中國(guó)中小型企業(yè)ERP系統(tǒng)實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)分析

王佳勻

【摘要】國(guó)內(nèi)中小型企業(yè)的管理水平、管理模式都比較落后，迫切需要通過(guò)實(shí)施ERP系統(tǒng)來(lái)提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。然而ERP實(shí)施過(guò)程中存在著諸多風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)首先要正確認(rèn)識(shí)系統(tǒng)實(shí)施的風(fēng)險(xiǎn)，才能采取有效的規(guī)避措施。本文將針對(duì)ERP系統(tǒng)實(shí)施的五個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分析，并提出相應(yīng)建議。

【關(guān)鍵詞】ERP 系統(tǒng)實(shí)施風(fēng)險(xiǎn) 中小型企業(yè)

引言

目前國(guó)內(nèi)的中小型企業(yè)運(yùn)用ERP系統(tǒng)還不夠成熟，一些企業(yè)在ERP上線后出現(xiàn)各種問(wèn)題，導(dǎo)致企業(yè)的效率降低，員工工作量不減反增，最終ERP項(xiàng)目以失敗告終。正在使用ERP系統(tǒng)的企業(yè)也不是完全成功的運(yùn)用，系統(tǒng)仍存在一些風(fēng)險(xiǎn)。因此有必對(duì)我國(guó)中小型企業(yè)ERP實(shí)施環(huán)節(jié)中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析，并基于此采取相應(yīng)的規(guī)避措施。

1國(guó)內(nèi)中小型企業(yè)的特點(diǎn)

在我國(guó)超過(guò)5000萬(wàn)家企業(yè)中，中小型企業(yè)占全部企業(yè)總數(shù)的99%，貢獻(xiàn)了中國(guó)60%以上的國(guó)內(nèi)生產(chǎn)總值。但由于中小型企業(yè)內(nèi)部控制制度不完善、經(jīng)營(yíng)者自身素質(zhì)低、財(cái)務(wù)制度不健全、會(huì)計(jì)信息失真等問(wèn)題造成企業(yè)融資困難，發(fā)展受到限制。在這樣的背景下，實(shí)施ERP系統(tǒng)成為了眾多企業(yè)的選擇。

正是因?yàn)槲覈?guó)的中小企業(yè)普遍存在企業(yè)組織結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單、生產(chǎn)運(yùn)作模式依附于大企業(yè)、企業(yè)內(nèi)部人員職責(zé)模糊、員工流動(dòng)率高等特點(diǎn)，所以這些企業(yè)在實(shí)施ERP的過(guò)程中存在有別于他國(guó)家同行或者國(guó)內(nèi)大型企業(yè)的獨(dú)特挑戰(zhàn)。

2 ERP實(shí)施各階段的風(fēng)險(xiǎn)

企業(yè)實(shí)施ERP分為五個(gè)環(huán)節(jié)，不同的環(huán)節(jié)中存在著人力、管理、成本等多方面的風(fēng)險(xiǎn)。下面我將針對(duì)ERP實(shí)施中的不同環(huán)節(jié)，逐個(gè)分析存在于我國(guó)中小型企業(yè)中的ERP實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)。

2.1項(xiàng)目規(guī)劃階段。項(xiàng)目規(guī)劃階段所面臨的風(fēng)險(xiǎn)來(lái)源于領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)知、需求調(diào)研和ERP系統(tǒng)選擇三個(gè)方面。中國(guó)的中小型企業(yè)多采用家長(zhǎng)制管理模式，企業(yè)管理者擁有絕對(duì)權(quán)利，決策過(guò)程常依靠個(gè)人經(jīng)驗(yàn)，而非科學(xué)合理的數(shù)據(jù)。企業(yè)管理者對(duì)于ERP實(shí)施的重視程度和認(rèn)識(shí)程度直接影響ERP實(shí)施成功與否。

