核電廠生產(chǎn)文件的管理策略淺析

文/姚彥通

核電廠生產(chǎn)文件的管理策略淺析

文/姚彥通

核電廠生產(chǎn)文件是在核電廠生產(chǎn)運(yùn)營階段形成和收集的與生產(chǎn)運(yùn)行和管理活動(dòng)密切相關(guān)的各種形式和載體的文件。生產(chǎn)文件管理是核電廠生產(chǎn)、技術(shù)、管理等工作的基礎(chǔ)，對核電廠安全運(yùn)行、規(guī)范管理起重要的保障作用。本文根據(jù)秦山核電廠生產(chǎn)文件的管理實(shí)踐和管理經(jīng)驗(yàn)，探討核電廠生產(chǎn)文件的管理策略，為相關(guān)行業(yè)提供參考

核電廠在設(shè)計(jì)、建造、調(diào)試、營運(yùn)和退役等過程中,會(huì)形成大量的文檔信息，其種類多樣，內(nèi)容復(fù)雜，包括由設(shè)計(jì)文件、建造文件、調(diào)試文件組成的各類工程文檔；由技術(shù)文件、管理文件、采購文件、會(huì)計(jì)檔案等組成的各類生產(chǎn)文檔。核電廠文檔信息對核電站具有重要的支撐和保障作用，對國家和社會(huì)具有一定的參考作用。生產(chǎn)文件是核電廠的生產(chǎn)要素，是核電廠文檔信息的重要組成部分，生產(chǎn)文件管理是核電廠營運(yùn)階段中各項(xiàng)生產(chǎn)、技術(shù)和管理工作的基礎(chǔ)，加強(qiáng)生產(chǎn)文件管理，不斷優(yōu)化其分類體系和管理方式，以用戶需求為導(dǎo)向，保障核電廠安全運(yùn)行和高效管理，是核電廠文檔管理工作價(jià)值的重要體現(xiàn)。

一、核電廠生產(chǎn)文件的特點(diǎn)

核電工程是一項(xiàng)高科技綜合性工程，生產(chǎn)管理過程十分復(fù)雜，核電廠是對安全要求非常高的企業(yè)，要使用許多輔助設(shè)施來加強(qiáng)其安全系數(shù)，從而導(dǎo)致核電廠生產(chǎn)營運(yùn)中使用和參考的文件種類很多，數(shù)量巨大，包括核電廠外部編制的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)文件，設(shè)計(jì)、建造過程中產(chǎn)生的工程文件，生產(chǎn)營運(yùn)中生成的管理文件、技術(shù)文件、采購文件、圖情資料，等等。同時(shí)，這些文件內(nèi)容龐雜，來源也很復(fù)雜，有些是內(nèi)部編制，有些由外部產(chǎn)生，并且相互之間存在一定的轉(zhuǎn)化關(guān)系。因此，確定核電廠生產(chǎn)文件的范圍和種類，建立生產(chǎn)文件的分類結(jié)構(gòu)和層級關(guān)系，是開展生產(chǎn)文件管理的前提。

二、確立生產(chǎn)文件的管理范圍

核電廠生產(chǎn)文件的管理范圍，可以分為狹義和廣義兩種方式。一、狹義的生產(chǎn)文件范圍，包括上游文件、管理文件和技術(shù)文件；二、廣義的生產(chǎn)文件范圍，在狹義生產(chǎn)文件的基礎(chǔ)上，增加采購文件、信函、會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目文件（涉及生產(chǎn)）和圖情資料。第一種方式，抓住了核電廠生產(chǎn)文件中最核心的部分，可以集中資源，加強(qiáng)力量，對生產(chǎn)文件進(jìn)行前端控制和過程管理；第二種方式，擴(kuò)大了生產(chǎn)文件的范圍，將可以直接歸檔管理的文件，先按照文件體系和方式進(jìn)行管理，再按照檔案體系進(jìn)行歸檔管理（圖情資料一般不做歸檔處理）。廣義的生產(chǎn)文件范圍，能展現(xiàn)核電廠的文件體系層級，說清楚各類文件的不同效力和轉(zhuǎn)化關(guān)系；在核電生產(chǎn)運(yùn)營階段，基于電子文檔管理平臺(tái)的文件管理體系和分類方式，是利用文檔的主要方式，也是核電廠用戶的擅長方式，因此，選擇廣義的生產(chǎn)文件管理范圍，能更好地為核電廠安全管理和生產(chǎn)運(yùn)行提供保障，提升核電廠文件管理水平。

