會計檔案電子化管理問題與創新

宋阿文

摘要：檔案是記錄科研院所相關信息和數據的重要載體，是開展科研工作，維護單位合法權益的重要工具。隨著現代科技的不斷發展，信息化、電子化已經成為時代發展的主要趨勢，作為經濟活動主要“記錄者”的會計檔案也逐漸向電子化管理的方向邁進。會計檔案電子化管理的實施極大地改善了信息管理的水平，提高了檔案信息的利用率，因此對會計檔案的電子化管理應給予重視，不斷創新管理方法。本文主要對目前會計檔案電子化管理中存在的問題及相應的創新措施進行了分析。

關鍵詞：會計檔案；電子化管理；問題；創新

1 檔案管理的必要性與重要性

檔案管理反映了一個單位或企業的發展歷史，是重大事件的見證者。尤其對于我國黨政機關與國有企業來說，檔案記載了他們在不同發展階段的不同密級的資料與信息。這些資料與信息都涉及重大決策的實行與重大事項的公布。另外，檔案管理也是衡量工作人員辦事效率的關鍵指標，是促進辦事人員提高工作質量的有利武器。檔案作為重要信息的記錄載體，記載了重大的歷史事實與事件，是還原歷史真相，保證公平公正的重要憑證，因此，科學規范地對檔案進行管理，有益于單位或企業乃至于國家的協調與發展。

2 會計檔案電子化管理存在的問題

2.1 會計檔案的完整性不夠

雖然目前我國大部分高校都已逐漸意識到電子化對于會計檔案管理的重要作用，對于會計檔案的電子化管理已經較為普遍，但是由于時間原因，學校對此類問題的重視度不夠，會計人員對電子化的概念及計算機方面的內容了解的較少，相關方面的經驗更是短缺，從而導致在實際操作的過程中經常會出現失誤現象。有很多高校的會計人員并沒有建立電子化的意識，只對紙質打印的材料進行保存，而忽略了利用計算機進行信息的存儲，從而使會計檔案的完整性存在較大的問題。

2.2 管理制度不完善

當前的電子會計檔案一般都是財務軟件的管理人員進行保管的，但是這些工作人員并不是專業的檔案管理人員，在進行電子檔案的管理中，經常會出現管理不到位的情況。而在會計電子檔案的管理過程中也沒有完善的管理制度，工作人員的職責不明確，管理沒有規范的流程，具有很大程度的隨意性。因此在管理中經常出現檔案的丟失或是歸類錯誤，無法查找等情況，給檔案的使用造成了很大的不便，使得檔案無法發揮其應有的作用。

2.3 電子檔案的安全問題

電子檔案以數字化的形式存儲在服務器中，受環境、機械損傷等因素的影響容易失真和損壞。電子檔案傳輸存在網絡安全問題，網絡快速的發展使電子檔案在更大的范圍內得到了共享，檔案信息傳遞更加方便。但是網絡黑客和計算機病毒也增加了系統管理的風險，一旦網絡保護措施不當，電子檔案很容易被刪改，就會出現信息傳遞泄密和檔案信息遺失的問題。

3 會計檔案電子化管理的創新發展

3.1 建立完善的存檔制度

相較于傳統的存檔方法，電子化的管理方法更容易對檔案信息的真實性造成一定的威脅，而且當信息被篡改的時候也不易被發現，這就要求高校要建立完善的存檔制度，保證會計數據的計算是合理的、完整的，而且建檔的手續要齊全。會計人員在進行信息的存儲時要進行仔細的計算，反復核對信息的真實性，報表及原始報銷單據必須有相關領導的簽名和蓋章，確保會計檔案的合法性。最后，會計人員要將記錄的信息及時更新在計算機上，以備后續的核對和查詢。另外，在對會計檔案進行電子化管理的同時，要保留最原始的紙質憑證，其中月賬單、現金日記賬等信息需要每天進行打印，以供核對，當遇到突發情況而不能正常打印時要將會計信息添加到打印，打印頁面要由操作人員進行簽字。

3.2 加強檔案電子化管理的安全建設

答案對單位信息進行了記錄，具有非常重要的意義，而且對于維護單位的信息安全意義重大，所以檔案電子化的安全管理需要從以下方面進行分析需要從以下方面進行分析：一是要做好紙質檔案和電子化檔案的共同管理，在出現數據丟失的時候可以使用到紙質檔案；第二，要對文件的信息管理進行嚴格的規范，通過管理部門建立比較完善的安全管理體系，避免出現數據泄露以及重要信息對外公布的行為。

3.3 提高檔案管理人員的素質

首先要提高檔案保管人員對檔案重要性的認識，要讓檔案管理人員明白，財務檔案包含了許多重要的數據，在企業的經營和發展中都是不可或缺的，向檔案管理人員強調檔案的重要性，防止管理人員在管理中出現隨意性。其次是規范管理人員的操作，例如在磁盤提交過來之后及時進行備份，明確不同檔案的位置，以方便維護和查找等。企業要加強管理人員的培訓，對管理人員進行適當的財務專業知識的培訓，在管理檔案時更加的方便，另外也要加強其自身素質的培養，才能有效提高工作效率，防止工作中出現誤差。另外企業也要招收專業的計算機網絡人才，對系統進行定期的維護，保障檔案信息的安全。

綜上所述，科學有效地進行檔案管理不僅有利于檔案的良好保存，也可促進檔案管理部門業務水平的提高，同時，也為企業與單位對檔案的調用做好了充實的準備。要在新形勢下促進檔案管理的電子化與信息化，促進檔案朝著更加規范化的方向蓬勃發展，為國家的發展與社會的進步作出貢獻。

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