在規(guī)劃階段的調(diào)研和需求分析中，低效溝通也導(dǎo)致了項(xiàng)目規(guī)劃風(fēng)險(xiǎn)。風(fēng)險(xiǎn)一方面來(lái)自企業(yè)，企業(yè)接受調(diào)研的部門若對(duì)企業(yè)的真實(shí)情況有所隱瞞，或不能詳盡描述業(yè)務(wù)流程和工作需求，那么調(diào)研結(jié)果和實(shí)際需求的差異將會(huì)對(duì)后期實(shí)施產(chǎn)生影響。風(fēng)險(xiǎn)另一方面來(lái)自ERP實(shí)施顧問(wèn)，實(shí)施顧問(wèn)不能夸大系統(tǒng)的功能，也不能因?yàn)橐恍┹o助功能中產(chǎn)生的問(wèn)題而耽誤整體的進(jìn)度。選擇適合企業(yè)的系統(tǒng)也對(duì)ERP項(xiàng)目實(shí)施有著至關(guān)重要的作用。部分ERP產(chǎn)品需要企業(yè)調(diào)整生產(chǎn)運(yùn)作流程來(lái)適應(yīng)系統(tǒng)，也有ERP系統(tǒng)會(huì)調(diào)整以適應(yīng)企業(yè)。在選擇ERP產(chǎn)品時(shí)要從管理理論和信息技術(shù)兩個(gè)角度出發(fā)，否則就容易走上機(jī)械模擬原手工操作的道路。

2.2系統(tǒng)安裝階段。系統(tǒng)安裝階段的主要工作是系統(tǒng)工程師進(jìn)行軟硬件的安裝。安裝時(shí)硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)也存在風(fēng)險(xiǎn)。系統(tǒng)實(shí)施初期如果沒(méi)有可用的硬件服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)，其風(fēng)險(xiǎn)會(huì)影響項(xiàng)目培訓(xùn)、解決方案的討論，致使系統(tǒng)延期或失敗。第二，應(yīng)用程序的相應(yīng)模塊可能與企業(yè)的業(yè)務(wù)實(shí)際操作不匹配，影響具體功能的實(shí)現(xiàn)。這就需要額外的工作量來(lái)修補(bǔ)程序，使系統(tǒng)延期和成本增加。

2.3系統(tǒng)培訓(xùn)階段。系統(tǒng)培訓(xùn)階段的風(fēng)險(xiǎn)主要來(lái)自于員工。ERP實(shí)施過(guò)程中，必然會(huì)打破原有工作狀態(tài)，員工被迫建立新的工作關(guān)系，同時(shí)還需要進(jìn)行新的技能培訓(xùn)和學(xué)習(xí)；ERP上線之后由于企業(yè)運(yùn)營(yíng)效率的提高，會(huì)產(chǎn)生企業(yè)裁員的情況。這些變化會(huì)觸碰到許多員工的利益，致使系統(tǒng)實(shí)施遇到阻力。

2.4流程規(guī)劃階段。系統(tǒng)規(guī)劃階段的風(fēng)險(xiǎn)主要是二次開(kāi)發(fā)風(fēng)險(xiǎn)和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性風(fēng)險(xiǎn)。上世紀(jì)七十年代開(kāi)始，越來(lái)越多的ERP軟件公司都試圖開(kāi)發(fā)出一套適用范圍很廣的ERP系統(tǒng)，希冀能應(yīng)對(duì)不同企業(yè)的要求。但各企業(yè)的情況不同，實(shí)際操作上難以實(shí)現(xiàn)，因此多數(shù)企業(yè)實(shí)施ERP時(shí)都需要對(duì)軟件進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)。軟件二次開(kāi)發(fā)之后，系統(tǒng)運(yùn)行不穩(wěn)定；維護(hù)升級(jí)時(shí)也可能出現(xiàn)新版本的程序無(wú)法使用的情況，這些都是潛在的風(fēng)險(xiǎn)。但是我國(guó)許多中小型企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)并不是從企業(yè)成立之初就開(kāi)始，所以ERP系統(tǒng)搭建的時(shí)候會(huì)有一個(gè)期初數(shù)據(jù)。這個(gè)期初數(shù)據(jù)用于記錄企業(yè)當(dāng)前的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、庫(kù)存數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。即便如此，也存在不能精確估算期初數(shù)據(jù)的值，所以ERP系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)出來(lái)的數(shù)據(jù)會(huì)與實(shí)際數(shù)據(jù)有偏差。

