綜合檔案館電子文件管理體制研究

劉萍

【摘 要】隨著計算機技術的發展和普及，產生了大量的電子文件，為此，綜合檔案館對于電子文件的接收力度大大增加，以期更好的保管電子文件。電子文件進館，極大的沖擊了傳統檔案管理體質，難以與電子文件管理需求相適應。因此，在綜合檔案館中，針對電子文件，應對管理體制進行建立，提高電子文件的管理效率和管理質量。基于此，本文結合綜合檔案館電子文件管理體制的重要性，在相關原則的基礎上，對電子文件管理體制的構建策略進行了研究。

【關鍵詞】綜合檔案館；電子文件；管理體制

近年來，隨著計算機技術、電子技術的應用和普及，電子文件大量產生，對于相關的管理體系，也提出了更高的要求。通常情況下，在綜合檔案館中，可以利用既定程序，實現電子文件的管理，其管理架構主要是依據電子文件實際需求來設計。基于電子文件的實際管理需求，綜合檔案館應當對電子文件管理體制進行細致的研究，認識到其中的重要性，并遵循一定的原則，對管理體制予以建立，使電子文件檔案管理機制更加成熟，管理效率得到進一步的提升。

一、綜合檔案館電子文件管理體制的重要性

在綜合檔案館當中，對電子文件管理體制予以建立，與電子文件管理需要是相契合的，在電子文件管理中，制定制度標準、配備管理人才、設計管理功能、建立管理機構等，都具有重要的意義[1]。在電子文件大量產生的背景下，以往紙質檔案管理體制，難以充分滿足實際需要，而電子文件又具有較高的獨特性，所以綜合檔案館必須針對電子文件管理需求，制定相應的管理體制，從而為電子文件管理工作提供更加充分的依據。隨著電子文件的不斷發展，相應管理體制的制定，已經成為了一個客觀性的要求，現今綜合檔案館的主要管理對象，正逐步轉變為電子文件，因而對于相應管理體制，也提出了更高要求。通過制定管理體制，可以為電子文件管理，提供充分的組織及制度保障。此外，檔案信息化建設，也為電子文件管理體制的構建，提供了標準規范、數字資源、技術人才等客觀條件。

二、綜合檔案館電子文件管理體制的構建原則

對于綜合檔案館來說，在電子文件管理體制的構建當中，必須遵循一定的原則，主要包括創新性原則、適應性原則、系統性原則、一致性原則等，從而實現管理體制的良好構建，并能夠發揮出真正的效用。在電子文件管理體制中，要積極實現組織及制度創新，不斷摸索和發現更為有效的管理方法。電子文件管理體制，本身就是與電子文件管理要求相適應的，而隨著電子文件的發展變化，管理體制也應不斷的完善和改進，以滿足適應性的原則。在綜合檔案館，電子文件管理體質的構建，是一項系統性的工程，其中囊括了各個電子文件管理體制的相關要素[2]。因此，在管理體制構建中，必須對系統性原則進行遵循，對各方面協調發展予以加強，使各個要素功能都能得到充分的發揮。此外，管理體制構建還必須遵循一致性的原則，需要和國家檔案工作原則相一致。綜合檔案館電子文件管理體制的構建，需要對國家檔案工作原則精神進行堅持，將當前管理體制中的不科學、不合理之處。

三、綜合檔案館電子文件管理體制的構建策略

在綜合檔案館中，電子文件管理體制，作為一個有機整體，需要滿足方便利用、長久保存的要求，在機構的基礎上，結合功能需求及制度標準，利用人才的力量，實現規范化、科學化的電子文件管理。首先，在管理機構上，應將傳統檔案管理機構改變，積極建設電子文件中心，最終建設和實現數字檔案館。其次，需要對權限合理劃分，對功能需求全面設計。電子文件管理工作中通常會涉及到一些其它機構，因而要對責任主體加以明確，對權限合理劃分，避免管理中產生矛盾沖突。在功能需求設計中，要對附加功能、輔助功能、主要功能、基本功能予以充分考慮，滿足電子文件管理需求，并確保電子文件管理質量和管理效率。

在構建電子文件管理體制的過程中，需要充分關注和重視人才的作用。人才作為重要的核心，在電子文件管理中，發揮主導性作用，對于電子文件管理質量有著直接的影響[3]。所以，綜合檔案館要對人才意識進行樹立，對人才需求加以明確，進而實現人才機制的建立。最后，要注意對制度標準體系的建立，在制度體系建立中，包括電子文件工作、軟件管理、硬件管理等，都需要對相應制度進行建立，以確保電子文件管理工作的有序進行。對于標準體系的建立，需要涵蓋技術、業務、管理等方面的標準。對標準先行的意識進行建立，給予標準建設充分的重視，在工作中著重開展標準建設。例如，可采用國際通用性標準，根據管理需求聯合相關部門，并建立地方、國家相關標準，在技術發展的前提下，對標準實施完善和修訂，以確保綜合檔案館實現更為有效的電子文件管理。

四、結論

電子文件作為當前一種重要的文件形式，在綜合檔案館中，對于管理具有很高的要求，傳統管理體制，無法實現其管理需求的滿足。對于綜合檔案館來說，隨著電子文件量的不斷增加，在管理上也面臨著更大的壓力。因此，要充分認識到電子文件管理體制的重要性，遵循相應的原則，采取有效的策略，對其管理體制進行建立，確保綜合檔案館電子文件管理的有序進行。

參考文獻：

[1]陳琛.政府電子文件管理體系的改進方法研究——基于濱海新區文檔中心模式[J].天津檔案，2017（1）：21-22.

[2]白莽，陳娟.地方高校檔案館的建設與管理——以北京建筑大學為例[J].高等建筑教育，2016，25（6）：174-177.

[3]張勇.北京市綜合檔案館數字檔案信息資源業務全流程管理研究[J].數字與縮微影像，2015（1）：19-22.endprint