檔案管理信息化建設的重要性

扈新紅

摘要：對于企事業單位而言，檔案管理具有著非常重要的作用，能夠為企業的管理提供一定的依據。就目前的情況而言，信息技術有著非常普遍的應用。而檔案管理信息化建設也具有著一定的重要性。這在很大程度上促進了檔案管理的進一步發展。 本文主要探討了檔案管理信息化建設的重要性。

關鍵詞：檔案管理；信息化；重要性

一、檔案和檔案管理的現狀

在社會活動當中，國家機構、組織或者個人所保存的能夠隨時查閱的圖像、文字、視頻等一些記錄的形式被成為檔案。檔案的主要類型有人事檔案、教學檔案、會計檔案、科技檔案、司法檔案、文書檔案、外交檔案、藝術檔案等。

檔案管理主要分為了檔案實體管理和檔案信息組織。其中，檔案實體管理主要指的是對檔案資源進行管理，管理的內容主要為收集、整理、鑒定以及保管檔案。而檔案信息組織主要指的是管理檔案當中所包含的信息。目前，我國主要通過建設檔案資源管理來加強館藏體系的合理性和科學性，從而體現出檔案管理的現代化。和其他文獻管理一樣，檔案管理活動主要指的是信息控制系統，能夠完成對信息的輸入、存貯、加工以及輸出等過程。

檔案管理的作用非常的明確，并且越來越受到人們的重視。隨著信息化技術的應用和發展，檔案管理也有著非常快速的發展。但是和社會的發展速度相比較而言，檔案管理還是具有著一定的差距。這導致檔案管理在發展過程中存在著許多問題。這些問題主要體現在檔案建設、經費投入、設施以及態度等方面。由于領導和員工本身不具有一定的檔案管理意識。這導致人們都忽視了檔案管理信息化建設的重要性。

二、檔案管理信息化建設的重要性

檔案信息化體系的構成部分主要包含有：人才隊伍建設、標準規范建設、應用系統建設、基礎設施建設、檔案信息資源建設等。其中，最重要的部分為檔案信息資源建設和基礎設施建設。檔案管理的重要性主要體現在三個方面。第一，檔案管理信息化建設可以提高檔案管理工作的有效性。第二，在科學研究以及知識普及方面，檔案管理信息化能夠使服務更加的智能化。第三，檔案管理信息化能夠保證信息的完整性以及可靠性，并且能夠提高綜合分析能力。這樣可以保證決策的正確性。

三、影響檔案管理信息化建設的因素

（一）檔案人員并沒有相對較高的綜合素質，并且所享受的工作待遇又較低。這在很大程度上阻礙了檔案管理工作的進一步發展。檔案管理工作對檔案人員的專業以及技能又有著較高的要求。但是我國檔案人員卻沒有較寬的專業面，并且也缺乏復合型的人才。因此，檔案管理技術的應用仍然存在著大量的不足之處。

（二）在檔案管理信息化建設當中，檔案信息安全問題是其存在的主要問題。檔案信息系統對于電子檔案、文件等一些比較有價值的信息具有著保障的作用。因此，檔案信息系統的安全性具有著非常重要的作用。而這也是當前影響檔案信息化建設的主要因素。

（三）進行檔案信息開發和利用是為了將檔案的價值發揮到最大化，但這一體現檔案價值的途徑受到各種因素的影響，實現存在一定的難度，導致不能發揮檔案的最大化利用價值。隨著科學技術和互聯網信息的爆炸式發展，各種信息和數據大量出現，然而這些信息卻沒有得到專業的分類篩選和利用，只是停留在簡單的搜索層面，很少被利用。

（四）實現檔案信息化管理，離不開領導層的支持。如果領導層不重視檔案管理工作，會給工作的開展帶來很大的阻礙。

四、檔案管理信息化建設的具體途徑

（一）優化管理人員的知識結構，提高管理人員的整體素質。通過多種渠道為管理人員創造提升的自我的平臺，通過培訓、深造等方式不斷提升隊伍的專業化水平，培養復合型管理人才。

（二）保證檔案管理的安全性和完整性。檔案管理會受到很多方面的影響產生損壞，因此必須保證檔案管理的安全性。完善儲存環境和技術，優化傳播和利用渠道，確保檔案各方面的安全性。

首先，從硬件和機房管理入手，通過技術手段確保儲存環境的安全。在進行硬件選擇的時候，要充分的考慮到硬件系統的安全性能。其次，如果是較大的企業進行檔案信息化管理，應該使用本企業的內部網絡，并在建立網絡的時候進行物理隔離，確保網絡的安全。也可以通過數據庫加密以及用戶分類以及備份的方式保證三竿的安全。可以施行登記保護法，根本企業物流。信息的重要性以及保密性、信息泄漏后可能造成的損失來劃分安全等級，以及權限，避免未授權者看到權限范圍外的信息。

（三）要重視檔案管理的業務重組流程。實現檔案信息化建設的背景是網絡大環境，主要用到的是信息技術以及互聯網技術，在管理中也經常會涉及到計算機技術。因此傳統的人為檔案書寫、儲存模式將會逐漸被淘汰，檔案管理將會進入信息化、自動化時代，通過集中管理的方式，實現更高效的檔案管理，這對檔案管理來說是必然的趨勢。

首先，實現管理模式的變化。信息化管理模式在進行檔案處理的時候可以直接完成數據處理，實現檔案的自動歸檔和統計。第二，改變檔案搜索和利用的方式。互聯網時代的到來為檔案管理提供了極大的方便，使檔案管理的效率得到了極大的提升。第三，實現檔案休息化管理，需要依靠信息技術作為支撐，但由于傳統管理方式的影響，一時很難改變管理思想。因此需要對當前的管理組合模式重新把進行審視，利用開放的思想，實現檔案信息化管理。

五、結語

為了實現檔案的信息化管理，檔案管理人員可以在對檔案管理和手機的基礎之上，對檔案管理工作的內容的范圍擴大，使檔案的信息化管理更具備針對性，以達到不同客戶的需求。實現檔案的信息化管理，也正可以更好的實現這個目標。

參考文獻：

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