三、建立生產(chǎn)文件的管理結(jié)構(gòu)和分類層級

3.1 生產(chǎn)文件的層級和效力

根據(jù)生產(chǎn)文件的權(quán)威性、內(nèi)容屬性及文件生命周期不同階段的效力，核電廠生產(chǎn)文件可分為四個(gè)層級，呈金字塔結(jié)構(gòu)，最頂層的上游文件的權(quán)威性和效力性最高，其他層次文件的效力依次降低，最底層的圖情資料只具有參考和借鑒作用，不具有強(qiáng)制性，當(dāng)結(jié)構(gòu)層級中的兩份文件發(fā)生沖突時(shí)，以權(quán)威性高的文件為準(zhǔn)。

3.2 生產(chǎn)文件的種類和關(guān)系

（一）上游文件是核電廠外部編制，是核電廠管理技術(shù)活動(dòng)強(qiáng)制執(zhí)行或推薦執(zhí)行的文件，包括法律法規(guī)、國家標(biāo)準(zhǔn)、相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，具有強(qiáng)制性和指令性，對管理文件和技術(shù)文件具有指導(dǎo)作用。

（二）管理文件指為落實(shí)上游文件的要求，對公司各領(lǐng)域進(jìn)行管理工作職能劃分、工作流程說明的文件，用于指導(dǎo)公司的生產(chǎn)管理與技術(shù)活動(dòng)。

（三）技術(shù)文件指對技術(shù)活動(dòng)進(jìn)行規(guī)范，對技術(shù)活動(dòng)開展提供指導(dǎo)與支持，或?qū)夹g(shù)活動(dòng)過程與結(jié)果進(jìn)行描述總結(jié)的文件，技術(shù)文件主要包括工程技術(shù)文件和生產(chǎn)技術(shù)文件，工程技術(shù)文件可向生產(chǎn)技術(shù)文件進(jìn)行轉(zhuǎn)化，可為生產(chǎn)管理提供支持與參考。

（四）采購文件是對采購依據(jù)性文件、合同及其采購實(shí)施過程中形成的審批記錄等商務(wù)文件、在合同執(zhí)行過程實(shí)施技術(shù)/質(zhì)量/進(jìn)度等管理活動(dòng)所產(chǎn)生的各類文件記錄，以及供應(yīng)商最終提交的各類合同成果文件等的統(tǒng)稱，主要包括采購技術(shù)文件、合同文件和合同執(zhí)行文件。采購技術(shù)文件從技術(shù)文件體系中產(chǎn)生，作為合同文件的附件，規(guī)定實(shí)施采購的技術(shù)要求，是合同執(zhí)行和驗(yàn)收的依據(jù)。合同執(zhí)行性文件指在合同執(zhí)行過程中產(chǎn)生的各類文件記錄和供應(yīng)商最終提交的各類合同成果文件，可分為設(shè)備文件和外部技術(shù)服務(wù)文件進(jìn)行管理，合同執(zhí)行性文件可根據(jù)生產(chǎn)管理需要向技術(shù)文件轉(zhuǎn)化。

（五）項(xiàng)目文件指建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件，包括項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目竣工文件、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件等。和生產(chǎn)相關(guān)的項(xiàng)目，在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前，可將項(xiàng)目文件按生產(chǎn)文件要求進(jìn)行管理，在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，可根據(jù)生產(chǎn)管理需要，向生產(chǎn)文件轉(zhuǎn)化。另外，采購產(chǎn)生項(xiàng)目，項(xiàng)目產(chǎn)生項(xiàng)目文件，所以從采購角度，項(xiàng)目文件可以認(rèn)為是一種間接的合同執(zhí)行性文件。

（六）信函是指在生產(chǎn)管理活動(dòng)中，經(jīng)過授權(quán)人簽發(fā)的，與外單位之間相互聯(lián)系工作時(shí)產(chǎn)生的文件。

（七）會(huì)議紀(jì)要是對會(huì)議召開的目的、時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員和會(huì)議的內(nèi)容、結(jié)論及后續(xù)行動(dòng)的記錄，會(huì)議紀(jì)要對生產(chǎn)活動(dòng)具有一定的規(guī)范作用，對管理文件和技術(shù)文件的修訂有一定的指導(dǎo)和參考作用。

