信息技術在企業檔案管理中的應用與發展方向

張勇

摘要：當前隨著我國信息技術以及網絡技術的不斷發展，信息工程技術在社會各行業中都得到了廣泛的應用，極大地提升了工作實施質量，并進一步提高了社會生產效率。作為企業日常管理中的重要內容，檔案管理的效率和質量在很大程度上決定著企業的經營管理質量，成為企業實際管理者考慮的重點內容之一。本文系統的介紹了企業檔案管理中存在的主要問題，并提出了建設信息化檔案管理系統的有效策略。

關鍵詞：信息技術；企業檔案管理；應用；發展方向

信息技術是計算機技術的統稱，其包括語言、文字、圖形、圖畫、聲音、視頻等等能夠實現與他人交流的多種形式的信息。例如古代沒有電話沒有手機，只有通過點燃烽火傳遞信號的技術，也可以看作是信息技術。在企業檔案管理上，應用信息技術，即應用現代化的計算機技術，處理檔案信息，能夠促進檔案管理工作的大力開展。并實現檔案管理工作的轉型，由傳統的手段向現代化技術發展，由電子檔案處理系統代替了紙質檔案管理模式，這是信息技術帶來的轉變，同時還可以實現檔案數據材料的及時更新，為企業管理提供較為準確及時的數據信息，為企業發展提供前提條件。

一、企業檔案管理電子信息化的重要性

企業檔案管理中采用電子信息化模式極為重要，首先可將企業檔案依照專業技術、科技員工、財務工作、生產報表等類別做細化分配，進而完成不同載體的集成化管控。另外，采用電子信息化技術管理企業檔案可全面提升工作效率，滿足企業各部門、相關工作人員快速高效查詢檔案信息的豐富需要，同時還可明顯降低檔案工作人員的任務量，令查閱檔案的質量與效率均有所提升。再者，利用電子化技術模式可完全將企業重要檔案的原貌保存下來，大大提升了企業檔案信息的可用性、可信性以及精準性。通過電子信息化管理，員工在查詢檔案過程中便可不接觸原件，進而大大提升了對企業檔案信息原件的完好保存度。利用網絡系統、電子信息技術管理企業檔案還可突破由于地域限制而造成的查詢應用障礙，真正達到異地、跨時空查詢檔案的目標。通過電子信息化檔案管理，企業可加快自主創新步伐，由基礎檔案、行業信息、全面分析、系統應用等不同層面為企業的健康持續發展提供完善保障。利用數據信息平臺，還可完成對企業不同指標信息波動變化以及具體形式的動態跟蹤監督與實時分析，這將對企業全面宏觀決策管理發揮積極有效的作用。

另外，通過企業檔案電子信息化管理，可真正完成硬件與軟件的綜合匹配。首先為提升電子信息化管理水平，企業需要配備完整的設施系統，創建綜合全面的檔案室、閱覽室、資料庫，同時配備專項工作人員，負責對不同業務部門檔案資料的協調控制、歸檔管理以及應用。再者，企業還要配備密集架、采購專業管理檔案、存儲信息的計算機、觸摸屏、環境溫度調節裝置、記錄溫度裝置、安全防火設備等。

二、信息技術在檔案信息管理中的應用

（一）檔案管理自動化

在現階段，基本上全部的信息技術都是通過計算機網絡技術體現出來的，而且計算機網絡技術的發展非常快，相關的技術領域不斷創新。計算機網絡技術能夠針對大量的數據和信息進行高效的處理和收集，同時也能夠針對大量的數據信息進行查找和辨別。其在檔案管理工作中的有效運用可以提高工作水平和效率，加快檔案信息的收集、記錄、查找、修改、傳送等具體工作的效率，從而使檔案管理工作的整體質量都得到大幅的提升。

（二）實現信息傳遞網絡化

在檔案管理工作中，利用計算機網絡技術進行檔案信息資料搜索的時候，能夠改變過去的聯機搜索和脫機搜索的方式，使其成為智能搜索和網絡平臺搜索，從而提高了檔案資料的信息化程度，同時也可以對大量的檔案信息進行共享。通過網絡平臺進行檔案信息資料的搜索是計算機網絡技術的有效應用，從目前來看，社會中的信息量逐漸增多，而且信息的完整性和全面性也更加重要，人們的主要需求就是非常準確的信息。而利用計算機網絡技術的檔案管理工作就能夠滿足人們的實際需求。

（三）實現檔案信息數字化

檔案信息數字化以計算機技術、通訊技術、網絡技術，通過軟硬件設備進行加工、研制并創造出新的信息產品。與傳統檔案資料相比，數字檔案更易于保存、查詢、修改，并且可以通過網絡快速傳遞。檔案存儲數字化提高了檔案的利用率，降低了檔案管理的成本，并可超越時間、空間、機構等因素，滿足社會各界利用者的需求。

三、企業檔案信息化管理發展方向

（一）信息技術促進企業發展

檔案信息化管理，對企業創新管理有著推動作用。檔案為企業決策提供依據，計算機有快速處理信息的能力，能夠依據檔案材料提供的數據資料，快速對企業做出決策，是企業創新管理的需要，是企業現代化發展的需要。

（二）促進企業資金核算與管理

企業通過信息化管理，可以準確掌握銷售與存貨變動情況，能夠快速核算出貨物、賬目之間問題，從而及時預防應收賬款數額過大，及時縮小壞賬風險。而企業檔案管理對賬目之間的借貸記載，可以快速體現出來，為企業庫存、銷售、損失等提供較為準確快捷的數據依據，從而促進企業的資金核算與資金管理。

（三）提高企業管理

企業管理基礎薄弱，通過信息技術手段，及時更新企業檔案材料，并掌握和了解企業內部基礎檔案數據材料，及工時消耗等情況，能夠及時提供對企業管理與決策的判斷依據。尤其是財務檔案信息對企業的發展尤為重要，銷售采購倉儲等部門檔案材料的準確性，是及時掌握市場動態變化的重要依據，使企業在做出決策時有章可循，有據可依，有利于企業對市場變化及時做出判斷。

四、結語

企業檔案管理，在大數據時代背景下，對檔案管理提出了更高的要求，電子檔案的建立，使檔案管理更加高效與靈活。企業檔案管理的信息化，是加強企業檔案管理的有效途徑，對提高企業管理水平有著重要的促進作用，是企業在未來市場競爭中立于不敗之地的重要管理手段。企業檔案管理也隨著信息技術的發展而不斷發展變化。企業檔案信息化管理能夠完善檔案管理系統、為企業決策提供依據、提高企業市場競爭能力、快速掌握市場發展動態。

參考文獻：

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