工程檔案管理創(chuàng)新實踐及應(yīng)用

齊恒

摘要：近年來，工程檔案管理創(chuàng)新及其應(yīng)用問題得到了業(yè)內(nèi)的廣泛關(guān)注，研究其相關(guān)課題有著重要意義。本文首先對相關(guān)內(nèi)容做了概述，分析了新時期工程檔案管理工作的特點。在探討當(dāng)前工程檔案管理中存在問題的同時，結(jié)合相關(guān)實踐經(jīng)驗，分別從多個角度與方面提出了工程建設(shè)項目檔案管理創(chuàng)新對策，闡述了個人對此的幾點看法與認(rèn)識，望有助于相關(guān)工作的實踐。

關(guān)鍵詞：工程檔案；管理；創(chuàng)新；應(yīng)用

作為一項實際要求較高的實踐性工作，工程檔案管理創(chuàng)新的特殊性不言而喻。該項課題的研究，將會更好地提升對工程檔案管理存在問題的分析與掌控力度，從而通過合理化的措施與途徑，進(jìn)一步優(yōu)化該項工作的最終整體效果。

一、新時期工程檔案管理工作的特點

工程檔案是指從工程項目提出、立項、審批，勘察設(shè)計、生產(chǎn)準(zhǔn)備、施工、監(jiān)理、驗收等工程建設(shè)及工程管理過程形成并應(yīng)歸檔保存的文字、表格、聲像，圖紙等各種載體材料，它是基本建設(shè)項目管理工作的重要組成部分。工程檔案管理工作主要是記錄從工程的招投標(biāo)到工程施工過程再到后期的竣工等工作，包括工程施工的工程全部技術(shù)文件、施工過程中使用的資料、招投標(biāo)合同以及工程驗收報告等資料。

新時期，工程檔案管理工作日益復(fù)雜，對于揚水管理處來說，其工程檔案管理工作具有以下幾個特點：第一，單位檔案類目比較多，工作量大，工程分為擴灌，固海，同心三大類。每類工程都包含多項資料，資料非常多，類目繁雜，而且還包括各個工程的財務(wù)資料等，都要進(jìn)行管理，因此工作量非常大；第二，跨度比較大，涉及部門多。

二、當(dāng)前工程檔案管理中存在的問題

正因為工程檔案管理具有重要意義，我們才要認(rèn)真剖析其中仍然存在的問題，明晰我們在工程檔案管理過程中尚有哪些不足之處，以為下一步探究創(chuàng)新性解決策略提供指導(dǎo)方向。

（一）工程進(jìn)度與檔案保存不同步

工程建設(shè)并非一朝一夕之功，而是一個持續(xù)性的漸進(jìn)過程。所以工程檔案資料并不是一次性就可定檔保存的，需要隨著工程進(jìn)度不斷補充完善。但從當(dāng)前實踐情況來看，在工程建設(shè)和管理過程中，難以做到隨時隨地存儲工程資料。這就造成了工程進(jìn)度與工程檔案保存不同步、不協(xié)調(diào)，從而不能通過工程檔案及時監(jiān)管工程進(jìn)度情況。工程進(jìn)度與檔案保存的不一致性是工程檔案管理的首要桎梏，給工程檔案資料的缺失埋下了隱患。

（二）整體工程檔案的保存有缺陷

工程檔案管理不論是從單項工程來講，還是從企業(yè)工程總體來講，都是一項龐雜而持續(xù)的工作，并且都具備整體性。單項工程的各個施工環(huán)節(jié)組成了工程整體，企業(yè)的各個單項工程組成了企業(yè)工程的整體。工程檔案管理既要包含單項工程的整體性，又要包括企業(yè)工程的整體性。但整體工程檔案的保存是存在缺陷的，主要表現(xiàn)在兩方面。一方面，單項工程的檔案管理中，個別重要環(huán)節(jié)存在缺失或根本沒有詳實記錄；另一方面，企業(yè)的工程檔案管理不能做到每項工程都建立完備的檔案體系，個別工程沒有檔案記錄。這樣的工程檔案管理必將越發(fā)流于形式，成為企業(yè)軟實力的雷區(qū)。

