精準扶貧基層檔案動態化管理問題及對策

文/黃陽莉

精準扶貧基層檔案動態化管理問題及對策

文/黃陽莉

實現精準扶貧決策、考核和資料存檔的精準化，必須提高扶貧檔案管理的動態化水平。當前，以縣、鄉鎮和村為單元的基層檔案管理存在著缺乏系統組織、檔案管理專業化能力普遍欠缺和檔案管理信息化水平低等問題，導致扶貧檔案管理難以實現動態化的效果。對此，應完善基層扶貧檔案管理體系，構建以信息網絡為基礎的扶貧檔案管理平臺，建立動態化精確管理機制，提升動態化管理水平

自2015年11月中共中央和國務院發布《關于打贏脫貧攻堅戰的決定》以來，精準扶貧和精準脫貧成為我國扶貧開發的基本方略，以縣（區）、鄉鎮（街道辦）、村（社區）為單元的基層扶貧單位，須圍繞“六個精準”建檔立卡、完善扶貧檔案。同時，隨著脫貧攻堅檢查、督查、評估和驗收等工作日益頻繁，扶貧檔案資源開發利用往往出現“拿出來一攤，翻起來一片，查起來失散”的狀況，極不利于為領導決策、工程建設、群眾需求提供準確及時的檔案服務。精準扶貧基層扶貧檔案動態化管理問題，成為落實脫貧攻堅戰略、提升扶貧工作效率的重要問題。

以漢中市某縣為例，據統計，2016年全年各鎮村全面實行精準扶貧資料“五薄六檔、一戶一冊”的建檔模式。截止12月，扶貧資料分為電子和紙質兩類，檔案資料共45種、戶均檔案32份，村均紙質檔案冊（套）數達到216份；在上述統計對象中，全年檔案查閱、調閱、復印次數為38次，月均3次以上。由于檔案種類、數量繁多，加上管理能力和水平有限，其及時滿足率僅為70%、檔案服務滿意度僅為54%。

一、精準扶貧基層檔案動態化管理問題

1.基層檔案管理缺乏系統組織

扶貧檔案工作在鄉鎮基層政府脫貧攻堅中起著基礎性作用。近年來，雖然各級黨委政府對檔案工作日益重視，但是縣、鎮、村的檔案工作基本上是“摸著石頭過河”“跟著感覺走”，沒有形成系統、規范的檔案管理制度。

主要表現在：一是扶貧檔案監督指導工作力度不足。上級注重下任務、督查巡查，但檔案指導服務跟進滯后，沒有做到與扶貧工作開展同步。二是基層扶貧檔案涉及土地確權、移民搬遷、醫療救助、產業補助等各種門類和載體，但扶貧單位的日常工作資料，多數分散在各個單位和部門，沒有形成完整的檔案收集系統。三是扶貧檔案資料涵蓋從扶貧項目申報到審批、組織實施到檢查驗收、后續管護的全過程，資料收集和整理對包括文字、圖片、音像、數字等多種形式，難以實現上述過程的全面完整反映。

2.基層檔案管理專業能力普遍欠缺

扶貧檔案管理是一項政治性、保密性、專業性、知識性很強的工作，要求檔案管理人員有高度的政治責任感、廣博的知識面和精深的業務素質。當前，基層檔案管理人員很少參加專業的檔案管理專業培訓，不懂如何搜集、整理、裝訂檔案的有關知識，導致其檔案管理專業能力“先天不足、后天缺補”。

主要表現在：一是基層扶貧單位人員較少，沒有專門的檔案管理人員，現有管理人員大多數都是沒有經過專業培訓，綜合素質不高，對檔案管理重要性認識不夠；二是對檔案法規和標準的學習培訓和宣傳教育不到位,基層人員很少參加檔案學習、檔案交流、檔案培訓、檔案競賽、檔案征文等活動，工作人員的專業知識和管理能力難以提高；三是基層缺乏必要的檔案管理設施設備。目前大多數基層單位沒有電子硬件設備,如掃描儀、照相機、攝像機、錄音筆等，缺乏計算機和檔案管理軟件等現代化管理手段,制約了檔案目錄及全文數字化管理。

3.檔案管理信息化水平低

檔案管理信息化需要利用數據庫、數據壓縮、高速掃描等技術手段,將紙質文件、聲像文件等傳統介質文件和歸檔的電子檔案,組織成具有有序結構的檔案信息庫，并進行動態管理。目前，基層扶貧檔案信息化管理的主要問題有：

