學校檔案管理存在的問題和對策

姬瓏

【摘 要】學校綜合檔案管理具有較強的整體性和立體性，所以做好學校綜合檔案管理工作是促進學生穩定發展的重要條件。通過分析學校綜合檔案管理工作的重要性，深入分析學校綜合檔案管理的現狀和問題，并提出具有針對性的學校綜合檔案管理策略，旨在提升學校的管理水平。

【關鍵詞】學校檔案管理；存在問題；解決對策

檔案是反映學校發展建設的重要資料，檔案管理是對學校工作的一種整理、統計、分析和總結。新形勢下如何系統、科學、全面地開展檔案管理工作，已經成為學校發展規劃所需要考慮的重點。做好檔案管理工作，有助于學校更加全面和準確地貫徹黨的教育方針，并為學校的建設發展提供可靠數據。

一、加強學校檔案管理的意義

作為教育事業的重要組成部分，學校檔案記載了學校的發展歷史及教育教學工作的進程，承載著學校演變過程中的重要信息資源及教育教學成果，是學校教學水平的重要體現，切實維護了黨和國家的歷史面貌。加強學校檔案管理工作，并充分予以充分有效地利用，對學校教學科研工作的順利開展及教育事業的發展有著極為重要的意義。學校檔案中的教育資料信息能為教師開展教學工作及教學科研提供有益的借鑒，充分地體現出檔案的價值，為教育工作者研究改進、提高教育事業提供寶貴的歷史資料。加強學校檔案管理并有效分析，能幫助學校領導全面掌握學校教育教學工作等方面的延革和演變情況，不斷總結學校形象建設的成效，從而能夠迅速、高效地為教育科研以及學校的各項工作提供優質的服務。

二、學校檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理人員素質低下

隨著社會的進步和我國高等教育的振興，學校檔案管理的重要性在近年來受到了高度的重視，但是卻由于信息資料異常復雜等原因，從而使得學校檔案管理工作中存在諸多的問題。其中比較明顯的一個問題就是檔案管理人員的素質低下，這也就使得他們難以做好相關的學校檔案管理工作。

雖然不少學校都招聘有專門的檔案管理人員，但是他們的文化水平普通比較低，而且很多還不是科班畢業的。由于沒有接受過專門且全面的檔案管理培訓，因此在檔案管理中無法及時地對相關材料進行收集、整理與保管，進而也無法使檔案管理形成相應的系統，而這樣只會加大后期相關資料管理和查詢的難度。其實，檔案管理是一項非常復雜且需要一定耐心的工作。因此，想要做好學校的檔案管理工作，不僅要依靠資金的投入，更需要及時提高相關工作人員的整體素質。

（二）檔案管理手段落后

雖然現代信息化技術水平得到了較大的提升，但是一些學校在檔案管理過程中所采用的管理手段依然非常低下，信息化程度較低，導致學校綜合檔案管理無法跟上信息化發展的步伐。甚至還有一些學校在綜合檔案管理過程中以人工為主，工作效率低下，所以一些資料在管理過程中常常會因為受天氣或者其他原因影響而受到磨損，從而導致學校檔案資料失去應用的價值。

（三）管理意識淡薄

由于檔案管理工作缺乏足夠的重視、沒有一套相對完備的管理制度，現階段學校檔案管理人員的管理意識較為淡薄。檔案管理人員缺乏明確的檔案管理目標，其檔案管理工作多流于形式，并未注重對檔案資料的開發和利用。

三、新時期學校檔案管理工作改進措施

（一）提高管理意識，建立健全管理制度

學校領導和各職能部門應當充分提高檔案管理意識，明確檔案管理的重要性，并將檔案管理意識滲透到師生的日常學習生活中，形成“檔案管理，全體參與”的格局。同時，學校有關職能部門應當根據學校自身的發展實際，建立健全檔案管理制度。檔案管理制度的建立要堅持“統一領導、分級管理、落實責任”的原則，由校長或者副校長統一領導，由檔案管理部門負責人負責，由相應的檔案管理人員完成具體的檔案管理工作。在此分級管理的基礎上，落實每一級檔案管理人員的管理責任，督促其認真完成檔案管理工作。

（二）強化人員服務意識

檔案管理一定要順應時代發展，樹立服務意識。在傳統的檔案管理中，管理人員很少開展主動服務，這不利于發揮檔案的功能。因此，新時代下，學校一定要強化人員的服務意識，不能按照自己的思維、理解以及認識去保管、整理以及收集檔案，更不能為了方便省事、憑空捏造，一定要樹立為教學、為學校服務的意識，為教育評估提供真實可靠的檔案資料，創新以及改進服務時效、服務過程、服務策略、服務手段、服務方式、資源基礎、服務主體、服務目的以及服務理念。

（三）利用信息化技術，實現檔案管理現代化。在社會信息化發展程度日益提升的同時，學校的檔案信息化建設亦將成為時代發展的必然趨勢。對此，作為學校方面應首先具備現代化的檔案管理觀，以現代發展觀來促進學校檔案管理工作逐步往現代化的方向發展。其次，則是在技術方面努力實現現代化，簡言之，即以現代化的辦公設備來取代手工操作的方式，以進一步提升工作的效率。最后則是實現信息資料的電子歸檔管理，以電子檔案的方式確保學校檔案信息的完整與安全。

（四）保證檔案管理的完整性以及連續性

當前，很多學校積壓了多年資料并沒有歸檔，導致檔案管理缺乏完整性和連續性。檔案管理對學校長期發展具有直接影響，涉及全校教師和學生的利益，因此，學校一定要重視這項工作，建立以及完善長期管理機制，確保檔案管理的完整性以及連續性。例如，教學改革實驗課題由于周期較長，學校一定要做好每學年、每學期的報告工作，并且主動收集相關資料，保證實驗報告歸檔的連續性，同時，對本學年以及本學期的大事、要事記錄，要做到善始善終、有頭有尾，杜絕有計劃但沒有總結、有部署但沒有檢查的情況出現。

四、結束語

總而言之，檔案管理是學校管理工作的關鍵組成環節，因此一定要做好檔案的歸檔、整理以及收集工作，樹立服務意識，充分發揮檔案的功能和價值。同時，管理人員要充分熟悉檔案資料，提高檔案歸檔以及收集的質量，提高自身的專業能力和綜合素質，對檔案的利用信息進行分析和研究，發現工作中的缺陷，以科學和嚴謹的態度對待檔案管理工作，提高檔案管理的質量和水平，進而促進檔案發揮功能，確保學校健康以及穩定地發展。

參考文獻：

[1]楊貝戈.學校檔案管理存在的問題和對策[J].辦公室業務，2017（02）.

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