程和重要內(nèi)容，不僅是檔案工作未來(lái)發(fā)展的主流，更是當(dāng)下時(shí)代特征的重要表現(xiàn)。 因此檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)我國(guó)檔案事業(yè)和社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)具有多重意義。

（一）檔案數(shù)字化建設(shè)是時(shí)代信息化進(jìn)程的迫切需求

隨著世界信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)各行業(yè)發(fā)生著深遠(yuǎn)的影響，并潛移默化的改變著人們工作、生活的方式。信息化時(shí)代的到來(lái)也同樣給檔案管理工作帶來(lái)了新的契機(jī)，因此，檔案管理信息化變得日趨緊迫。隨著辦公自動(dòng)化水平的不斷提高，無(wú)紙化辦公已成必然趨勢(shì)，由此形成了大量的數(shù)字化檔案，檔案管理必須從傳統(tǒng)的實(shí)體管理向信息化管理方向發(fā)展，才能滿足時(shí)代發(fā)展的需求。因此，檔案數(shù)字化是信息時(shí)代的必然產(chǎn)物，檔案數(shù)字化管理較之傳統(tǒng)的實(shí)體檔案管理，有著無(wú)可比擬的先進(jìn)性和時(shí)效性，它將分散于不同載體、不同地方的檔案信息以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)， 以網(wǎng)絡(luò)化的方式連接，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的及時(shí)利用與共享。

（二）檔案數(shù)字化建設(shè)是社會(huì)發(fā)展的客觀需要

檔案中包含了大量的數(shù)據(jù)、資料、圖表、文件等原始憑證，是最真實(shí)、最可靠、最具說(shuō)服力的歷史記錄，同時(shí)也是信息資源的重要組成部分，具有不可估量的社會(huì)經(jīng)濟(jì)價(jià)值。當(dāng)今社會(huì)，機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人根據(jù)檔案做出重大決策需要迅速、準(zhǔn)確，各職能部門(mén)工作查考要求快速、及時(shí)，社會(huì)廣大公眾對(duì)檔案信息需要量正不斷增加，人們已越來(lái)越多地關(guān)注檔案信息獲取的時(shí)效性和便捷性。而數(shù)字化檔案相比傳統(tǒng)檔案載體來(lái)說(shuō)，既方便獲取，又不會(huì)對(duì)檔案原件造成損壞。因此，檔案部門(mén)只有盡快改變傳統(tǒng)的管理、檢索和提供利用方式，不斷加快檔案數(shù)字化建設(shè)，才能及時(shí)、準(zhǔn)確地為社會(huì)各界提供利用，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。

四、檔案數(shù)字化建設(shè)中的問(wèn)題分析

（一）制度有待完善

檔案數(shù)字化工作必須依據(jù)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行，使檔案數(shù)字化工作能夠有章可循。但就目前來(lái)看，檔案數(shù)字化相關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范并不完善，需要制定相關(guān)制度，以此作為檔案數(shù)字化工作的依據(jù)。

（二）專(zhuān)業(yè)人才緊缺

檔案數(shù)字化工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的工作，要求檔案管理人員具備較高的綜合素質(zhì)，不僅要求其具備檔案專(zhuān)業(yè)理論，還要熟悉計(jì)算機(jī)掃描、音視頻處理等較高的計(jì)算機(jī)技能，而檔案部門(mén)的檔案管理人員相對(duì)較少，更談不上具備計(jì)算機(jī)技能的檔案管理人才，因此，從總體來(lái)講，檔案部門(mén)缺乏全面掌握數(shù)字化知識(shí)的檔案管理人才。

（三）硬件技術(shù)有待升級(jí)

目前，雖然大部分單位檔案部門(mén)己經(jīng)建立了本部門(mén)的局域網(wǎng)，己建立了初具規(guī)模的信息化體系，但實(shí)際上現(xiàn)有檔案管理模式，還主要是手工管理模式，很少通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理雖然有些單位檔案管理部門(mén)配備了一些先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，但仍然存在部分設(shè)備老舊過(guò)時(shí)的情況有些檔案管理系統(tǒng)軟件也存在過(guò)時(shí)的情況，導(dǎo)致相關(guān)檔案數(shù)據(jù)無(wú)法讀取并且缺乏一個(gè)操作簡(jiǎn)單、功能強(qiáng)大的檔案管理系統(tǒng)。

