淺談如何抓好檔案管理

李萍

摘 要：檔案屬于重要的原始性記錄，對于見證各種重要的事實關系，對于反映一個單位有哪些工作內容和取得哪些工作業績來說，是歷史性證明材料，具有十分重要的作用。本文主要簡析了檔案管理的重要性，并對如何加強檔案的管理與保護進行探討。中國論文網

關鍵詞：檔案管理 重要性 維護 安全

對檔案進行準確定義的，較權威的是《中華人民共和國檔案法》。其核心，在于價值性和歷史性。檔案轉化自有形的各種原始記錄類材料，其歷史價值是非常重要的，因此，保護好各類檔案責任重大。同時，檔案管理的規范有序也是最基本的要求。

1充分認識檔案管理的重要性

首先，檔案屬于原始性記錄，它是一個單位整個成長和發展歷史的真實性反應，可以實現對重點標志性事件有據可依和有證可查。當前，社會已經進入到高速發展時期，檔案的作用更加重要。以人事檔案為例，由于人員流動率高，就帶來了人事檔案管理方面的問題。如果一個單位的檔案管理過硬，則可以使其成為一座堅固的橋梁，成為保證工作正常有序開展的堅實基礎。第二，檔案還為我們分析和統計歷史數據，做出工作發展的方向和趨勢性判斷，驗證我們的決策，為如何進一步開展以后的工作進行政策性調整提供依據。第三，檔案對于一個單位來說，是一個重要的成長記錄，體現了單位的文化積淀，體現了單位的內涵，是單位外在良好形象展示的窗口。

2檔案管理與保護是法律的根本要求

我國的《檔案法》規定了檔案管理的基本原則，即：1、統一領導；2、分級管理；3、維護檔案的完整與安全；4、便于社會利用。

2.1由單位負責人進行統一領導。檔案管理是一項系統性工程。從檔案管理的歷史而言，主要存在一些共性的問題。如領導的重視程度不夠，現代化意識需要進一步加強，專業人才力量不足，資金投入少，設備老化技術落后等。作為檔案管理人員，為改變這種現狀，應該從以下方面來努力。一是要做好本職工作，使領導真正認識到這項工作的重要性；二是要加大宣傳力度，使領導在潛移移默化當中提升檔案管理的法制意識；第三，要加強交流，使檔案管理工作被周圍的同事所認可，進而促進工作的有效性開展。

2.2加強檔案的集中化管理。一個單位不論大小，其形成的檔案數量和種類都是很多的。如，既包括了人事檔案，也包括了文書檔案以及財務檔案和專項檔案等。因此，加強檔案的集中化管理，實現專人專業化管理，對管理企業是大有好處的。這樣，不但可以得到企業領導的重視，避免檔案管理投資方面的重復性，達到有效地降低成本的目的，還會使先進的設備能最大限度的發揮優勢，減少檔案在安全管理方面的難度。

2.3強化檔案的日常維護。日常維護是檔案管理當中最重要的組成部分。檔案管理方面，較突出的要求就是要做到其具備完整性，確保真實性和時效性，還要保證其規范性，這都需要在日常工作中加強維護。全面完整性，是數量、質量和完好三個方面。即：要避免檔案在數量不缺、質量上更良好和原貌不受任何損害。 這方面，需要加強檔案管理人員綜合素質和法律意識的提升，不斷加大專業培訓的力度，做到將最放心的人放在最不放心的崗位上。

2.4要做好檔案的安全防護。檔案安全方面，主要是保護其本身不受到任何損害，重點是要做好重點隱患防護工作。具體說來，就是要做到“防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉”，以使檔案壽命延長，保證檔案的安全。此外，還要避免檔案被人為性故意破壞，避免出現被盜失竊現象。特別是近年來電子檔案的大量出現，更應該重點避免電磁類的傷害。對于檔案管理所用的電腦及其各種數字化檔案，都應該堅持進行規范化加密處理，還要安裝360度的無死角高清攝像頭，堅持“人離鎖落”，做到檔案室的定期性清點檢查。

2.5抓好檔案的有效利用。檔案利用，是做好檔案管理的主要目的之一。作為檔案利用者，可能通過多種方式，查找到其所需要的檔案資料，實現更好的服務于社會，滿足單位及個人需要。要做到檔案的有效利用，主要應該在收集、審查和分析方面做實實在在的工作，最大限度的避免發生錯檔、失檔和亂檔現象。

如，在收集階段，要保證收集到的檔案完整，嚴格把關，保證其真實性、完整性，做好審查；在歸檔之后，要堅持嚴格規范，避免在檔案借閱過程當中產生損失。此外，還要采取多種方式提高檔案的利用效率。如，可以采對針對性的文件目錄編排方式（可按文號、人名、分類、專題等）。還要充分發揮檔案在促進企業未來發展中的借鑒作用。如：可通過統計歷史數據，了解員工離職的原因具有哪些共性等。這樣，可以使管理者進一步反思企業在管理當中存在哪些缺陷，需要從哪些方面進行完善；同時，通過員工的流動方向，還可以從側面了解同行業具有哪些優勢，對本單位起到學習借鑒的作用等。

3結束語

綜合以上所述，檔案是一種具有重要歷史價值的資料。加強檔案管理，其目的在于做到檔案服務和檔案利用工作。因此，既要充分認識到檔案管理工作的重要意義，也要堅持在管理工作中，提升檔案管理與實際的貼近度，使揮檔案的服務作用發揮得更好，我們應高度重視這項工作，使檔案工作不斷再上新臺階。

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