關于高速公路基層運營單位檔案管理的調研

摘要：漢寧分公司洋縣管理所檔案建設，圍繞《陜西省檔案管理工作目標管理認證辦法及標準》逐項整改完善，順利完成了目標管理AAA級認證工作。結合管理所現狀，從硬件建設方面、制度管理方面、檔案歸檔方面、檔案利用方面方面對基層管理所檔案建設工作進行了總結調研。

關鍵詞：高速；檔案管理

漢寧分公司洋縣管理所檔案建設在市、縣檔案局的支持幫助下，在漢寧分公司的正確領導下，認真貫徹《檔案法》、《檔案條例》和國家檔案局第8號令，不斷加強檔案管理標準化、規范化、信息化建設，加大投入力度，充分發揮檔案作用，為各項運營工作的有序推進提供了有力保障和良好服務。為了進一步加強檔案管理水平，該所于2012年制定了創建檔案工作目標管理AAA級認證的工作計劃，成立了創建工作領導小組，落實了工作人員和工作職責，完善了檔案管理規章制度，嚴格按照檔案管理各項要求，對該所自建所以來的檔案資料進行了全面規范整理。對照《陜西省檔案管理工作目標管理認證辦法及標準》逐項整改完善，順利完成了目標管理AAA級認證工作。

一、管理所基本概況

該所地處漢中市洋縣磨子橋鎮楊家灣村，改所成立于2006年7月11日， 11月21日正式運營通車，擔負著漢寧高速公路（京昆高速陜西段）金水至上元觀62.5公里路段的收費、養護、路政、治超、安檢任務。所轄橋梁155座、隧道10 座。下設綜合辦公室、財務股、征費稽查股、養護股、路政中隊五個股室，以及地處張騫故里的城固站、朱鹮之鄉的洋縣站、蔡倫封地的龍亭站三個收費站，同時下設龍亭安檢站和漢江停車區。經過不懈努力，已先后建成了“省級青年文明號”“省級衛生先進單位”、“陜西省模范職工小家”、“省級文明單位標兵”。

二、檔案管理基本情況

（一）硬件建設方面

該所檔案室總面積約90平方米，其中，檔案室庫房40 平方米，檔案閱覽室30平方米，檔案整理室20平方米，達到了辦公、閱覽、庫房三分開。檔案室內配備了密集架、計算機、打印機、復印機、掃描儀、空調、溫濕度計、滅火器、吸塵器、殺蟲劑、遮光窗簾等設施物品，檔案室設施規范到位。加強電子文件檔案管理系統的投入，管理所購買了《北京航星檔案管理信息系統》檔案管理軟件一套，提升了檔案管理的電子化規范程度。

（二）制度管理方面

一是成立了檔案工作領導小組，定期召開檔案專題會議，研究布置檔案工作。二是進一步確立完善了檔案管理網絡，做到了各部門均有兼職檔案人員，實現了檔案工作事事有人抓、有人管的良好工作格局。三是將檔案工作納入每年整體工作計劃，與各項工作同部署、同推進、同考核。四是根據管理所檔案工作實際情況，制定和完善了各項檔案管理制度，制定了《檔案員崗位職責》、《檔案室管理制度》、《檔案借閱利用制度》、《檔案歸檔制度》、《檔案銷毀制度》、《檔案保密制度》、《檔案信息系統安全管理制度》等各種制度，確保檔案管理工作實現制度化、規范化、科學化管理。

（三）檔案歸檔方面

一是加大開展檔案管理宣傳力度，提高全體員工對檔案管理工作重要性的認識。二是加快檔案管理硬件設施建設，安裝了檔案管理系統軟件，建立檔案資料計算機目錄檢索查閱。三是每年4月份定期對各部門文件資料進行收集整理歸檔，認真收集那些易散的文件，確保文件資料的完整。檔案資料按照黨群工作、行政管理、經營管理、路政管理、公路建設、會計檔案，設備儀器、特殊載體等內容進行了科學分類和歸檔裝盒，編制了檢索工具，制定了《洋縣管理所檔案分類大綱及編號方案》，全所截止2016年底檔案累計建立文書檔案2845件（卷），基建檔案218卷，會計檔案548卷，實物檔案81件，照片檔案8冊，錄音錄像盤24張，案卷質量符合檔案標準要求。

（四）檔案利用方面

為便于檔案的檢索和利用，檔案室編制了簿式和計算機兩種檢索工具，管理所先后編寫了《大事記》、《組織沿革》、《發文匯集》、《洋縣管理所收費業務知識手冊》、《洋縣管理所查驗偷逃漏費行為方法匯編》、《洋縣管理所公路養護管理制度辦法匯編》等手冊匯編。除此之外，所檔案室積極為分公司各業務科室的業務知識手冊編輯工作提供了文字、圖片等資料數據。所檔案室借閱制度規范，切實為各部門查閱文件資料提供了便捷。在管理所十年所慶活動中，充分利用檔案室實物檔案資料，為員工進行了十年歷程回顧展示，收到了員工好評。

三、檔案管理中存在的不足

在總結日常檔案管理經驗的同時，我們也深刻的認識到一些檔案管理工作的不足之處：一是實物檔案的收集歸檔工作還需要進一步細致、深入。二是文書檔案里面保管期限到年限的檔案，最終銷毀處理問題，需要按程序逐步實施。三是收費、養護、路政等業務股室一般性資料的存放管理有待進一步統一規范。

四、下一步檔案管理展望

一是完善管理措施。定期做好檔案工作的法規、制度、規定的宣傳工作，增強工作人員的檔案意識。加強對歸檔文件材料的保管以及保密力度，由檔案人員統一集中管理，任何個人不得擅自查閱，凡涉及保密的文件資料，認真做好傳閱和保存工作。積極組織檔案管理人員參加檔案專業技術和業務知識培訓，提高檔案管理人員的業務素質。

二是提升檔案管理科技水平。利用好檔案信息化管理系統，按年度對文書檔案目錄及照片檔案目錄進行了數據錄入，保證了檔案錄入工作的規范性、及時性。

三是發揮檔案管理服務大局的作用。配合各部門做好檔案資料的利用工作，積極協助外單位做好檔案資料的查閱工作，有效助推分公司各項工作穩健發展。

作者簡介：吳志友（1969.08）男，漢族，本科。陜西漢中，單位：陜西高速集團漢寧分公司洋縣管理所。endprint