（三）對檔案管理的重視程度較低

無論是從各行各業(yè)的檔案管理來看，還是從單獨的工程檔案管理來看，檔案管理都尚未受到足夠的重視，主要體現(xiàn)在三個方面。第一，工程檔案管理人員的工作沒有得到足夠的重視，經(jīng)常被認(rèn)為是無所事事的閑職。得不到關(guān)注的工作崗位，就難以使工作人員產(chǎn)生工作熱情。第二，工程檔案管理人員對本職工作沒有足夠的認(rèn)識，認(rèn)為檔案管理對于工程建設(shè)管理、對于企業(yè)都是無足輕重的。第三，工程檔案管理不僅包含前期理檔、歸檔等工作，還包括檔案的借閱等后期事項。但工程團隊沒有認(rèn)識到工程檔案的重要作用，不重視先前檔案的指導(dǎo)意義，對檔案后期使用的重視程度極低。

三、工程建設(shè)項目檔案管理創(chuàng)新對策

（一）有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)必須重視檔案管理工作的開展

企業(yè)的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)不能像以往一樣忽視檔案管理工作，必須要將檔案管理工作納入企業(yè)的日常工作范圍，重視檔案管理工作的開展。在實際的工作開展過程當(dāng)中，企業(yè)可以建立起重大工程建設(shè)項目檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，對參與項目建設(shè)的各個部門的文件資料的形成、積累和管理作出明確規(guī)定。選派專門的工作人員當(dāng)工程項目辦公室，跟蹤收集項目建設(shè)各個階段的文件資料。檔案人員還需要參與到工程建設(shè)項目每天的例會當(dāng)中，通過各種方式的應(yīng)用，及時了解工程建設(shè)項目的進(jìn)展情況。在工程建設(shè)項目的竣工大會上，整理觀察是否項目在建設(shè)過程中有任何文件資料的遺漏，確保收集到的文件資料完整、全面。在收集整理檔案資料的過程中，工作人員需要緊緊圍繞制定的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，以總體工程項目管理為主線，對實務(wù)檔案按照一定的規(guī)律進(jìn)行分類真理，為今后檔案的查閱提供便利。

（二）根據(jù)實際情況制定檔案管理工作制度

制度的制定是確保工作順利進(jìn)行的前提，沒有制度的約束，任何工作都難以有效開展。重大工程建設(shè)工程的檔案管理工作也一樣，必須建立嚴(yán)格的規(guī)章制度，合理分配好各個參建單位在項目建設(shè)過程中所承當(dāng)?shù)呢?zé)任。明確項目建設(shè)的項目部門以及設(shè)備管理部門，還有項目建設(shè)的施工單位、質(zhì)量監(jiān)理單位，為這些部門提出明確的資料歸檔范圍和歸檔要求，并明確其中的責(zé)任人，如果任何環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題直接找到責(zé)任人，責(zé)任人必須承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。

（三）建立起項目檔案自檢制度

重大工程項目在建設(shè)完成之后，建設(shè)單位要求各部門對項目檔案進(jìn)行自檢，根據(jù)檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性以及系統(tǒng)性，尤其是對本部門所負(fù)責(zé)的項目中比較隱蔽的工程記錄進(jìn)行檢查，還要重點檢查工程前期的文件，其他的還包括設(shè)計基礎(chǔ)文件、施工技術(shù)文件、質(zhì)量評定文件以及建立工作文件等。

四、結(jié)束語

綜上所述，加強對工程檔案管理創(chuàng)新及應(yīng)用的研究分析，對于其良好實踐效果的取得有著十分重要的意義，因此在今后的工程檔案管理過程中，應(yīng)該加強對其關(guān)鍵環(huán)節(jié)與重點要素的重視程度，并注重其具體實施措施與方法的科學(xué)性。