“大數據”時代的醫院檔案管理工作

文/路 線

“大數據”時代的醫院檔案管理工作

文/路 線

“大數據”時代的到來，給醫院檔案管理工作帶來了難得的發展機遇。本文從科學規范醫院檔案工作、開發利用檔案信息資源等方面醫院檔案管理工作的現狀，分析闡述了如何在新形勢下實現檔案信息資源的共享、建立醫院檔案一體化管理模式，以滿足醫院管理、醫療、教學、科研工作發展需求

“大數據”時代的到來和醫療衛生信息化建設進程的加快，使得醫院檔案管理工作的重要性突顯出來。醫院檔案管理工作既要適應“大數據”背景下醫院發展的要求，也要同醫藥衛生體制改革的要求相適應，高效服務于醫院管理工作，讓檔案資源在醫院改革發展和醫療衛生信息中發揮重要的作用。

一、醫院檔案管理工作的現狀

目前，醫院的檔案種類主要分為文書檔案、病歷檔案、科技檔案、人事檔案和財會檔案等幾大類，大多由辦公室、醫務科、科教科、人事科、財務科等不同的科室分散保管。這樣的保管利用方式存在著標準不統一，管理水平參差不齊，綜合開發利用程度低，人力、物力和空間浪費等問題。加上檔案管理人員缺乏專業知識，有保存意義的文件材料不能得到妥善保管，失去了檔案工作的完整性。這種檔案管理不僅跟不上發展的需要，也不利于科學管理。

二、立足“大數據時代”，科學規范醫院檔案管理工作

優化資源配置、夯實業務基礎。城鎮職工醫療保險制度、農村新型合作醫療和大病醫療保險制度的廣泛實施，使得醫院檔案種類、內容不斷更新，數量也日益增多。所以醫院必須要做好檔案業務基礎建設。一是加強檔案室建設。醫療衛生機構特別是二級以上醫院應設立綜合檔案室，將分散在醫院不同科室的文書檔案、病歷檔案、科技檔案、人事檔案、財會檔案等檔案實行集中管理，使醫院檔案管理由分散、單一向集中、綜合方向發展，形成具有醫院特點的門類齊全、綜合利用的完整檔案管理體系，使醫院檔案室成為醫院信息存儲和利用中心，為規范化、制度化、科學化和信息化管理檔案奠定堅實基礎。二是強化檔案專業人員培訓。配備政治業務素質高的檔案專業技術人員充實檔案管理隊伍，支持和鼓勵檔案專業技術人員參加繼續教育和崗位培訓，選配人員到上級專業檔案館進修學習，不斷提高檔案專業技術人員業務素質。三是統一工作標準、流程和規范。嚴格按照檔案管理法規和規定，做好各類、各種載體檔案材料的收集歸檔和整理工作，按照不同的檔案分類方案進行分類、組合、排列和編目，提高案卷質量，豐富館藏。轉變管理觀念、提升自身素質。“大數據”背景下的檔案管理工作范圍廣、內容新、任務重、責任大，要求醫院檔案管理者不僅要加強自身修養，狠抓業務水平的提高，還要積極轉變管理觀念，主動適應“互聯網+”時代的需要。一是要充分認識做好檔案管理工作的重要意義。特別是要認識到病歷檔案、科技檔案等資源在大數據的利用方面具有極大潛力，可為醫學科學研究提供第一手數據資料，對于提高醫療保健工作質量具有重要的促進作用。二是要增強檔案工作的學習意識。“大數據”時代也是“互聯網+”和信息高速運轉的時代，檔案的儲存形式和載體將會隨著時代的發展而變化，醫院檔案工作者要積極學習信息化知識，提高工作能力，以適應“大數據”時代檔案管理工作的需要。三是要轉變觀念，增強工作主動性。針對各項工作需要，積極、及時、準確地為醫院工作提供檔案信息服務，為醫療科研提供數據支持，為醫院決策提供參考依據。四是要增強檔案工作的創新意識。要與時俱進、開拓進取，用發展的眼光、科學的思維迎接新的挑戰，在做好檔案編研的同時，通過創新不斷解決新問題。

三、依托“大數據時代”，努力開發利用醫院檔案信息資源

隨著信息時代的到來和網絡技術的迅猛發展，檔案信息資源的開發與利用也愈加受到人們的重視。為了適應醫院對大數據的需求，醫院檔案管理工作者必須充分重視醫院各類檔案的開發與利用，使之在醫院發展建設中發揮應有的作用。

提高醫院文書檔案管理信息化水平。借助OA辦公系統的普及使用，提高文書檔案利用效率，為利用者提供精準便捷的文書檔案查閱服務，滿足醫院各項工作的需求。同時，要緊緊圍繞醫院管理工作、業務技術以及科研活動的實際需要，開展形式多樣檔案服務。

依據人事檔案信息科學配置人力資源。在人事檔案利用中，要注重分析統計人員年齡、性別、學歷、專業、職稱等信息，依據床護比、醫護比等標準科學合理核定科室人員編制。同時，要結合個人年齡、性別、學歷、職稱等合理調配人力資源，為醫院決策提供依據，最大化發揮人力資源效率。

借助病歷檔案信息提高醫療質量。病歷檔案是病人病情變化及診療過程的原始資料，也是反映醫院管理、醫療質量的重要依據。要在做好病歷日常查閱復印的同時，加強對病歷檔案信息資源的開發與利用，特別要通過分析病歷來研究治療效果、疾病轉歸、抗生素應用等領域，使病歷檔案信息在改進醫療技術、提高醫療質量等方面充分發揮作用。

依托科技檔案促進成果轉化。醫療科研檔案真實地記錄著醫療科研課題的立項申報、經費使用、實驗記錄、應用效果、研究成果以及有關學術活動的全部過程，是科研成果鑒定和推廣應用的重要依據。在“大數據”時代和生物、心理、社會醫學模式下，要充分利用醫學科研檔案資料，通過學術活動廣泛交流醫學科技資料，才能達到更好地推廣應用和服務大眾的目的。

綜上所述，“大數據”時代，醫院檔案管理和信息資源的開發與利用必將成為醫院現代化進程中不可缺少的重要環節。醫院要逐步建立一體化綜合檔案管理模式，不斷健全完善檔案管理制度，滿足醫院管理、醫療、教學、科研工作發展的需要，為更好地促進人民群眾健康做出積極的貢獻。

（作者單位：寶雞市婦幼保健院）