淺談建筑工程檔案管理工作的重要性及管理工作

吳菲

【摘要】目前，隨著我國經濟的飛速發展，城鎮化進程也得到了飛速發展。隨著城鎮化腳步的加快，各個地方的建筑工程也在各地興盛起來。這其中就涉及檔案管理問題，如何做好檔案管理的工作，就顯得尤為重要。建筑工程中涉及很多的檔案管理工作，檔案可以說是建筑工程中的非常重要的一部分，同時建筑工程檔案管理工作對整體工程的質量好壞的評定起著至關重要的作用，對此，需要重視建筑工程的檔案管理工作。但是目前現階段的建筑工程檔案管理中仍存在一些問題，對此，如何解決它，值得仔細思考，思索如何加強檔案的管理工作。

【關鍵詞】建筑工程 檔案管理 重要性 管理

一、工程檔案在工程中的重要性

1、眾所周知，一旦建筑工程出現質量問題或重大事故，開展調查工作，首先要調閱工程項目的檔案資料，一方面因為工程檔案資料是工程建設各項活動的真實記錄，具有原始性、真實性和唯一性，另一方面它是建設活動的直接產物，全面、綜合地反映了工程建設的全過程，因此具有質量責任監督的特殊作用，從建設活動的最終產物———建筑實物產品和工程檔案信息產品來分析，可以看出工程質量必然要體現在建筑物和工程檔案兩個方面。

2、現代化城市是一個綜合的、整體的概念，它包括的內容很廣泛很復雜。隨著城市現代化進程的加快，各種矛盾也將呈現出來，為了解決諸多的矛盾，城市立體化程度越來越高，地下、地上空間利用率越來越高，除現有的管線外，地下建筑物、構筑物等各種隱蔽工程越來越多，而對這些工程的維護、管理、改建、擴建單靠人的記憶是不行的。

3、建設工程檔案對防范自然災害的破壞及破壞后的恢復建設都有著不可替代的作用，更是預防自然災害、減少損失的重要手段之一：建筑工程檔案是工程建設過程中的真實記錄，客觀記錄和反映工程各個環節的內在聯系和本質規律，對工程后期檢測、維修、改建、擴建、拆除和其他工程建設具有指導利用、借鑒參考及工程科學技術研究等有著重要的作用：1）建筑工程檔案與工程使用管理有著十分緊密的聯系，工程的使用管理始終離不開檔案的支持；2）建筑工程檔案不僅對本身工程有指導利用作用，而且對其他同類工程設計建設有著重要的參考借鑒作用，可以使檔案得到重復多次利用，是工程檔案活力和價值的體現促進了建筑工程科學技術的研究發展。3）工程檔案是積累城市建設的經驗，進行城市建設技術儲備的手段，是城市建設活動的產物。

4、工程檔案在城市規劃、建設及其管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料它是傳承城市人類文明的載體，是建設項目全過程的原始、真實記錄.是寶貴的信息資源，是一座豐富的知識寶庫，是城市建設的一種潛在的生產力。

二、當前建筑工程檔案管理工作中存在的問題

1、檔案管理的意識不夠強。建筑工程檔案管理工作需要對工程建設過程中的相關資料進行搜集、整理、分類、歸檔等，任務復雜而繁瑣，而且檔案管理工作不能直接產生經濟效益，因此，很多單位和企業對建筑工程的檔案管理工作并不重視，進行檔案管理的意識不夠強，往往充滿了隨意性和應付性。

2、檔案管理的相關制度不夠健全。檔案管理的制度是其工作順利開展的保證，但是，就目前的工程建設情況來看，很多工程項目并沒有設置專門的檔案管理部門，檔案管理的相關制度建設也不夠健全，而且有些單位雖然有檔案管理的制度，卻不能嚴格執行，出現了諸如檔案收集不全、整理不及時、借閱不規范、檔案丟失等問題，嚴重影響了檔案的真實性、完整性以及利用價值。

3、檔案管理的投入不足，管理人員素質有待提高。當前，隨著社會的發展及科技的進步，檔案管理的技術和手段都得到了很大的提高和進步，但是很多單位和企業的建筑工程檔案管理工作還很落后，對檔案管理工作的投入明顯不足。而且檔案管理人員的綜合素質也不夠高，檔案管理的知識、技能都不夠專業，影響了檔案管理工作的水平。

三、建筑工程檔案管理存在問題的解決辦法

1、提高管理意識。首先提高人員對建筑工程檔案管理工作的主動性，讓其認識到建筑工程管理工作對于施工建筑的整個過程的重要性。對此，在建筑企業行業中，要進行檔案工程管理工作重要性的宣傳，讓其認識到這其中的重要性，從而提高整個建筑行業中從業人員對建筑工程檔案管理的重要性的意識。只有這樣，才能從根本上提高建筑行業人員對建筑工程檔案工程建設的重要性認識。

2、優化管理人員素質。建筑工程管理需要專業人員，對此，需要對建筑工程檔案管理人員進行專業化培訓，提高其專業能力，從而做好建筑工程檔案管理工作。對檔案工程管理人員進行檔案管理知識、相關法律知識、信息技術方面的知識，同時更重要的是提高管理人員的檔案管理責任意識，做好檔案管理工作。

3、完善檔案管理的信息化建設。信息化管理是檔案管理工作發展的必然趨勢，信息化管理模式實現了檔案資料的數字化和規范化建設；為提高檔案管理的有效性，增強檔案管理的現代化意識，有必要將建筑工程檔案管理與信息化建設進行有機的結合，開發能夠實現數據之間交流和互動的新型信息化管理軟件，積極探索和建設一套科學、完備的信息化管理模式應用到檔案管理工作中。

結束語：綜上所述，工程檔案資料設計到的內容十分廣泛，異常繁瑣和復雜，要想從根本上做好工程檔案管理工作必須要加強管理力度。首先建立完善的檔案管理制度，對檔案管理人員進行專業教育和培訓，提高其專業能力以及業務水平，同時分析好影響工程檔案質量的主要因素，最后根據實際情況采取有效的應對措施予以控制和解決。也可以適當借鑒一些國外的成功經驗，這樣才能從根本上做好工程檔案管理工作，充分發揮其使用價值。

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