檔案館圖書資料管理之我見

◎黃劍嘯

檔案館圖書資料管理之我見

◎黃劍嘯

圖書資料工作做為檔案館工作的重要組成部分，在檔案館業務活動中具有重要的意義。針對目前檔案館輕圖書資料管理的現狀，要加大收集力度，簡化整理分類，在提高利用率上下功夫。

檔案是國家機關、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的歷史記錄。檔案館是黨和國家設立的科學文化事業機構，是永久保管檔案的基地，是科學研究及各方面利用檔案史料的中心。但是，檔案館要擔當維護黨和國家歷史真實面貌的任務，僅僅依靠檔案是不夠的，保存和收集散存在社會上的圖書資料具有非常重要的意義。《檔案館工作通則》明確規定：“檔案館要注意接收和收集與本館館藏檔案有關的各種資料”，圖書資料工作是檔案館工作必不可缺少的一項重要組成部分。作為檔案工作的必要補充，檔案館收藏與檔案有關的資料，應該是檔案館的一項基本任務。

圖書資料的定義

圖書資料是指以文字、目錄、公式、聲頻、視頻、代碼等手段將信息知識記錄或描述在一定的物質載體上，并能起到存貯和傳播信息、知識的作用。圖書資料和檔案都是通過一定物質載體存貯和傳遞信息，其本質都是信息。

圖書資料工作在檔案館工作中的意義

圖書資料有助于人們了解檔案。檔案產生于人類社會的實踐過程中，是人類社會活動的原始記錄，是第一手材料，其根本目的是為了記錄歷史，以備日后查考，具有較強的依據和憑證作用。檔案的內容不允許有半點加工的成分，因此檔案的內容不專，可讀性較差。檔案通過編研等形式加工形成圖書資料后，則具有專題性，可讀性強的特點。通過閱讀圖書資料，人們更能有效地了解檔案，了解歷史。因此檔案編研工作一直是檔案管理八項工作中的一項重要內容。例如：司馬遷利用檔案編出了歷史巨著《史記》，廣大的社會大眾正是通過閱讀這篇巨著來了解歷史的記載，還原歷史的昨天；又如《毛澤東選集》就是毛澤東為中央起草的文件、重要講話、書信等檔案匯編而成。通過這些圖書資料，我們見證了國家和領袖的發展成長歷程，生動的了解歷史的記錄。

圖書資料的編研過程有助于改進檔案管理水平。被列為編寫圖書資料選題范圍的檔案，必須盡可能收集全面，并在此基礎上進行“去粗取精”、“去偽存真”的考證過程。通過考證史實，核實史料，挑選出具有利用和參考價值的檔案文件，并經過一系列的整理加工制作，才能產生圖書資料。這整個過程本身就是檔案的提供利用工作，是檔案管理八項工作中的另一項重要內容。通過提供利用來考核檔案管理工作成效，是檔案工作的基本要求。檔案管理的好壞，關鍵是看檔案利用方不方便。圖書資料的編研過程有利于暴露檔案工作各環節的管理漏洞，能大大促進檔案管理水平的改善和提高。

圖書資料能豐富檔案館館藏。圖書資料的產生過程也是檔案的形成過程。圖書資料在其形成過程中，產生的手稿、修改稿及定稿等大量的文稿，在圖書資料形成后，連同產生的圖書資料就轉化為該單位的檔案。

圖書資料是提高檔案館地位的有效措施。檔案工作如果僅僅關注收集、整理、保管，那么，人們心目中只能留有“史料保管庫”的印象。如果從檔案部門源源不斷地產生新的圖書資料，使社會各界借此獲得史料信息，則檔案部門的影響必將擴大，地位將隨之提高。提高社會大眾的檔案意識，宣傳檔案基礎知識，圖書資料是一項行之有效的必要手段。

檔案館圖書資料工作現狀

檔案館工作普遍存在重檔案輕資料的現象，圖書資料工作長期處于從屬、附帶的地位，大部分檔案館工作人員認為：檔案館就是管檔案，用專門的人、財、物去搞資料工作，是不務“正業”。

圖書資料收集方式單一，僅僅是在接收到期檔案時附帶收集圖書資料，缺乏計劃性和系統性。

館藏圖書資料良莠不分，普遍存在相近內容重復收藏，重要期刊殘缺不齊的狀況。片面追求數量，而忽略追求反映本地區特色、與檔案相關內容的精品。

檔案館圖書資料管理應采取的對策和措施

提高認識，加強領導，樹立檔案館現代化管理的新理念。圖書資料工作在檔案館的整體工作中具有不可或缺的地位，我們要把檔案、圖書資料統一管理，分門別類，各顯特色。檔案館的領導要重視、支持圖書資料工作，要把圖書資料管理工作納入檔案館目標管理，在人員配備、經費投入、庫房建設、設備購置上給予重視和支持，促進圖書資料工作走上正軌。