一是對信息的理解存在誤區。當前的扶貧檔案紙質件多、不易保存和查閱，基層檔案管理把信息化僅僅理解為將檔案由傳統的紙質存儲轉換為電子和數字存儲，而忽視了檔案資源的開發利用。二是基層扶貧涉及基礎設施、產業就業、能力培訓、醫療衛生、社會保障、財政金融扶貧等繁多內容，涉及識別登記、建檔立卡、檢查驗收等諸多環節，檔案管理缺乏對檔案信息化內容的科學分類管理。三是信息聯通和共享度差。目前，扶貧工作建立同教育、醫療、公安、民政、財政等部門的信息聯通和共享,不能確保扶貧檔案完整、準確、系統，難以實現信息的動態化管理和有效利用。

二、精準扶貧基層檔案動態化管理對策

（一）完善基層扶貧檔案管理制度體系

1.要將扶貧檔案管理工作納入扶貧工作規劃。堅持統一領導、規范管理、有效利用的原則，形成市、縣主導，鄉鎮、村（社區）配合的檔案工作聯動機制；把檔案工作作為扶貧工作的一項重要內容，爭取領導在財力、人力和組織協調上給予充分的支持，將檔案工作納入年度檢查驗收內容；完善精準扶貧檔案工作機制，制訂檔案管理人員的考核辦法。

2.建立扶貧檔案管理規范。扶貧檔案為扶貧考核評價提供原始記錄和真實憑據。一是把文件資料分為綜合性、基層組織建設、基礎設施建設、產業發展、公共服務保障等類目，明確相應的歸檔范圍；二是制定檔案收集、整理、歸檔制度，完善檢索目錄，完善檔案調借閱登記制度，發揮檔案的服務功能；三是加強檔案人員培訓，使其熟練掌握檔案收集、鑒定、整理、立卷、編目、保管等工作要點，嚴格按照規則操作。

3.加強扶貧檔案的指導工作。各級檔案行政管理部門要大力推進扶貧開發項目檔案監管工作，抓住關鍵環節、強化扶貧開發項目檔案登記管理和檔案專項驗收。要加強對扶貧攻堅檔案工作的指導、監督、檢查，結合實際做好扶貧開發檔案業務培訓工作。

（二）構建以信息網絡為基礎的扶貧檔案管理平臺

1.建立貧困戶的信息網絡系統。將扶貧對象的基本資料、動態情況錄入到系統。扶貧檔案應做到戶有卡、村有冊、縣鄉(鎮)有紙質檔案，將相關數據納入精準扶貧信息系統，實行紙質檔案與電子檔案雙向保管。

2.強化扶貧管理軟硬件投入。應加大資金投入，購買必備的檔案柜和設備，設立專門的檔案室，安排專人管理，購置并充分利用信息管理軟件，確保精準扶貧檔案管理規范和方便查詢。

3.做好檔案人員培訓工作。加強檔案人員培訓，提高管理人員的科學知識和專業知識水平，使其掌握必要的業務能力，在此基礎上實現獨立操作。組織業務交流會，通過經驗交流和彼此學習提升業務水平。

（三）實施動態化精確管理

1.注重科學分類整理和編目。以檔案數字化、信息化為基礎，讓檔案管理具備關聯性、延展性和精準性，進行規模控制、動態管理。完善檔案檢索目錄，利用管理軟件對案卷目錄、收發文登記、歸檔組卷進行處理，提高辦公自動化水平。

2.明確檔案管理重點和形式。鄉鎮應選擇脫貧攻堅的重點內容，采用合適的形式進行收集、整理、歸檔，如聲像檔案、光盤檔案、電子文件等,有效實現檔案收集齊全、歸檔準確、整理規范。

3.建立檔案動態化管理機制。一是整理出精準扶貧檔案管理的常態性工作內容，確定每個崗位必要完成的工作，明確各級檔案管理人員的崗位職責。二是按照檔案工作的規律和要求，理順各工作流程。如按時間先后排序、用量化和時間去進行要求，做到每個工作環節與整個管理程序要相配合。三是實施動態化管理指標。根據崗位目標和特征，制訂動態化管理工作指標，以年、半年、季度、月、周為時間單元，實施動態評估和監管。

（作者單位：中共南鄭縣委黨校）