如何做好新形勢下人才市場的人事檔案管理工作

王鑫穎

廣州市南方人力資源評價中心有限公司

如何做好新形勢下人才市場的人事檔案管理工作

王鑫穎

廣州市南方人力資源評價中心有限公司

人事檔案是我們從上學開始建立的檔案，一直到我們從學校畢業帶進工作單位的身份證明的原始記錄。是我們綜合成績包括學習、體能、品德等方面的綜合反映，也是用人單位在提拔任用時的參考憑證。人事檔案管理工作作為人才市場的重要組成部分，對其進行高效、規范的管理對于人才流動和服務具有極其重要的意義。現在的人才市場的人事檔案管理工作在當今網絡化、信息化、市場化的新形勢下不盡人意，我們從中發現了很多問題。本文就人才市場中人事檔案管理出現的問題進行分析，并提出相關建議。

新形勢；人才市場；人事檔案；人才流動

1 前言

隨著交通和網絡的發展，人們在學校畢業后開始從固定的一個地方向非固定的幾個地方開始轉變，人才的流動有好的一方面也有不好的一方面。人才流動是市場經濟中一種常見的現象，它可以對人力資源進一步優化，對人才資源匱乏的地區起到良好的補充作用，有利于社會的共同發展，同時個人的人生價值也更加容易得到體現。但是人才的流動在某種程度上為檔案的管理帶來困難，使得檔案的管理在接檔和取檔方面存在一定得困難。

2 人才市場人事檔案管理工作存在的問題

2.1 檔案管理觀念老舊，服務理念不足

十八大以來習近平總書記在多次會議上不斷強調人才的必要性，他指出創新是引領發展的第一動力，創新驅動實際上就是人才驅動。人才資源是非常重要的，尤其是高級人才。人才市場作為政府的職能部門應該以向公眾提供最大化的服務為基本職責，以服務人才，促進人才的流動為己任。在這個高度信息化網絡化的時代，現在的檔案信息服務方式比較單一和落后，辦理人事檔案程序較為復雜和繁瑣且效率較為低下。有的地方的人們還沒有跟上社會的發展步伐，認為只要保管好不出問題就可以了，沒有樹立以人為本，緊跟潮流，主動服務于人的觀念和意識。另外，我們傳統的思維方式還沒轉變過來，我們因為長期以來依靠政府部門來存取檔案，沒有競爭對手，那么也就沒有所謂的競爭理念，這就使得人事檔案管理制度的發展比較緩慢，很難適應高速發展的社會

2.2 檔案管理不夠規范

由于民企等企業不具備檔案管理權限，全部都要在人才市場進行檔案代理，這就使得人才市場的檔案管理工作較為繁多，同時也造成了人事檔案管理工作中的存在管理上的疏忽。人們不能按照檔案管理方面的相關要求嚴格要求自己，檔案的收集、整理、歸檔等方面還有待提高。隨著流動人員的增加，棄檔、死檔，檔案在自己手中的現象越來越嚴重，檔案造假，擅自建檔的現象都反映出了人才市場人事檔案管理制度急需完善，檔案管理工作有待進一步加強。

人事檔案管理部門在收集檔案的材料時沒有嚴格按照有關的規定將手續缺失，偽造的資料放入到檔案中，從而影響了檔案的真實性和權威性。對于檔案的具體分類檔案部門也沒有相關的規章制度進行指導，從而造成人事檔案分類不合理，查詢不方便等問題。另外檔案的審查制度也沒有完全的按規定執行，這也容易造成人事檔案不能實時的完善和更新，影響了人們對檔案的價值的判斷。檔案應具有它所特有的保密性，但是我們同時也要知道檔案的一些基本信息，從而為我們轉移檔案和保存檔案的時候提供方便。

2.3 人才不規范流動導致重建檔案增多

檔隨人走是我們現在工作應用中主流模式，作為個人經歷縮影的人事檔案是我們每個人的命根子，但是目前卻遭遇到了非常大的沖擊。在一些地方，為了各自的發展需要，各事業單位和政府加大力度招聘高級人才曾經先后出臺一些針對原單位不放人，無法對正常人事調動的緊缺人才重新進行建檔的通知。允許個人在提供相關證明材料的基礎上為其進行重新建檔，這種人才的不規范流動使得重建檔案的占比逐年增加。

3 新形勢下檔案管理對策

3.1 確立新的檔案管理觀念

我們要想在新的形式下做好檔案管理工作，首先我們要從根本上轉變我們的思想觀念和管理理念，我們一定要牢固樹立服務意識同時加大對檔案工作的宣傳力度。人才流動作為現在社會上的一種常見現象，人事檔案的管理是服務于人事管理的，所以我們在從事檔案信息管理時應該首先立足于社會的發展這樣才能更有效扎實的推進人事檔案管理工作。

3.2 改革人事檔案管理制度

現行的人事檔案管理制度對于現在的經濟社會已經越來越不適用，在人才頻繁流動的今天，用人單位在這種人事檔案管理制度下開展工作時難免會有存檔信息不完善的漏洞。所以人事檔案管理制度的改革勢在必行，新的人事檔案管理制度應做到在保管現有的檔案的同時還能為下一個用人單位提供檔案信息做到檔案共享。這樣不僅可以為人才發展提供相對完整的檔案，還能滿足現行人事檔案管理對檔案的需求。

3.3 建設網絡化信息化人事檔案

傳統的人事檔案里邊主要是一些結論性的材料，不免顯得有些空泛，并且內容比較單一，用人單位也無法通過檔案對一個人的能力進行評估，所以傳統人事檔案還是具有一定的局限性的。如果我們通過網絡技術把個人平時的成績，成果通過影像的形式生動形象的表現出來可以大大提高人事檔案的利用價值。也可以通過網絡技術把檔案進行數字化處理，做成數據庫，做到與用用人單位共享，這將大大提高人事檔案管理水平。

4 結語

總之，現在人才流動已經呈現常態化趨勢，我們要轉變管理理念和思維方式。我們面臨著人才流動常態化所帶來的人事檔案管理的新挑戰，我們要不斷的積極探索人事檔案管理的新的方式和方法，為更好的服務于人才，促進社會的可持續發展打下良好的基礎。各級人事檔案管理部門應當主動與企業溝通合作，不斷完善現有的人事檔案管理里制度從而推動人事檔案工作的發展。

[1] 倪麗娟.人才流動引發的人事檔案管理問題思考[J].2008.1

[2] 黃淑丹.人才流動給人事檔案管理帶來的問題與應對策略[J].2016.9

[3] 趙蓮.人才市場中人事檔案管理問題研究[J].2014.8

王鑫穎(1987.03--)，性別：女，籍貫：黑龍江雙鴨山市，學歷：本科，畢業于牡丹江師范大學，職稱：中級教師，研究方向 檔案管理