談公文處理和檔案管理銜接問題

張鵬

摘要：公文是用來傳達國家方針政策、發布行政法規和規章的公務文書。公文處理是各級行政機關一項重要的工作，也是一項不可或缺的行政行為，還是各級機關之間進行聯系的紐帶。而檔案又是公文的重要載體，也是重要的信息來源，檔案是公文的主要載體，公文的優劣影響著檔案的質量。要做好檔案管理，首先就要提高公文的質量。而用好檔案不僅有利于資源開發，還有助于行政管理工作的有效開展，對機關工作職能轉變有著直接的影響。因此本文主要就對公文處理和檔案管理相關銜接問題進行分析和探討。

關鍵詞：公文處理；檔案管理；銜接問題

1公文處理及檔案管理銜接的重要意義

在公文管理中，檔案通常是公文在一定條件下的轉化形態。在檔案管理及公文處理的接續環節，不僅是進行“來料加工”即可，還需要借助公文處理，加強檔案管理及公文處理間的銜接，以有效提升檔案管理的水平，為單位工作提供便利，讓檔案更好地服務于實際工作，提高行政工作效率與管理水平。

2公文處理與檔案管理銜接方面存在的主要問題

檔案的前身就是公文，是由公文轉化而來的。因此，公文在制發階段就要考慮到公文的質量，要盡量做到規范化、標準化和科學化。在實際工作中公文處理和檔案管理上實行的是分塊管理，從管理科學來看，這樣比較科學有效。但也有不足之處，那就是拉大了公文處理工作和檔案管理工作的距離，文秘人員對檔案管理意識有所欠缺，檔案管理者對公文處理實際經驗考慮較少。這樣就使得公文處理和檔案管理在銜接中出現脫節現象。主要有以下問題：

2.1公文處理及檔案管理的銜接意識有待加強

在實際管理工作中，檔案人員及文秘并非是一個人，由公文生成至歸檔管理的整個過程，需要多個工作人員，這種管理制度也是較為科學有效的，但公文處理及檔案管理間的距離也被拉大了，有些公文處理人員的檔案意識較為薄弱，而檔案管理人員對公文處理工作方面的考慮也比較少，使得二者之間的工作存在脫節現象，且存在細節不規范的行為。

2.2公文處理及檔案管理的銜接機制不完善

在公文管理中，公文處理及檔案管理間缺乏規范性的配合制度，使得兩種工作環節銜接不緊密，無章可循，各自為政。而且檔案工作人員與公文處理人員之間缺少溝通，彼此不了解相互工作，影響了兩者的有效銜接。除此之外，兩者間還缺乏信息化手段機制作為支撐，導致公文處理轉化成檔案過程中存在重復性，工作效率與質量低。

2.3公文處理及檔案管理的銜接質量有待加強

有的單位仍然存在“文山會海”的工作作風，使得公文數量較多，加大了檔案管理及公文處理人員的工作負擔。工作人員很難在有限時間內有效保證公文處理質量，使得公文與檔案質量較低，影響了行政服務的效能。而且有些單位僅重視檔案的數量，不重視檔案的質量，檔案信息的應用效率并不高，對行政工作的效率、服務管理能力及政府職能的轉變等均有影響。

3公文處理和檔案管理銜接中的有效措施

3.1公文處理規范化

公文是具有規范格式的文書，在日常工作中，要樹立公文規范化、標準化和科學化的指導思想，維護公文的權威，確保公文的嚴肅性，這樣才能達到檔案管理科學化、標準化和規范化。公文的標準格式內容主要有：公文版頭排列及字體、字號，文號，標題排布的注意事項，正文具體格式及一些稱謂表述方式，落款及印章的使用，在版記、附件上也要嚴格按照規定進行，這樣能夠避免重復勞動，提高公文質量，同時為與檔案管理銜接工作做好充分準備。對于原件的保護，要從檔案管理的工作實質上考慮，對于文件要做到有跡可循、有證可查，所以對于公文處理，應將原件、改正稿和定稿都要保存好，讓這些作為歷史見證。

3.2強化全過程管理

全過程管理就是從公文問世到檔案歸檔這個過程的管理，要做到這一點，就要從樹立質量管理意識開始，對每個環節都要進行嚴格管理，包括文秘人員和檔案管理人員的工作都要進行嚴格監督。要嚴格遵循《檔案國家標準》、《國家行政機關公文格式》、《國家行政機關公文管理辦法》中的要求，從公文格式、行文規則、收發程序一直到檔案歸類都要全程嚴格執行。公文歸檔的要求，主要是真實、完整，達到實現檔案的功能價值，可參照《文件材料保管期限表》和《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》的規定。一要準確鑒定每一份公文的價值，剔除重份和沒有保存價值的公文。二要明確歸檔時間，在規定時間內完成檔案的歸檔工作，保證檔案完整存檔，隨時待查。三要注意歸檔的完整性，文件檔案應保存的內容包括文件簽批單、正式文件，以供保存和查閱利用。為保證歸檔保存的公文長期可查，要有適合紙質公文的存儲環境。四要建立一支優秀的管理隊伍來對此進行管理監督，這支隊伍要具有專業素質和穩定性。為了更好地強化全過程管理，還要建立有效的管理制度和工作程序，嚴格按照規范辦理公文。

3.3及時立卷歸檔，為公文和檔案的轉化做好銜接

公文是檔案的重要基礎，公文制發完畢后，應該由專人及時整理、歸檔。文件制發人員在平時的工作環節中就要注重收集，倡導“馬上辦”的工作作風，強調“及時”二字，及時收集、分類，及時歸檔。將制度流程化、流程信息化，讓公文處理與檔案管理形成鏈接，達到平時預歸檔狀態。各部門辦理完畢的文件材料，根據立卷的原則和方法，統一集中由文秘人員保管，文秘人員按照歸檔要求對文件按照類別分類，進行大類排序、編號、歸檔。公文的立卷、歸檔是文秘工作的末端環節，而對檔案工作卻只是開始環節，并成為兩項工作真正意義上的銜接點。文秘人員平時有計劃地收集整理文件，進行分門別類地管理，既方便平時查閱，又利于年終立卷。

結語

在公文管理工作中，公文及檔案的管理工作是緊密相連、相互依存的銜接工作，兩者間實施一體化模式已成為發展趨勢，加強兩者間的銜接工作，可有效提升公文處理的效率，提升檔案管理能力，從而促進行政單位服務管理水平的提高。

參考文獻：

[1]宋平.公文處理與檔案管理銜接問題研究[J].辦公室業務，2014，24：8.