（八）圖情資料，是圖書、情報(bào)和資料的統(tǒng)稱，是指在核電廠建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理等活動(dòng)中收集的具有學(xué)習(xí)和研究參考價(jià)值的各類出版物、信息和材料。

四、制定生產(chǎn)文件的管理目標(biāo)

生產(chǎn)文件管理應(yīng)圍繞核電廠生產(chǎn)經(jīng)營管理的總體目標(biāo)和中心任務(wù)開展，并根據(jù)國家檔案法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和核安全法規(guī)的要求，按照核電廠政策大綱的規(guī)定，運(yùn)用科學(xué)、合理的管理方法和手段，對生產(chǎn)文件的生成、審批、發(fā)布、利用、歸檔等全生命過程進(jìn)行規(guī)范有效的控制與管理，確保生產(chǎn)文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有效，并為核電廠提供高效便捷的利用，為機(jī)組安全可靠運(yùn)行提供優(yōu)質(zhì)的支持與服務(wù)，為核電行業(yè)健康發(fā)展和社會(huì)經(jīng)濟(jì)進(jìn)步提供相關(guān)知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)。

五、建立生產(chǎn)文件的管理組織

一、核電廠生產(chǎn)文件按統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理的要求進(jìn)行管理，即在主管領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下，由文檔部門負(fù)責(zé)生產(chǎn)文件的集中統(tǒng)一管理、業(yè)務(wù)的總體規(guī)劃和協(xié)調(diào)。二、核電廠各部門應(yīng)根據(jù)其工作性質(zhì)和專業(yè)特點(diǎn)，配備滿足業(yè)務(wù)需求的專、兼職生產(chǎn)文件管理員。除文檔部門外，文件產(chǎn)生較多以及文件管理較復(fù)雜的部門應(yīng)配備專職管理員。三、核電廠各部門的專、兼職生產(chǎn)文件管理員，接受文檔部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督，負(fù)責(zé)本部門生產(chǎn)文件的接收、流轉(zhuǎn)、分發(fā)、替換、回收和保管等，并按要求對生產(chǎn)文件進(jìn)行收集、整理后向文檔部門移交。四、文檔人員應(yīng)遵紀(jì)守法，忠于職守，須具備文檔專業(yè)知識(shí)并了解電廠生產(chǎn)管理的基本業(yè)務(wù)和流程，文檔人員須參加各級檔案培訓(xùn)。五、核電廠各部門應(yīng)重視生產(chǎn)文件的規(guī)范管理，把文檔工作列入本部門的工作計(jì)劃與管理中。

六、建立生產(chǎn)文件的管理流程

根據(jù)生產(chǎn)文件的生成、審批方式，核電廠生產(chǎn)文件可采用紙質(zhì)和電子兩種管理流程。通過紙質(zhì)流程生成的生產(chǎn)文件，文檔部門接收、檢查后，進(jìn)行電子化加工，著錄到電子文檔管理系統(tǒng)；在電子文檔管理系統(tǒng)中生成的生產(chǎn)文件，發(fā)布后要打印一套紙質(zhì)文件進(jìn)行備份。紙質(zhì)和電子雙套制的管理是確保生產(chǎn)文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有效的重要方式。具體流程見下圖。

綜上所述，通過明確核電廠生產(chǎn)文件的管理范圍，建立生產(chǎn)文件的管理結(jié)構(gòu)與分類層級，運(yùn)用文檔一體化管理手段，實(shí)現(xiàn)電子文檔管理平臺(tái)對生產(chǎn)文件前端控制和過程管理，能初步實(shí)現(xiàn)核電廠生產(chǎn)文件的規(guī)范管理和有效利用，發(fā)揮生產(chǎn)文件對核電廠安全運(yùn)行的保障作用。筆者認(rèn)為，要進(jìn)一步加強(qiáng)核電廠生產(chǎn)文件管理深度，還需在文檔管理平臺(tái)優(yōu)化、利用體系建設(shè)、知識(shí)管理集成應(yīng)用等方面增強(qiáng)管理投入，充分發(fā)揮生產(chǎn)文件作用，實(shí)現(xiàn)核電廠文檔工作價(jià)值。

（作者單位：中核核電運(yùn)行管理有限公司）

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