事業單位人事檔案信息化建設策略

沈旻

摘 要：隨著現代經濟的快速發展，社會的高速進步，我們已步入信息時代。人事檔案作為事業單位人才發展的重要依據和策略，信息化建設成為必然的發展趨勢，它對于人才的開發和合理利用具有重要作用。正因如此，事業單位人事檔案的管理及工作應在遵循傳統準則之上，跟隨現代社會的步伐，創新出新的模式。本文通過分析當前事業單位人事檔案信息化建設的現狀，找出其問題，并根據事業單位人事檔案信息化建設所存在的問題提出簡要的解決對策。

關鍵詞：事業單位；人事檔案；信息化建設；策略

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1006—7973（2017）08-0057-02

人事檔案記錄一個人的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況，真實反應每個人的客觀面貌，對個人的每個階段及人生狀態都能有所反應，起著憑證、依據和參考的作用，有利于事業單位對人才的挖掘和利用。因此，人事檔案在事業單位中都起著至關重要的作用。為使人事檔案發揮其效果和積極作用，可對人事檔案進行信息化建設，從而讓人事檔案工作及管理逐步得到完善，使人事檔案體現其應有的社會價值。事業單位人事檔案管理順應時代發展，逐步創新和完善，離不開信息化技術的支撐。事業單位人事檔案信息化建設因經濟社會的快速發展，將會成為必然的發展趨勢，這將有利于人事檔案的整理及歸納，有利于提高管理工作的效率，有利于提升人事檔案的服務性。

1 事業單位人事檔案信息化建設現狀

人事檔案信息化建設起步雖然較早，但事業單位人事檔案信息化建設水平依舊落后且停滯不前。對于人事檔案信息化建設的要求僅僅停留在通過計算機查詢到基本的人事信息，快速檢索等。對于人事檔案信息化建設的投入雖能保持通過計算機來處理檔案的日常查詢工作，建立了基本的人事檔案信息庫，但卻沒有足夠的經費來完善和擴大人事檔案信息化建設，不能支持人事檔案全過程業務工作自動化的開展，沒有實現人事檔案工作的現代化管理。目前我國的人事檔案管理方式仍以傳統模式即手工方式為主，工作效率較低。事業單位人事檔案信息化建設只完成了基本的信息功能，如檢索功能，基本信息的查詢等，對于人事檔案的收集、整理、材料制作、人事檔案保管的記錄、修改與更新、檔案的流入轉出建立、檔案的交接等都沒有通過信息化的手段來進行管理，仍以傳統的手工方式來進行管理。

2 事業單位人事檔案信息化建設所存在的問題

2.1 人事檔案信息化建設缺乏重視

人事檔案信息化建設在短期內是無法為單位帶來經濟效益的，需要通過長期的管理及建設，才能有所成效。在人事檔案的工作中人事檔案的整理及收集都有傳統的手工方式，人事檔案信息化的運用也就微乎其微。因此，事業單位的領導對于人事檔案信息化建設缺乏重視，認為人事檔案的管理就只是收集材料，整理資料而已，對其的認識不足導致其重視不夠，忽略了對人事檔案管理人員在信息化建設方面缺乏培訓，導致人事檔案工作人員在對人事檔案的管理過程中，大多注重傳統的方式來進行對人事檔案的管理工作（檔案材料的收集與整理及檔案信息的審核和清理；檔案的保存及檔案流入流出的維護與整理；檔案的審批、查閱及利用），而忽略了運用信息化技術的手段來實行。隨著事業單位對人事制度的不斷改革，人事檔案管理的崗位也隨之變化，在完成人事檔案管理工作的同時還需要完成其他的工作，因此，導致人事檔案管理人員自身也沒有重視檔案信息化的培訓，對人事檔案信息化建設缺乏認識及重視。

2.2 人事檔案信息化建設缺少規劃

事業單位人事檔案信息化建設缺乏統一的標準和科學合理的規劃，導致人事檔案信息化建設的步伐跟不上人事檔案工作和管理的實際需求。具體體現在：一是對人事檔案信息化體系具體構建缺乏考察和研究；二是對事業單位人事檔案信息化建設的方案沒有根據實際需求來進行合理且科學地設定；三是對事業單位人事檔案信息化建設的基本因素及要素缺乏考慮；四是對事業單位人事檔案信息化建設的測評標準缺乏評估指標及標準。對人事檔案信息化建設缺少規劃，會使人事檔案信息化建設的過程中出現諸多問題，而在處理問題時如若不去深入了解問題的根源則會導致信息化建設的難度增大，且實際成效會大大降低，導致事業單位人事檔案信息化建設停滯不前。