2.5上線運(yùn)行階段。上線運(yùn)行的第一步就是要進(jìn)行新舊系統(tǒng)之間的轉(zhuǎn)換，系統(tǒng)切換的方法包括直接切換、并行切換、試點(diǎn)過(guò)渡法。每種切換方法都有不同的優(yōu)缺點(diǎn)也存在著不同的風(fēng)險(xiǎn)。直接切換法風(fēng)險(xiǎn)最高，雖然切換前經(jīng)過(guò)調(diào)試，但隱含的錯(cuò)誤往往是不可避免的。因此一旦切換不成功，對(duì)正常業(yè)務(wù)的影響較大。另一方面，切換過(guò)程中數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、人員培訓(xùn)、技術(shù)更新等都可能造成切換失敗。并行切換法風(fēng)險(xiǎn)相對(duì)較小，但隨著并行期的延長(zhǎng)，員工容易失去熱情甚至拒絕使用新系統(tǒng)。任何一次新舊交替都會(huì)面臨來(lái)自多方面的阻力，許多人不愿拋棄已經(jīng)得心應(yīng)手的舊系統(tǒng)而去適應(yīng)新系統(tǒng)。當(dāng)新系統(tǒng)出現(xiàn)一些瑕疵，他們就會(huì)把抱怨、矛盾都轉(zhuǎn)移到對(duì)新系統(tǒng)的使用上，這樣將大大降低系統(tǒng)切換成功的概率。

3應(yīng)對(duì)措施

為規(guī)避ERP實(shí)施中的風(fēng)險(xiǎn)，我從人和系統(tǒng)兩個(gè)角度出發(fā)總結(jié)出以下建議：第一，人的方面。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)ERP系統(tǒng)正確認(rèn)識(shí)，ERP系統(tǒng)是一套先進(jìn)的管理軟件，但它遠(yuǎn)不是企業(yè)管理的全部，需要與其他系統(tǒng)如供應(yīng)鏈管理、客戶關(guān)系管理等系統(tǒng)共同完成整個(gè)企業(yè)的信息化。應(yīng)對(duì)系統(tǒng)培訓(xùn)中的風(fēng)險(xiǎn)，培訓(xùn)過(guò)程中企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)全程參與并時(shí)事進(jìn)行監(jiān)控。努力做到全員參與、全員理解、全面協(xié)同、知識(shí)普及。

第二，系統(tǒng)方面。選擇ERP系統(tǒng)軟件時(shí)應(yīng)立足企業(yè)三至五年的發(fā)展規(guī)劃，選擇成熟、完善、服務(wù)有保證的供應(yīng)商。對(duì)于企業(yè)而言沒(méi)有最好的ERP系統(tǒng)，只有最合適的ERP系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)上線應(yīng)分階段，根據(jù)企業(yè)自身能力進(jìn)行合理規(guī)劃。基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集使企業(yè)應(yīng)配合ERP實(shí)施顧問(wèn)，提供標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的基礎(chǔ)資料。建議企業(yè)在ERP系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中同步完善數(shù)據(jù)編碼體系，保證編碼的唯一性、實(shí)用性、準(zhǔn)確性等原則。

4總結(jié)

綜上所述，對(duì)于我國(guó)的中小型企業(yè)，實(shí)施ERP之前應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)其過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，為系統(tǒng)可能對(duì)企業(yè)日常工作產(chǎn)生的沖擊做好準(zhǔn)備。這樣就可以提前協(xié)調(diào)、合理部署，提高ERP系統(tǒng)實(shí)施的成功率。

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