檔案收集工作的研究探討

劉玲

【摘要】：作為檔案管理者，我們必須認識到檔案對各項工作的意義，檔案是記錄各種歷史資料的寶貴記錄，對以后各項工作的開展具有重要的指導意義。保證檔案管理流程的順利和規范，就要做好基礎工作-收集，收集好完整全面的檔案資料，才能開展接下來的工作。

【關鍵詞】：檔案；事業單位；收集；對策

一、檔案收集工作的重要性

檔案收集是檔案工作的基礎，積極主動地做好檔案收集工作，認識到收集工作是檔案工作的起點與關鍵，才能把握住原始資料，積累下重要的歷史資源，才能豐富館藏、突出特色，促進事業單位的發展。

二、事業單位檔案收集工作的現狀

2.1歸檔文件不齊全、不完整

在日常工作中會形成許多沒有紅頭的文件材料，這些文件材料對今后的工作查考有著不可替代的獨特作用，檔案管理者沒有做到有所選擇地進行收集、整理、歸檔。企業檔案收集往往只注重文書檔案的收集，忽視科技檔案和專門檔案，導致應歸檔的科技資料嚴重不齊。歸檔門類不全就會給以后的工作留下隱患和缺憾。

2.2檔案收集范圍窄

凡是歷史都是有價值的，缺少的只是有選擇的整理和收集。除了收集正常館藏管理范圍內的檔案，還應該對多類型的檔案進行有效收集，比如突發事件檔案，一些獎勵，錦旗等實物，重要活動的口述檔案，職員民生檔案的收集等。

2.3檔案存檔意識較薄弱，管理人員綜合素質不高

檔案意識淡薄，忽視檔案收集工作，檔案收集工作處于被動狀態，往往會遺漏掉許多寶貴的檔案資料。另外許多事業單位缺乏從事檔案工作的專業人才和內部競爭力、活力，收集手段單一，創新意識和自我發展意識不強，工作缺乏主動性和創造性。

2.4檔案管理制度不完善，廣泛征集的力度不夠

檔案管理制度不健全，執行力度較弱，缺乏相應的管理制度的約束，制度的缺乏也會造成職工忽視檔案管理的重要性，減弱職工的檔案意識，在很大程度上會影響檔案在部門范圍內的征集工作，致使散存在事業單位內部的一些有價值的檔案資料不能及時的征集歸檔。

三、優化檔案收集工作的對策

3.1遵循科學的原則收集檔案

對于事業單位來說，檔案的收集與整理工作做得好，既能檔案反映事業單位的發展歷史，同時也能夠為事業單位的發展創新起到借鑒作用。因此必須重視檔案管理工作，首要的要明確檔案收集的重要性，其次要用科學有效地措施對檔案進行收集，分類整理。科學的進行檔案收集就要正確認識檔案征集與接收工作。

3.2正確認識檔案征集與接收

檔案征集是檔案部門接收及征集檔案和其他有關文獻的話動；接收是在國家有關規定下對檔案進行收存。它們同屬于檔案收集的范疇，是檔案收集工作的兩個方面，是各級檔案部門檔案來源的兩個主要方面，兩者缺一不可。具體不同點包括檔案資料的移交方式及內容范圍不同、檔案資料的進館的實體形式不同、檔案資料的進館的所有權不同。

3.3注重提高檔案工作者的素質，改變檔案工作者的管理理念

一方面現代是信息化、數字化社會，就需要現代化的綜合性人才，因此上層領導以及檔案管理部門在重視檔案管理工作的同時還應該注重提升職工的專業化水平，提供必要的資金進行設備補充更新，關于檔案收集的講座及培訓，邀請精通現代網絡技術及檔案管理人員進行職工培訓，充分提升職工各方面專業化能力及水平，從而不斷提升自身管理理念和工作方式，跟上時代的要求，與時俱進。另一方面為了檔案管理的作用獲得有效的發揮，就一定要對的檔案管理制度實行合理科學的建設與完善。在提升事業單位內部工作人員對于檔案管理重要性的認識程度的前提下，要不斷增強檔案管理人員對檔案收集重要性的深刻認識，使事業單位的所有成員慢慢的產生統一性的檔案收集意識，從而使檔案收集工作可以朝著更加創新進步的方向發展。

3.4建立健全收集歸檔制度，發展網絡收集

建立、健全和完善歸檔制度，是做好檔案收集工作的重要前提，也是保證檔案齊全完整的重要條件。建立完善，有條可循的收集制度，明確收集檔案的類型，目的和意義，做到合理分工。同時要充分發揮互聯網的作用，利用強大的網絡傳播力和信息資源進行有效信息的篩選、歸類和采集，檔案管理部門應建立嚴格的電子文件歸檔制度，并將電子文件歸檔工作與歸檔人的考核掛鉤。

3.5 明確檔案收集工作性質，提高檔案利用率

事業單位的檔案管理工作屬于一項服務性工作，其根本任務是為事業單位的其他管理事務服務的，也是為了事業單位的工作水平提高而服務。為了完成這項職能，必須科學規劃事業單位檔案收集工作制度，轉變工作思路，開展事業單位檔案管理工作的調查與研究，多方面的進行檔案編研采集工作，力爭把檔案的作用發揮到最大化，也盡可能的提高檔案的利用率。

四、總結

事業單位的經營發展和檔案信息的聯系日益密切。做好檔案信息收集工作才能更好地服務于工作，打好檔案服務的基礎，積極主動地做好檔案收集工作，是每一位檔案管理工作人員都必須重視的問題。

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