供水改造工程資料檔案管理

趙杰

摘要：供水改造工程施工的突出特點是工作面多、戰線長、施工布置比較分散。工程管理中涉及大量信息和文件，要求做到高效率的文件處理、信息查詢和反饋以及文檔分類管理工作。檔案資料的形成自工程立項開始，與工程建設進度同步，并貫穿其全過程。基于此，本文將著重分析探討供水改造工程資料檔案管理措施，以期能為以后的實際工作起到一定的借鑒作用。

關鍵詞：供水改造；資料檔案；管理

1、供水改造工程資料檔案管理的意義及特征

1.1供水改造工程資料檔案管理的意義

工程資料是指從工程項目立項、審批、勘察、設計、生產準備、施工、監理、驗收等工程建設及工程管理過程中形成并歸檔保存的文字、表格、聲像、圖紙等各種載體材料的總和。對工程資料進行科學管理是工程順利實施的基礎保障。工程實施主要以合同為準，對工程質量、投資、進度、安全及信息、環境安全進行管理。參建各方從工程最初的立項、審批到后期的驗收、運行等過程產生的各種信息經過收集、整理、加工以文件、圖表、聲像、影像等形式管理和保存，從而形成有價值的信息資料，為工程提供依據。完整的工程檔案資料是工程不可或缺的重要組成部分。它是工程竣工驗收的必要條件之一，是不斷提高工作水平，反映工程歷史價值，總結工作經驗的重要依據。

1.2供水改造工程資料檔案的特征

一是真實性。工程檔案資料是整個工程實施的真實記錄。二是系統性。工程施工資料所反映、記錄的內容應具有關聯性、系統性。其反映的情況應為工程實施的情況，所形成的記錄應前后一致。三是時效性。檔案資料與工程實體同步，也反映出資料的時效性。

2、供水改造工程資料檔案管理措施探討

2.1完善資料檔案管理制度

首先需要具有一套完善的資料檔案管理制度，在規范化的資料檔案管理標準下，供水企業檔案工作的各個環節才能具有較好的規范性，各項工作的開展才能有所依據，為供水企業檔案工作制度化和規范化的建設奠定良好的基礎。在完善供水企業資料檔案管理制度的同時，還要進一步對檔案各項基礎工作進行加強，加大資料檔案管理各項設施的投入，確保資料檔案管理各項設備和設施的齊全性，這樣不僅能夠有效的維護檔案的安全性，而且對檔案裝備的現代化和標準化實現具有極為重要的意義。

2.2確保文件材料收集完整

當前我國城市處于快速建設階段，由于受制于資金等因素的影響，基礎設施建設還不十分完善。供水管網也不能一次性全面進行敷設，往往同一條路會存在挖完了修復，而修復后再挖的被動情況，這就需要頻繁的利用到供水管網檔案。而且在管網建設過程中，管網檔案還需要不斷的進行補充和完善。供水企業檔案不僅與供水事業的發展息息相關，而且還與城市建設具有緊密的聯系。特別是在當前城市化建設進程不斷加快的新形勢下，地下給水管線改道是較為常見的現象。當地下管線改道時，其原管網的檔案則會發生變化，這時就需要及時將改線檔案補充進去，所以在這項工作中，供水管網檔案相關人員需要具有較好的協作配合能力，在日常工作中要養成良好的歸檔習慣。在管道改造工程中，由于在具體施工過程中掐管和改線存在著較強的臨時性特點，所以需要檔案部門相關人員要具有較強的責任感，及時對相關資料進行記錄，對圖紙進行標識，確保檔物的相符性，及時將材料進行歸檔，確保供水管網檔案內容的齊全性、完整性和準確性。

2.3資料檔案管理的規范化與標準化

第一，凡是能夠真實反映供水企業文化和具有利用價值的文件材料都應該納人文書的收集工作范圍內。第二，將我國有關的法律文件、會議思想等內容認真的落實到供水企業的資料收集工作，例如：人力資源部員工的資料歸檔工作、采購部門的采購清單歸檔工作等，這些都必須根據相關規定進行標準化處理，并按部門、按季度的進行分類整理，讓資料檔案管理變得更加有條理、思路更清晰。不僅如此，還要將供水企業所有部門的會議記錄、生產狀況、營運方案的實施與效果等進行標準化、規范化的記錄與收集，讓企業的實際情況可以清楚的在檔案中反映出來。在完成標準化和規范化的文件收集后，還應該嚴格的按照企業的相關規定和制度來進行檔案的歸檔，并根據檔案的主次來進行管理，同時還要對檔案文件進行必要的備份，并將聯系密切的文件共同歸檔，以便日后的查詢和使用。

2.4資料檔案管理的人性化

新時期企業的資料檔案管理工作在管理效率和管理模式上有了更高的要求，但人性化也是供水企業資料檔案管理發展中的一個趨勢，企業在經濟發展的同時也應該注重完善企業的資料檔案管理部門的服務體系。第一，企業應該對資料檔案管理人員進行定期的技術培訓，有效的提高工作人員專業技能。第二，制定并不斷規范資料檔案管理制度，讓復雜繁瑣的管理工程簡單化，降低工作的難度。第三，建立起一個科學合理的員工激勵制度，提高資料檔案管理人員工作熱情的同時，也讓員工體會到企業對他們的關懷。第四，加強對員工日常生活的關注，高速有效的為他們解決更多的生活難題。

2.5資料檔案管理的現代化與信息化

現階段，計算機軟硬件技術不斷更新和改進，而電子檔案作為歷史見證，怎樣確保在任何時間進行查詢、調閱均可以順利被識別，這是一項必須重視的問題。比如，現在市場上存在一些軟件可以兼容較低版本的文件，但是部分軟件卻無法兼容，甚至部分軟件已經被淘汰；硬件方面，當前市場的計算機幾乎沒有軟驅配置，難以識別十幾年前的軟盤電子文檔。因此，應當注意電子文檔生成的時間和所用的系統軟件以及軟件的兼容情況，保障文件資料可以被順利識別和管理。

總而言之，工程檔案資料的管理是一項繁雜、基礎工作量大的工作，是工程建設的重要組成部分。實際工作中我們可以通過制定切合總承包工程實際的檔案資料管理的一系列規范化的內容、程序，并經過具體工程實踐，以此取得較好效果。

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