（四）數(shù)字化帶來(lái)的安全問(wèn)題

將檔案數(shù)字化后，因?yàn)橛?jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字化檔案信息可能存在以下安全隱患檔案數(shù)字化載體的壽命一般不長(zhǎng)，這時(shí)候如果沒(méi)有產(chǎn)生新型載體，數(shù)字化的檔案信息將面臨無(wú)法讀取的危險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)的軟件和硬件更新?lián)Q代速度相對(duì)較快，導(dǎo)致?lián)Q代后系統(tǒng)中的數(shù)字化檔案也可能無(wú)法讀取檔案管理系統(tǒng)本身也存在許多威脅檔案信息安全的問(wèn)題，這些問(wèn)題若是沒(méi)有解決，數(shù)字化的檔案信息將面臨巨大威脅，可能造成無(wú)法挽回的損失。

五、完善檔案數(shù)字化建設(shè)的建議

數(shù)字化檔案的特點(diǎn)和利用特點(diǎn)要求我們更新思維，采用科學(xué)的方法，促進(jìn)數(shù)字化檔案信息的利用，從而更好地為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。要做好數(shù)字化檔案信息的利用工作，主要應(yīng)把握好以下幾個(gè)方面：endprint

（一）權(quán)衡費(fèi)用與價(jià)值，做好數(shù)字化檔案的鑒定工作

在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，一定要把握好檔案數(shù)字化處理的度，通過(guò)對(duì)數(shù)字化處理的成本、所需費(fèi)用與檔案開(kāi)發(fā)利用的價(jià)值、效益進(jìn)行權(quán)衡，避免不必要的浪費(fèi)、減少日后的管理成本，如果不進(jìn)行成本、效益分析，檔案數(shù)字化建設(shè)所產(chǎn)生的價(jià)值等于或小于建設(shè)所需費(fèi)用，檔案數(shù)字化建設(shè)就沒(méi)有任何意義，甚至是一種浪費(fèi)。因此，在檔案數(shù)字化建設(shè)中，要講究成本觀念和效益觀念。

（二）加大數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的投資力度

數(shù)字化檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)是對(duì)數(shù)字化檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)、處理和維護(hù)的軟件系統(tǒng)。包括數(shù)字文件管理系統(tǒng)、數(shù)字目錄中心管理系統(tǒng)、數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)等。首先，要加大數(shù)字化檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的力度。其次，要加大電子文檔管理系統(tǒng)建設(shè)的力度。

（三）加強(qiáng)數(shù)字化檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，促進(jìn)數(shù)字化檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化利用

加快檔案網(wǎng)站建設(shè)。加強(qiáng)數(shù)字化檔案信息資源的組織建設(shè)。不同的檔案部門(mén)應(yīng)搞好館際協(xié)作，在數(shù)字化信息資源的組織上做好分工合作、組織協(xié)調(diào)，注重?cái)?shù)字化信息資源建設(shè)的質(zhì)量，避免重復(fù)建設(shè)，并且能為用戶(hù)提供全方位、多元化、一體化的信息服務(wù)，真正實(shí)現(xiàn)信息資源共享。

（四）增強(qiáng)職工檔案意識(shí)

檔案部門(mén)應(yīng)加大對(duì)檔案數(shù)字化工作的宣傳力度，每學(xué)期定期召開(kāi)由各部門(mén)兼職檔案員參加的檔案培訓(xùn)，由學(xué)校檔案管理人員對(duì)兼職檔案員的歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)，宣傳檔案相關(guān)制度，講解檔案管理系統(tǒng)的使用方法等。同時(shí)在校園里也應(yīng)適時(shí)開(kāi)展檔案知識(shí)和對(duì)檔案數(shù)字化的宣傳活動(dòng)，使學(xué)生和教工廣泛了解檔案數(shù)字化的便利性，提高對(duì)數(shù)字化檔案的利用意識(shí)，最終有效提高人員的檔案意識(shí)。

六、結(jié)語(yǔ)

檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的、龐大的系統(tǒng)工程，也是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、艱巨的戰(zhàn)略任務(wù)。因此，對(duì)于檔案數(shù)字化建設(shè)理論的研究也是一個(gè)十分復(fù)雜的課題，不是一篇文章的論述所能解決得了的。我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)才剛剛起步，還需要不斷探索完善，本文僅從現(xiàn)狀、存在問(wèn)題與對(duì)策方面給予理論探索，但問(wèn)題可能并未全面完備，需要進(jìn)一步完善，為我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)提供更好的理論保障。

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