2.3 人事檔案信息化建設缺少投入

人事檔案信息化建設缺少投入主要表現在三個方面，一是管理，二是經費，三是硬件和軟件設施。事業單位在對人事檔案信息化建設過程中，建設目標不夠明確，對建設過程缺乏規劃，對建設影響的因素缺乏考察，人事檔案信息化建設只是流于形式，而缺乏實際的建設行動。

人事檔案信息化建設雖有經費支撐，但因經費的有限性及資金投入不連貫性，導致人事檔案信息化建設的硬件和軟件設備不完善，檔案管理員因缺乏專業培訓而技術落后。

硬件和軟件設施的不完善，從硬件設備來說，事業單位對于人事檔案的管理僅局限于幾臺電腦，電腦配置較低，而使用的應用軟件不能實現數據共享，智能化單一且操作不便利等，對于人事檔案的信息化建設只能實現簡單的管理和工作，如人員基本信息的錄入，名冊的錄入，檔案目錄的管理及臺賬登記的管理等。從人事檔案軟件方面來說，大部分對人事檔案的管理采用的是人事檔案管理系統軟件，這個軟件的開發和設計較為簡單且結構單一，數據的整理還需要人工錄入，只能滿足于檔案基本信息的錄入，查詢，信息數據的檢索等，軟件開發系統不夠完善。事業單位人事檔案的信息化建設因缺少多方面的投入，導致信息化建設水平較為落后。

3 解決事業單位人事檔案信息化建設問題的對策

3.1 加大重視力度提升人事檔案信息化建設水平

加大重視力度提升人事檔案信息化建設水平，需從單位領導人開始，領導人應摒棄傳統的思想觀念，重視人事檔案本身的價值，了解信息化管理的重要性，加強對人事檔案信息化的建設。人事檔案信息化建設是一項巨大且復雜的工程，需要經過長時間的建設來完成。首先，可通過人員培養來進行，對人事檔案管理人員進行專業的培訓，了解人事檔案信息化的基本知識及技能，提高人事檔案信息化的操作水平，為人事檔案信息化建設提供專業人才。其次，是對人事檔案部門負責人進行有效的培訓，提升管理者的綜合素質及能力水平（信息管理技術，計算機技術等 ）為人事檔案信息化提供交流，學習的平臺。最后，可對外招聘專業的技術人才及信息化管理人才，提高事業單位人事檔案信息化的建設和維護水平。endprint

3.2 加強人事檔案信息化建設的管理

加強對人事檔案信息化建設的管理，才能對人事檔案信息化的建設做好統一規劃。信息化的建設是一項繁雜且系統的工程，需要由單位領導確定目標，通過實際需求及綜合因素的考察，人員的配置，資金的投入等來對人事檔案信息化建設制定合理科學的規劃。通過對人事檔案的管理人員在素質方面及管理水平上進行有效的培訓，來提升管理人員的綜合素質及管理能力。在人事檔案信息化建設的管理上可采用數字化的管理制度，由國家檔案局進行統一規范和管理，通過人事檔案的實際工作來建立統一的電子檔案管理及相關制度，通過有法可依的依據來使各個事業單位對人事檔案的管理及工作做到統一化，規范化。為提高人事檔案信息化建設，可對人事檔案的工作人員進行崗前培訓及考核，培訓內容即為人事檔案信息化的基本知識及基本技能，以此來提高人事檔案信息化管理水平。人事檔案的部門負責人應遵循人事檔案信息化建設的原則，即規范性，系統性，安全性，效益性這四個原則，有利于人事檔案信息化建設工作的順利開展，推動人事檔案信息化建設工作。通過信息化的管理，對信息化建設構建整體規劃，通過整體的規劃，從而有效率地推動人事檔案信息化建設。

3.3 加大對人事檔案信息化建設的投入

加大對人事檔案信息化建設的投入，從管理上，資金上，設備技術上都需加大投入力度，因人事檔案信息化建設是一項復雜且時間較長的工程。從管理上提高單位領導的重視力度，通過合理制定人事檔案信息化規劃及目的，有效利用資源及資金來進行建設。加大對人事檔案信息化建設資金的投入，保障信息化建設的順利開發和有效實施。有了資金的支持，可改善人事檔案硬件設備及軟件設施，在軟硬件方面，可根據環境（網絡環境，硬件環境）來購置適合的硬件設備，以此來建立檔案信息數據庫。檔案信息數據庫的建立必須保證檔案信息數據的完整性，檔案數據信息的正確性，檔案查詢數據信息的穩定性，檔案數據化的規范性。對于硬件的投入和采購，需滿足網絡的通訊，安全，管理，檔案信息的保存等要求。人事檔案信息化建設是一個非常漫長的過程，且在短時期內是看不到建設的經濟成效，因此，應將目光放長遠，不應以短期的效益來看待人事檔案信息化的建設。

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