談談企業行政公文的起草

楊慶鈺

公文是黨政機關、人民團體、企事業單位履行職責、行使職權、實施管理、處理公務的重要工具，具有法規與規范、依據與憑證、領導與組織、協調與控制、聯絡與交往、宣傳與教育等功能。它的這一特殊功能及重要性，對其撰稿提出了與其它文稿所不同的特殊要求。本文根據行政機關公文處理的規定及工作實際，就公文起草談談自己的經驗和認識。

要符合黨和國家的方針、政策及法律、法規。企業發布公文的目的，是對本企業的某項工作、某些部門、某個問題作出具體規定或對上請示、報告，橫向互相聯系，使企業的行為按照黨和國家既定的方針、政策及法律、法規的軌道正確運行，確保企業機關依法行政，維護黨和國家政策、法規的嚴肅性及企業的合法權益，提高企業的經濟效益。公文的目的性，規定了公文的政策性，對公文的起草與核稿提出了很高、很嚴格的政策要求，不能有任何偏差和半點含糊，不能使執行者理解產生歧意。為此，作為負責公文起草的秘書，要有很強的政策觀念和法律意識，明確自己肩負的重任，以高度的責任心和嚴肅認真的態度進行文件起草工作。做到這一點，首先要十分注意收集、積累、保存上級下發的有關文件，反復認真地學習、領會，做到學法、知法、懂法，不但知其然，還要知其所以然，增強執法的自覺性，這是保證自制公文有較強政策性的基礎。在此基礎上，要做過細的工作，每次起草公文，都要將文中的政策規定與上級有關政策條文逐條對照，看有無抵觸，寬嚴是否適度，時機是否適宜，每寫一條規定，每落筆一個字，每用一個詞，都要思前想后，字斟句酌，慎之又慎，切不可考慮不周而下筆，政策不清而行文。因為，任何一條規定違背政策，任何一個詞、字甚至標點使用不當，都會造成不可挽回的政治影響或經濟損失，有時還會導致行政管理的失誤，正所謂差之分毫，失之千里，一字值千金，字字不可輕投。對此必須有清醒的頭腦，明確的認識，否則后果不堪設想。

要符合領導意圖。公文是“遵命文章”。所謂“遵命”，就是堅決按照領導意圖和集體決定辦事，這是公文寫作中必須嚴格遵守的組織原則和紀律。因為，頒發公文是一種組織的法律行為，不是個人意志的體現。發不發公文，發什么內容的公文，要由領導班子研究決定。作為公文起草人，必須忠實地、準確地反映領導的決定，決不能憑個人的主張和思想情趣來決定內容的取舍，更不允許出于某種動機或需要擅自改變領導決定和借機攙雜個人意見。但是，領導的決定有時往往是粗線條的，較原則的，有時只提出了一個政策規定的意向，條文并不具體，需要擬稿人按照領導決定的原則及思路，憑借自己對領導決定意圖的理解，上級政策和單位情況的了解，將領導決定進行充實、完善，使之更加具體、系統、周密，更具有可行性、科學性。這樣做不僅不違背領導意圖，相反是對領導意圖的延伸與升華，也是在起草公文中，充分發揮秘書人員參謀助手作用的具體體現。做到這一點，就要在日常工作中利用工作之便，十分留意領導的言行，積極追蹤領導決策思想的形成，對于重大原則問題的提出，主要決策的拍板定案，全局性工作的安排部署，都是領導同志經過反復比較、鑒別和實地考察驗證后趨于成熟的，是廣為征求意見并經過深思熟慮后作出的。文秘人員適時地將他們的言論記載下來，收集他們有感而發的思想“火花”，摸清他們的思維脈絡，掌握他們據以決策的事實和理由。只有這樣，才能對領導的思想“成竹在胸”，擬出的公文符合領導口味，拿出的具體措施與領導意圖一拍即合。否則，平時粗枝大葉、無所用心，對領導意圖一無所知或一知半解，擬起公文來，或者領導說一寫一，只當“傳聲筒”，失去秘書應有的作用；或者盲目發揮，南轅北轍，將領導意圖曲解。正確反映領導意圖，還要注意克服自以為是、孤芳自賞的毛病，主動、自覺地接受領導對文稿的審查及修改，虛心接受領導提出的修改意見，認真地進行反復推敲修改，使其最大限度地與領導意圖吻合。

要符合本單位實際。作為一個企業，發布任何一項規定、措施，都要以上級文件作依據，不能“離經叛道”。但是，僅此一點還不夠，還要有自己的特點，作出符合本單位實際，能解決本單位存在問題的具體規定，使問題得到解決。即所謂就時弊而定章法，知下情而政通人和。為達此目的，擬稿人要經常邁開雙腳，到基層去，到群眾中去，解剖一兩個“麻雀”，交幾個知心朋友，開幾個座談會，看看基層在干什么，有什么問題亟待解決；群眾在想什么，有什么意見和建議需要采納。裝下情于胸中，存民意于大腦，擬辦法于心田，一旦需要行文，就會“易位而處”，有感而發，有的放矢，準確可行。既不會寫出華而不實的文章，也不會作出脫離實際，違背民意的規定。值得注意的是，調查要放下身子沉到底，與群眾談話要放下架子設身處地；切不可身居云天望地下，站在局外察民情。這樣，就是天天下基層，時時搞座談，還是不知下情，不解民意，寫不出體現政策符合實際的公文，反映不了群眾的呼聲與愿望。

除上述問題之外，公文起草還要注意邏輯、修辭、文法、公文格式、行文規則等問題。對此，公文處理辦法已有規定，本文就不再詳述。endprint