拓寬來源，豐富館藏圖書資料。

加強編研，以自供的方式豐富館藏圖書資料。及時掌握社會大眾的利用需求，根據館藏特點，依據已有的館藏資源，編研出體現檔案館特色的參考資料、匯編檔案文件等圖書資料，打造檔案館獨有品牌。

廣泛收集，多渠道獲取圖書資料。一是檔案館在接收機關到期檔案的同時，接收該單位編制的資料；二是利用政府信息公開平臺，在接收公開現行文件的同時，接收《國務院公報》、《廣西壯族自治區人民政府公報》等重要文件匯編材料；三是與業務往來單位交換編研成果，互通有無，共享資料；四是向社會機構購買期刊等必要的圖書；五是向社會個人有價征集私人珍藏的名人手札，家譜族譜等材料；六是以寄存的方法獲取個人珍藏資料的仿真、復印件。

突出重點，優化館藏圖書資料的資源建設。收集與本館館藏檔案有關的各種資料，不必包羅萬象，重點要放在與本館館藏檔案有關的圖書資料方面，包括與本地區風俗民情、名優特產、名勝古跡、重大事件有關的史料，如反映本地歷史風貌、政治、經濟、文化等各方面信息的各種史、志、指南、概覽、大事記，歷史沿革，專題文件匯編、名人回憶錄等圖書資料。它們是在對實際情況或檔案進行深入研究的基礎上編篡出來的，具有真實性、系統性、全面性、內容集中，可信度高的特點，起著檔案無法替代的重要作用。另外，地方重要的綜合性雜志、報紙、機構內部刊物、地圖等出版物，私人家譜、回憶錄、名人書稿、個人日記、筆記等也可作為征集重點。

簡化分類，突顯檔案館藏書的特點。檔案館館藏圖書資料重點放在與本館館藏檔案有關的內容，圖書資料分類應該突顯檔案館的特點，不宜沿用中國圖書分類法來分類整理。筆者建議按圖書資料的來源、性質、內容設六個大類，大類下按需可分設二級類目，每一類目里流水編制順序號，如A-1,D1-1。六個大類編號序列如下：

A編研類資料；B 檔案業務資料；C圖書； D 特種資料；E期刊雜志；F報紙。其中，特種資料、期刊、報紙下設二級類目，分別為：

D特種資料-D1地圖；D2畫冊；D3光盤；D4

E期刊雜志-E1廣西檔案；E2新華文摘；E3

F報紙-F1中國檔案報；F2南寧晚報；F3南寧日報；F4

優化服務，提高館藏圖書資料的利用率。

加大宣傳力度，讓檔案館走出去。通過舉辦陳列、展覽等活動，讓更多人來了解檔案館，了解到檔案館來能解決什么問題，能得到哪些信息等。從而逐步擴大檔案館的社會影響力，提高檔案館資源的社會認知度，進一步提高利用率。

提高素質，提升檔案館工作人員的服務質量。檔案館工作人員需要具備圖書資料管理及相關專業知識，需要掌握一些心理學方面的知識，學會與不同的利用者打交道，進而提高服務的業務能力，為公眾提供更加優質的利用服務工作。

加強管理，及時整理編目，確保信息內容準確無誤。檔案館要有組織有計劃地對征集到的圖書資料進行鑒定整理，及時編目，及時為社會大眾提供有效的檢索工具，以便快捷方便地找到需要的資料。否則，日復一日、年復一年，征集到手的圖書資料就說不清來龍去脈了，就等同于廢紙一堆，對捐贈人來說也是一種不負責任。

建立完善的利用反饋體系。通過建立利用者聯系反饋單、建立意見薄、設立投訴電話等方式來完善提升服務質量。例如：某一利用者到檔案館申請利用圖書資料，若檔案館沒有相關的圖書資料，可以留下利用者的聯系方式，再有目的地收集相關的圖書資料進館，之后與利用者聯系，這種人性化的服務必然為檔案館贏得社會大眾的“口碑”。

（作者單位：南寧市城市客運交通管理處）

整理沿用

分類整理。然而檔案館館藏圖書側重于與檔案相關的資料，因此造成某些類別的圖書極少甚至空缺，如宗教，軍事等；某些類別的圖書繁多甚至爆棚，極不利庫房的上架保管。又因為檔案館工作人員對中國圖書分類法掌握不夠精準，造成了兩種問題局面：一是在同一個檔案館同一種期刊分別劃歸不同的類別；二是在綜合檔案館成為政府信息公開場所后，把《國務院公報》等文件匯編劃入圖書資料以外的范疇，另起爐灶分類編號。